Une relation employeur/employé est une relation de confiance particulière. Parfois, les employés profitent de cette confiance en volant leur employeur. Le détournement de fonds peut se produire lorsque les employés prennent de l’argent ou redirigent les paiements de factures des clients, mais cela peut également se produire lorsque les employés soumettent des factures frauduleuses pour le paiement ou utilisent la carte de crédit de l’entreprise pour leurs dépenses personnelles. Le détournement de fonds frappe les entreprises, les agences publiques et les sociétés à but non lucratif de toutes tailles. américain. Le ministère du Commerce rapporte que près d’un tiers des défaillances d’entreprises sont liées au vol ou à la fraude d’employés. Heureusement, c’est un domaine où une once de prévention peut sauver votre entreprise d’une calamité financière sur la route.

Huit solutions particulièrement simples que vous pouvez prendre suivent ci-dessous:

1. Faites une vérification complète des antécédents avant d’embaucher un nouvel employé. Vous seriez surpris par le nombre d’entreprises qui n’effectuent pas de vérification des antécédents. Si vous utilisez une entreprise de recrutement, vous devez être très clair sur ce que sa vérification des antécédents implique, et vous devez vous assurer que la responsabilité d’une vérification des antécédents est dans votre contrat. De nombreuses agences de placement tentent de limiter leur responsabilité pour les employés qu’elles jumèlent avec leurs clients de l’entreprise, alors lisez les petits caractères.

2. Avoir des politiques et des contrôles clairs en place – et les appliquer. Quelle que soit la taille ou la taille de votre entreprise, vous devriez avoir établi des procédures permettant aux employés d’accéder aux cartes de crédit de l’entreprise et de les utiliser ou de gérer les paiements. Toutes les demandes de remboursement doivent être accompagnées de reçus ou de factures. Ne payez jamais une facture d’un fournisseur que vous ne connaissez pas simplement parce qu’un employé vous le demande. Si vous avez des doutes quant à la légitimité d’une facture, appelez l’entreprise ou faites des recherches avant de la payer. Pour la comptabilité interne, vous devez enregistrer chaque type de transaction (par exemple, radiations, remboursements, ajustements).

3. Restreindre l’accès aux informations et aux ressources financières. À mesure qu’une entreprise se développe, il est essentiel de gérer quels employés ont accès aux informations et aux dossiers financiers. Lorsque des personnes quittent l’entreprise, résilier immédiatement l’accès. De même, lorsque de nouvelles personnes arrivent à bord, configurez-les avec des informations d’identification uniques et limitez l’accès aux seuls systèmes et outils dont elles ont besoin.

4. Attribuer des tâches financières à plus d’une personne et former les employés. Si vous avez une petite entreprise, il peut être plus facile d’avoir une seule personne pour gérer le courrier, enregistrer et déposer les chèques et rapprocher les relevés bancaires. Mais en mettant toute la responsabilité entre les mains d’un individu, il est plus facile que le vol passe inaperçu. Les entreprises devraient répartir les tâches financières entre deux personnes ou plus. Par exemple, une personne devrait ouvrir le courrier et enregistrer les paiements entrant, et une autre personne devrait payer les factures et faire les livres. Le fait d’avoir plus d’une personne qui s’occupe de ces tâches facilite l’identification des choses qui ne semblent pas correctes.

5. Utilisez un coffre-fort pour la petite caisse. Faut-il en dire plus ?

6. Effectuer des audits internes ou externes aléatoires. Si les employés savent que leur employeur fait attention à la fraude et au vol, ils seront moins susceptibles de s’y livrer.

7. Obtenez le bon type de couverture d’assurance et augmentez vos limites en cas de vol d’employés. La plupart des entreprises peuvent avoir des polices d’assurance responsabilité civile générale commerciale standard en place, mais elles n’ont pas une couverture suffisante pour le vol d’employés. Les entreprises devraient se prémunir contre les vols éventuels avec une couverture contre la malhonnêteté ou la criminalité des employés dans le cadre de leur paquet d’assurance. Si vous travaillez avec des tiers tels que des agences de recrutement, demandez une preuve de leur couverture.

8. Engagez les forces de l’ordre. La chose la plus importante que vous pouvez faire après avoir attrapé un employé impliqué dans une irrégularité financière est de signaler cette personne aux forces de l’ordre. Un nombre surprenant d’entreprises licencient simplement l’employé en raison de la sympathie ou de son propre embarras d’avoir permis à l’entreprise d’être vulnérable. Le problème avec cette approche est qu’il n’y a pas de dossier à découvrir pour le prochain employeur lorsqu’il embauche la personne que vous licenciez, donc le fait de ne pas signaler le vol perpétue simplement le cycle. En ce qui concerne l’employé, il existe généralement des problèmes sous-jacents qui déclenchent le vol, tels que la dépendance ou des problèmes mentaux / émotionnels. Signaler leur conduite aux autorités chargées de l’application de la loi peut souvent leur permettre d’obtenir l’aide dont elles ont besoin.

Suivre ces étapes vous aidera à éviter que votre entreprise ne subisse des pertes aux mains d’un employé. Si votre entreprise est victime d’un vol d’employé, il est essentiel de faire appel immédiatement à un avocat.