EN UN COUP D’ŒIL
Les assistants juridiques, parfois appelés secrétaires juridiques, sont essentiels à toute organisation juridique. Ils jouent un rôle important dans la communication et l’administration de bureau. Les assistants juridiques sont ceux qui s’assurent que chaque document répond aux normes requises.
Découvrez les différents aspects du travail d’un assistant juridique !
LE TRAVAIL D’UN ASSISTANT JURIDIQUE
Fonctions
Les assistants juridiques sont des membres indispensables de la profession juridique. Rarement désignés par le titre de « secrétaire juridique », les assistants juridiques exercent généralement des fonctions dans quatre domaines principaux: la communication, l’organisation et la coordination, le travail juridique et le travail administratif général.
Communication
Une assistante juridique gère une grande partie des communications dans un cabinet d’avocats. Un assistant juridique peut être responsable ::
- Traiter avec les clients qui se présentent au cabinet d’avocats;
- Envoyer des mémoires juridiques à d’autres cabinets d’avocats; et
- Gérer la correspondance par courrier électronique avec les fournisseurs.
Les assistants juridiques jouent un rôle clé dans la coordination des communications internes et externes. Souvent, un assistant juridique est la première personne que les individus rencontrent lorsqu’ils se rendent dans un cabinet d’avocats. Un assistant juridique peut également être responsable ::
- Accueil des clients;
- Réponse au téléphone;
- Prise et livraison des messages;
- Réception et distribution du courrier;
- Prise de rendez-vous; et
- Production de rapports et création de documents de présentation.
Organisation et coordination
De nombreux avocats comptent sur un assistant juridique pour les aider à bien faire leur travail. Les assistants juridiques remplissent diverses fonctions pour leur employeur. Par exemple, ils:
- Gérer l’horaire de l’avocat;
- Mettre en place des systèmes de bureau;
- Coordonner les réunions et les conférences; et
- Confirmer les participants aux diverses réunions.
Les assistants peuvent également:
- Créer des systèmes de gestion de l’information;
- Mettre en place et gérer des systèmes de classement;
- Créer des bases de données à des fins telles que les envois postaux;
- Maintenir un système de report (un système de suivi conçu pour s’assurer que les délais sont respectés); et
- S’assurer que divers documents sont à jour (par exemple, les comptes de dossiers clients ou les comptes de dépenses de bureau).
Travail lié au droit
Le travail d’un assistant juridique diffère du travail des autres assistants car il nécessite une solide compréhension de la terminologie et des procédures juridiques. La nature exacte du travail des assistants juridiques dépend toutefois de la spécialité de l’avocat ou des avocats pour lesquels ils travaillent. Leurs fonctions peuvent inclure:
- Mise en forme de documents relatifs au droit pénal, au droit des sociétés, au droit de la famille et à d’autres types de droit;
- S’assurer que les documents juridiques sont correctement préparés (ils sont sur le format papier requis et en utilisant la bonne police de caractères, par exemple);
- Faire des recherches juridiques;
- S’assurer que les documents juridiques sont soumis dans les délais impartis;
- Tenir à jour les documents juridiques du cabinet, tels que les archives des procès-verbaux des réunions,; et
- Prenant des notes lors de conférences, d’audiences ou de débats.
Commissaire à l’assermentation
En Ontario, on peut demander à des assistants juridiques de prêter serment à un avocat. Pour être qualifié pour le faire, un assistant juridique doit être reconnu comme » commissaire à l’assermentation » par l’organisme approprié. L’administration d’un serment est une tâche importante car donner de fausses informations sous serment est une infraction pénale.
Travaux administratifs généraux
Les assistants juridiques doivent également effectuer des tâches administratives, telles que:
- Faire des photocopies;
- Rassembler des documents;
- Transcrire des lettres, des procédures et des notes de service dictées par l’avocat;
- Classer;
- Commander des fournitures de bureau et organiser des services extérieurs; et
- Transcrire des enregistrements audio de réunions.
LIEU DE TRAVAIL
Partout où il y a des avocats, vous trouverez des assistants juridiques!
Vous pouvez trouver des assistants juridiques au travail dans:
- Cabinets juridiques;
- Palais de justice;
- Bureaux des gouvernements fédéral, provinciaux et municipaux; et
- Sociétés.
ÉDUCATION ET FORMATION
Pour devenir assistant juridique, vous devez:
- Avoir un diplôme d’études secondaires; et
- Avoir suivi un programme d’assistant juridique de niveau collégial (un ou deux ans).
Ontario
En Ontario, le Collège Boréal et La Cité offrent cette formation en français. Pour en savoir plus sur les programmes d’assistants juridiques offerts dans ces deux collèges, visitez les sites Web des établissements:
- La Cité
- Le Collège Boréal
Autres provinces
Si vous souhaitez travailler comme assistant juridique en Alberta, en Colombie-Britannique et au Manitoba après une formation en français, vous devrez faire votre formation dans une autre province ou chez votre employeur.
Pour de plus amples renseignements sur une carrière d’assistant juridique en Alberta, visitez le site Web Profils professionnels de l’Alberta.
DÉFIS
Connaissances en informatique
De plus en plus de travail effectué par les assistants juridiques implique des ordinateurs, ce qui a considérablement changé la nature de leur travail. Par conséquent, les assistants juridiques doivent être à l’aise avec les différentes ressources informatiques disponibles. Les exemples incluent:
- Internet;
- Bases de données juridiques; et
- Systèmes de facturation informatisés.
Connaissances juridiques
Les assistants juridiques doivent développer diverses compétences juridiques et avoir une bonne connaissance des questions juridiques. Cela est impératif pour assurer le suivi des dossiers et procédures juridiques et le respect des délais.
Étant donné que les règles de procédure ainsi que les délais et les délais peuvent changer au fil du temps, les assistants juridiques doivent rester au courant de ces changements pour assurer la conformité. Une formation et une mise à jour continues sont essentielles pour que les assistants restent à jour.
Perspectives d’emploi
L’avenir des assistants juridiques est prometteur. La demande d’assistants juridiques est généralement plus forte dans les grandes villes, où le taux de rémunération est également plus élevé.
Les assistants spécialisés dans le domaine juridique ont de meilleures perspectives d’emploi que les assistants sans spécialité.
COMPÉTENCES NÉCESSAIRES
Voici quelques-unes des compétences importantes nécessaires à une carrière d’assistant juridique.
Capacité à planifier
Compte tenu du volume de documents traités par les assistants juridiques et de la variété des tâches qu’ils ont, les assistants juridiques doivent être capables de fixer des priorités, de respecter les délais et d’avoir des compétences organisationnelles exceptionnelles.
Diplomatie
Les assistants juridiques doivent être extrêmement diplomatiques et faire preuve de discrétion, car ils sont souvent la première personne avec laquelle les clients entrent en contact et ont accès à des informations confidentielles.
Respecter les règles
Dans le cadre de leur travail, les assistants juridiques doivent respecter les délais, les procédures juridiques ainsi que les règles d’écriture et de grammaire.
Bonnes compétences en communication écrite
Une grande partie du travail d’un assistant juridique consiste à rédiger et à réviser des documents. Par conséquent, les assistants juridiques doivent avoir d’excellentes compétences en communication, un sens du détail et une bonne maîtrise du français et de l’anglais.
Ce ne sont que quelques exemples de compétences dont vous auriez besoin. Des qualités comme une attention particulière aux détails dans des situations de stress élevé dans des délais serrés contribueraient également à faire de vous un excellent assistant juridique.