Chez Ruby, notre personnel de réceptionnistes virtuels répond à des centaines d’appels chaque jour — et nous avons beaucoup appris au cours du processus!
Si vous débutez dans la réponse téléphonique, ou si vous souhaitez simplement perfectionner vos compétences, ces cinq conseils de formation de réceptionniste vous aideront à briller comme un rubis — impressionner chaque appelant.
- Ne dites jamais « Je ne sais pas »
- Paraphraser le message mot à mot
- Confirmez votre contenu
- Respirez etSmile
- Souriez
C’est vrai, c’est aussi simple que ça!
1. Ne dites jamais « Je ne sais pas »
Les chances sont très bonnes qu’on vous pose des questions auxquelles vous ne savez pas comment répondre, surtout si vous êtes nouveau dans un emploi. Mais dire « je ne sais pas » est une impasse. Au lieu de cela, optez pour
« Laissez-moi découvrir pour vous »
« Je serais heureux d’examiner cela »
« Excellente question! Laissez-moi vous mettre en contact avec la meilleure personne pour y répondre. »
Les phrases commençant par « Laissez-moi » et « Je serais heureux de » sont d’excellents moyens de battre le blues « Je ne sais pas ».
2. Paraphrase le message mot à mot
Les appelants aiment savoir que leurs messages seront relayés avec précision. Quelle meilleure façon de les en assurer que de leur répéter leurs messages? Si vous suivez une formation de réceptionniste, c’est également un excellent moyen de détecter les erreurs.
Confirmez votre contenu
Lisez toujours les numéros de téléphone et épelez tous les noms ou mots difficiles pour vous assurer que vous les avez correctement relevés. Voici quelques conseils pour confirmer les informations.
Respirez, et
Il se passe beaucoup de choses — les courriels s’accumulent, les documents à classer, les rapports à rédiger. La formation de réceptionniste est difficile, et le travail lui-même est encore plus difficile! Mais lorsque le téléphone sonne, il est préférable de vous éloigner du brouhaha du bureau et de vous concentrer sur l’appel entrant. Respirez, répondez à l’appel et saluez l’appelant d’un ton calme et amical. Ne les laisse jamais te voir transpirer ! Oh, et pendant que vous parlez avec votre appelant, assurez-vous de suivre l’étape suivante
smile souriez!
Semble stupide, non? Ça marche. Si vous voulez avoir l’air amical et invitant, le sourire est le moyen le plus simple d’assurer le ton de voix parfait. Un sourire vous aidera également à vous sentir calme et, bien, heureux. Qui a dit que le travail ne pouvait pas être amusant?