Si vous effectuez le coût du travail dans QuickBooks et que vous ne vendez pas d’articles individuels à vos clients, je vous recommande d’éviter d’utiliser des pièces d’inventaire si possible. Mais, parfois, ce n’est pas possible.

Voici ce que vous devez savoir sur le fonctionnement de la comptabilité des stocks et ce que vous devez faire pour garder vos stocks droits et obtenir que les articles d’inventaire apparaissent sur vos rapports de coûts de travail.

QuickBooks peut très bien gérer la plupart des comptes basés sur les stocks pour les entreprises qui achètent et vendent des articles spécifiques à leurs clients. Le piège pour les entrepreneurs? Si vous ne le configurez pas et ne l’utilisez pas d’une certaine manière, votre comptabilité aura à peu près autant de sens qu’un manuel IRS.

Tout d’abord, vous voudrez comprendre exactement comment fonctionne réellement la comptabilité des stocks, car les pièces d’inventaire sont un type d’article spécifique dans QuickBooks conçu pour le gérer correctement. Et, malheureusement, cela ne fonctionne pas toujours bien dans le schéma du coût du travail.

Quel est le Coût des Biens vendus?

La plupart des gens comprennent le concept de coût des biens vendus – le nom lui-même est assez explicite. C’est, littéralement, le coût des produits que vous vendez. Ce que beaucoup de gens ne comprennent pas du Coût des Marchandises vendues et de la comptabilité des stocks, c’est comment arriver à un chiffre du coût des Marchandises vendues qui rend votre état financier précis et utile.

Ce que beaucoup de gens font logiquement lorsqu’ils enregistrent le coût des produits qu’ils vendent, c’est simplement choisir le coût des biens vendus chaque fois qu’ils paient un vendeur pour les produits qu’ils vendront. Cela ne fonctionne jamais avec l’inventaire, cependant, et vous savez probablement maintenant que vous utiliserez toujours un élément quelconque lors de l’achat de coûts liés au travail. C’est différent de la saisie de vos articles de coût de travail standard, cependant, lorsque vous utilisez des pièces d’inventaire.

En logique et en pratique, la comptabilité des stocks dans QuickBooks est extrêmement simple pour les entreprises basées sur les stocks véritables qui achètent et vendent des produits individuels à leurs clients. Cela fonctionne comme ceci:

• Vous configurez chaque article que vous vendez dans QuickBooks en tant qu’article d’inventaire.
• Vous utilisez la fonction Entrer des factures ou écrire des chèques dans QuickBooks pour acheter les articles auprès de vos fournisseurs. Mais, contrairement à la plupart des coûts liés au travail, vous devez également entrer le nombre de ces articles que vous achetez dans le champ quantité. Il est important de savoir, cependant, que lorsque vous achetez ces articles, AUCUN COÛT N’EST CRÉÉ. Aucun coût pour ces articles n’apparaîtra sur les rapports de coût de la tâche ou sur le compte de résultat au moment de l’achat, même si vous affectez les articles à une tâche spécifique. Cela est dû au fonctionnement de la comptabilité des stocks – lorsque vous achetez une pièce d’inventaire, vous ajoutez simplement le coût de cet article à votre actif d’inventaire, c’est lorsque vous VENDEZ l’article que le coût des marchandises vendues se produit.
• Dans la plupart des entreprises basées sur les stocks, vous utiliserez la fonctionnalité Factures ou reçus de vente de QuickBooks pour vendre les articles à vos clients. C’est là que cela devient vraiment délicat pour les entrepreneurs car souvent, vous ne vendez jamais d’articles individuels à vos clients, mais plutôt ces coûts sont inclus dans une facturation forfaitaire.

Maintenant, si vous êtes un entrepreneur spécialisé dans les services et que vous vendez vos articles en inventaire aux clients sur une facture ou un reçu de vente, ce n’est pas un problème. Mais, d’après mon expérience, la plupart des entrepreneurs ne vendent pas du tout les articles ou vendent des articles à des clients basés sur le service et ne vendent pas d’articles individuels à des clients contractuels.

Cependant, la comptabilité basée sur les stocks fonctionne de la même manière, quelle que soit votre pratique commerciale:

Lorsque vous achetez un article de pièce d’inventaire, QuickBooks « se souvient » du montant que vous avez payé pour l’article et ajoute ce montant à votre compte d’actif d’inventaire. Lorsque vous achetez le même article pour des montants différents, QuickBooks calculera la moyenne du montant que vous avez payé au fil du temps pour cet article et lorsque vous vendez cet article à un client, QuickBooks affichera un montant du coût des marchandises vendues à ce client / travail au taux du coût moyen calculé de cet article (s) et déduira ce même montant de votre actif d’inventaire.

Ce que vous ne devriez JAMAIS faire:

• Achetez des pièces d’inventaire (articles) pour une tâche, indiquez le nom de la tâche sur la transaction et attendez-vous à ce que le coût de ces articles apparaisse sur vos rapports job-cost et P& L sans autre action. Si vous faites cela, les coûts de ces articles ne seront JAMAIS imputés au coût des marchandises vendues. L’actif d’inventaire et la quantité en main continueront d’augmenter, et vous ne verrez jamais le coût de cet article sur votre rapport de coût de travail ou P & L.

Ce que vous pouvez faire:

• Achetez des pièces d’inventaire à l’aide d’un chèque, d’une carte de crédit ou d’une facture, en utilisant l’article de pièce d’inventaire et la quantité d’articles que vous achetez dans la colonne quantité. Assurez-vous d’ailleurs que votre unité de mesure est très claire, et que vous utilisez la MÊME unité de mesure pour vendre et acheter l’article (sinon, vous aurez un problème majeur!). Si vous achetez à par pied, vous devez également vendre à par pied.
• Maintenant, s’il ne fait pas partie de votre pratique de facturation client de facturer les clients pour des pièces individuelles, mais de les facturer en une somme forfaitaire pour ce type de matériau, vous pouvez créer une transaction de vente NETTE ZÉRO. Dans ce scénario, lorsque des pièces d’inventaire sont utilisées sur une tâche, vous créez un reçu de vente et vous éliminez le prix de vente. Même si votre prix de vente est de 0, la comptabilité des stocks affichera ce coût pour la tâche et pour le P & L, ainsi que soulagera votre inventaire pour cette valeur. N’utilisez pas d’ajustements d’inventaire, car bien qu’ils soulagent les stocks et affichent le coût sur le compte du coût des marchandises vendues (si vous utilisez le compte du coût des marchandises vendues comme compte d’ajustement), les ajustements d’inventaire N’apparaissent PAS sur les rapports de coût des travaux!
• Cette méthode nécessite un suivi et des flux de travail minutieux, comme cela est évident. Quelqu’un doit garder une trace des articles d’inventaire qui sont utilisés sur les travaux, et quelqu’un doit ensuite afficher des reçus de vente nets nuls pour ces articles.
• Comme pour toute comptabilité basée sur les stocks, vous devez également effectuer régulièrement un inventaire physique et effectuer des ajustements d’inventaire au besoin.
• OU: Utilisez des pièces hors inventaire ou des articles de service pour suivre le coût des matériaux. Cela peut être problématique si vous achetez certains matériaux en vrac et que vous ne connaissez pas le client ou le travail auquel les matériaux seront affectés à l’avenir. J’ai cependant une excellente solution de contournement pour cela, en tirant parti de la « saisie de journal sur un formulaire de chèque » que je démontre dans cette vidéo – mais avec une torsion – lorsque vous achetez vos articles originaux sans emploi, plus tard, lorsque les articles deviennent un travail: vous utilisez l’entrée de journal sur un formulaire de chèque pour « acheter » l’article sur la première ligne du formulaire de chèque comme un montant positif avec le nom du poste client dans la colonne client / emploi, puis mettez le même article sur une deuxième ligne avec un négatif et SANS EMPLOI. La transaction devrait entraîner une transaction nette zéro, tout en « poussant » le coût de l’article vers le travail sur la première ligne.

Je recommande à tous ceux qui ne sont pas confiants d’obtenir l’aide d’un pro-conseiller expérimenté (comme moi!) mise en place de leur système d’inventaire dans QuickBooks depuis le début.

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