L’embauche de votre premier employé est une étape importante pour vous et votre entreprise. Cependant, devenir employeur s’accompagne de nombreuses responsabilités supplémentaires. Si vous êtes prêt à devenir employeur, vous devez savoir quelles étapes suivre.

8 Étapes pour devenir employeur

Utilisez ces huit étapes pour apprendre à devenir employeur.

Découvrez les exigences de l’État et locales

Chaque État et localité a des règles différentes pour les petites entreprises. Selon votre emplacement et le type d’entreprise, les exigences peuvent varier.

Exigences de l’État

Les nouvelles exigences de l’employeur diffèrent d’un État à l’autre. La plupart des entreprises doivent s’inscrire auprès de leur État pour obtenir de nouveaux comptes d’employeur. Votre petite entreprise peut également avoir besoin de s’inscrire pour certaines licences, permis et autres enregistrements. Dans la plupart des cas, vous pouvez demander ces informations en ligne.

Les employeurs doivent s’inscrire à l’assurance-chômage de l’État, autrement appelée taxe SUTA (Loi sur l’impôt sur le chômage de l’État). Après votre inscription, votre entreprise reçoit un taux d’imposition SUTA. Votre taux est un pourcentage de chômage de l’État basé sur votre secteur d’activité et votre expérience (par exemple, 2,7%).

Certains États peuvent également exiger une assurance invalidité de l’État. Par exemple, New York exige que la plupart des employeurs aient une assurance invalidité pour leurs employés.

Consultez notre guide de paie de l’État pour voir les exigences de votre État. Contactez votre état pour de nouvelles exigences supplémentaires de l’employeur.

Exigences locales

Votre ville ou localité peut exiger d’autres types d’enregistrement d’emploi. Et, vous devrez peut-être retenir les impôts locaux sur les salaires de vos employés.

Certains États avec impôt sur le revenu local incluent l’Alabama, le Colorado, le Delaware et l’Indiana. D’autres États, comme l’Ohio et la Pennsylvanie, ont des types spécifiques de taxes locales, telles que la taxe de district scolaire.

Souvent, les employeurs sont responsables de la retenue et du dépôt des impôts locaux sur le revenu pour leurs employés.

Contactez votre bureau du gouvernement local pour savoir si vous devez ou non vous inscrire.

Demander un Numéro d’identification d’employeur

Après avoir décidé de devenir employeur, vous devez demander un Numéro d’identification d’employeur (EIN). Un EIN est un numéro unique à neuf chiffres que l’IRS attribue à votre entreprise. Vous devez demander un EIN si vous envisagez d’embaucher des employés.

Les EIN sont formatés comme suit: 12-3456789.

Il n’y a pas de frais pour demander un EIN. Vous pouvez postuler en ligne pour votre EIN. Ou, vous pouvez envoyer ou télécopier le formulaire SS-4, Demande de numéro d’identification d’employeur, à l’IRS.

Le moyen le plus rapide de demander un EIN est en ligne. Vous n’avez pas besoin de remplir de formulaires. Et, vous pouvez imprimer une confirmation instantanée pour vos dossiers.

Si vous choisissez de présenter une demande sur papier, remplissez le formulaire SS-4 et envoyez-le par la poste ou par télécopieur à l’IRS. Gardez à l’esprit que l’envoi ou la télécopie de votre demande prend plus de temps pour recevoir votre EIN.

Obtenez une assurance contre les accidents du travail

Quel que soit votre type d’entreprise, les employés ont des chances de contracter une maladie ou une blessure liée au travail. Pour couvrir les événements imprévisibles (par exemple, tomber sur un sol mouillé), vous devez avoir une assurance contre les accidents du travail.

Alors, qu’est-ce que l’assurance contre les accidents du travail? L’indemnisation des accidents du travail, également appelée comp des travailleurs ou comp des travailleurs, est une assurance qui fournit un remplacement salarial et des prestations médicales aux employés qui tombent malades ou blessés au travail. De plus, l’indemnisation des accidents du travail couvre les employés, peu importe qui est à l’origine de l’incident (par exemple, vous, un collègue, l’employé, etc.).

L’indemnisation des accidents du travail peut couvrir les questions suivantes pour les employés:

• Maux de dos chroniques
• Canal carpien
• Perte auditive
• Maladie pulmonaire
• Blessures causées par le stress lié au travail

Vos employés peuvent avoir droit à des prestations de compensation des travailleurs, telles que le paiement du diagnostic, du traitement et de la réadaptation.

Le coût de la comp des travailleurs varie en fonction de votre entreprise, des montants de la paie, du type de travail et des réclamations antérieures de la comp des travailleurs.

Exigences de l’État

Chaque État a ses propres programmes et lois d’indemnisation des travailleurs à suivre.

La plupart des États exigent que vous obteniez une assurance contre les accidents du travail. Cependant, certains États laissent les employeurs choisir une couverture jusqu’à ce qu’ils aient un certain nombre d’employés.

De nombreux États donnent aux employeurs la liberté de choisir leur couverture d’indemnisation des accidents du travail. Cependant, les employeurs du Dakota du Nord, de l’Ohio, de Washington et du Wyoming doivent acheter une couverture de comp des travailleurs par le biais de leur propre fonds d’État.

Vérifiez auprès de votre État pour plus d’informations sur les exigences en matière d’indemnisation des accidents du travail.

Déterminez comment gérer la paie

Avant de pouvoir commencer à embaucher et à payer des employés, déterminez comment vous prévoyez gérer la paie. Considérez des aspects comme le coût et le temps nécessaire pour exécuter la paie.

Voici quelques façons de gérer la paie ::

• Gérer la paie à la main
• Externaliser la paie (par exemple, comptable ou comptable)
• Utiliser un logiciel de paie ou un fournisseur

Gérer la paie à la main est le moyen le plus rentable de gérer la paie. Cependant, cela peut également être l’option la plus longue et entraîner des erreurs coûteuses. Lorsque vous exécutez la paie à la main, vous devez calculer les impôts à retenir pour chaque employé. Et, vous devez déposer et déposer vos charges sociales aux bonnes agences.

L’utilisation d’un comptable ou d’un comptable pour gérer la paie vous oblige à abandonner le contrôle de votre paie. De plus, l’externalisation de votre paie peut coûter cher à votre petite entreprise. Bien que cela soit plus coûteux que d’autres options, l’externalisation de la paie peut vous faire gagner beaucoup de temps. De plus, vous pouvez avoir l’esprit tranquille en sachant que vos dépôts de paie sont exacts.

Logiciel de paie peut être un moyen heureux entre l’exécution de la paie à la main et l’externalisation. Le logiciel est une option moins coûteuse que l’externalisation de la paie. De plus, le logiciel de paie est précis et permet de gagner du temps. La plupart des logiciels de paie vous permettent d’exécuter la paie en quelques minutes. Lorsque vous regardez un logiciel de paie, comparez vos options. Consultez les prix, les fonctionnalités, la facilité d’utilisation, la sécurité et les avis des fournisseurs.

Embauchez des employés

Maintenant que vous avez jeté les bases, il est temps de commencer à embaucher des employés.

De nombreux nouveaux employeurs utilisent des méthodes d’embauche traditionnelles (p. ex., l’embauche directe). Lorsque vous embauchez votre premier employé, déterminez les caractéristiques et les exigences que vous recherchez chez un employé.

Créez une description de poste claire et attrayante. Précisez les exigences et les qualifications du poste à inclure dans votre description. Certaines qualifications que vous pouvez énumérer incluent l’expérience (par exemple, deux ans dans un poste lié aux TI) et les études (par exemple,, Baccalauréat en marketing).

Si possible, inclure des éléments tels que des avantages (p. ex., des cotisations de retraite) pour encourager les candidats à présenter une demande.

Publiez votre description de poste sur des plateformes telles que le site Web de votre entreprise, les sites d’emploi en ligne et les pages de médias sociaux. Examiner les demandes que les candidats soumettent. Éliminez les candidats non qualifiés et contactez les candidats qui semblent convenir.

Interviewez les candidats qualifiés. Le processus d’entrevue peut consister en plusieurs séries d’entrevues jusqu’à ce que vous trouviez le candidat idéal.

Lorsque vous êtes prêt à embaucher, envoyez une offre d’emploi au candidat. Si le candidat accepte votre offre, commencez le processus d’intégration et les formalités administratives pour les nouveaux employés (dont nous parlerons plus à l’étape suivante).

À mesure que votre entreprise se développe, vous pouvez former un comité d’embauche pour embaucher des employés supplémentaires.

Remplir les documents relatifs aux nouveaux employés

Avant que les nouveaux employés puissent commencer à travailler dans votre entreprise, vous et votre employé devez remplir les documents relatifs aux nouveaux employés.

En tant qu’employeur, vous devez déclarer les nouveaux employés. La loi fédérale stipule que vous devez déclarer les nouvelles recrues dans les 20 jours suivant leur embauche. Cependant, les lois des États pour les nouvelles recrues peuvent différer. Vérifiez auprès de votre état pour connaître les nouveaux délais d’embauche et les lois.

Les employés doivent remplir le formulaire W-4, Certificat de retenue d’impôt de l’employé, pour la retenue d’impôt fédérale. Le formulaire W-4 détermine le montant que vous retenez des salaires des employés pour l’impôt fédéral sur le revenu. Certaines informations qu’un employé doit inscrire sur son formulaire W-4 comprennent son nom, son adresse, son numéro de sécurité sociale et son état matrimonial.

De nombreux États ont également un impôt sur le revenu d’État. Si votre employé travaille dans un État assujetti à l’impôt sur le revenu, il doit également remplir un formulaire W-4 de l’État.

Pour s’assurer que les employés sont admissibles à travailler aux États-Unis, ils doivent remplir le formulaire I-9, Vérification de l’admissibilité à l’emploi. Lorsque vous récupérez un formulaire I-9, l’employé doit également fournir des documents prouvant son identité et son éligibilité (par exemple, permis de conduire, passeport, carte de sécurité sociale, etc.).

Vous devrez peut-être également recueillir des documents supplémentaires auprès des employés, tels qu’un manuel de l’employé signé, des informations sur les avantages sociaux et des formulaires de contact d’urgence.

Payer les charges sociales

L’une des plus grandes responsabilités de l’employeur que vous avez est de payer les charges sociales. Si vous ne payez pas vos charges sociales à temps, vous pourriez recevoir des pénalités telles que des amendes ou une peine d’emprisonnement.

Les charges sociales comprennent les impôts fédéraux sur le revenu, la Sécurité sociale et l’Assurance-maladie, ainsi que les impôts fédéraux sur le chômage. Comme mentionné, certains employeurs pourraient également devoir payer des impôts publics et locaux.

Impôt fédéral sur le revenu

La fréquence à laquelle vous payez l’impôt fédéral sur le revenu varie d’une entreprise à l’autre. Vous devez retenir l’impôt fédéral sur le revenu sur les salaires des employés. Et, vous devez le payer sur une base mensuelle ou semestrielle au nom de l’employé.

Votre calendrier de paiement de l’impôt fédéral sur le revenu est basé sur une période de retour du formulaire 941. Le formulaire 941 indique vos obligations fiscales fédérales en matière de revenu, de sécurité sociale et d’assurance-maladie.

Les nouvelles entreprises ont automatiquement une fréquence de dépôt mensuelle. Gardez à l’esprit que votre calendrier de dépôt peut changer chaque année.

Pour les déposants mensuels, le paiement de l’impôt fédéral sur le revenu est dû le 15 de chaque mois suivant. Par exemple, l’impôt fédéral retenu pour novembre est dû d’ici le 15 décembre.

Les dépôts d’impôt fédéral sur le revenu doivent être effectués au moyen d’un télévirement (p. ex., FPE).

Impôts sur la sécurité sociale et l’assurance-maladie

Les impôts sur la sécurité sociale et l’assurance-maladie constituent la taxe FICA. Vous et vos employés cotisez tous les deux aux taxes de sécurité sociale et d’assurance-maladie.

Le taux de retenue à la source de la Sécurité sociale est de 6,2%. Vous devez retenir 6,2% du salaire de chaque employé pour la sécurité sociale. Et, payer la contribution employeur de contrepartie de 6,2%.

La taxe d’assurance-maladie est de 1,45% pour vous et vos employés. Retenir 1.45% des salaires des employés et cotisent une partie équivalente de l’employeur de 1,45%.

Déposez l’impôt FICA avec l’impôt fédéral sur le revenu. Utilisez les mêmes fréquences de dépôt que l’impôt fédéral sur le revenu (par exemple, mensuellement ou semestriellement). Assurez-vous de déposer à la fois les parties de l’employé et de l’employeur de FICA.

Taxe fédérale sur le chômage

La plupart des employeurs doivent également payer une taxe fédérale sur le chômage, autrement appelée taxe FUTA.

Vous devez payer la taxe FUTA si l’une des conditions suivantes est vraie:

• Vous avez versé un salaire de 1 500 $ ou plus au cours d’un trimestre civil
• Vous avez eu au moins un employé pendant au moins une partie d’une journée au cours de 20 semaines différentes ou plus

Les règles fédérales sur les dépôts de paie stipulent que vous devez effectuer des dépôts trimestriels. Cependant, ne faites un dépôt FUTA que si votre impôt fédéral sur le chômage est supérieur à 500 during au cours d’un trimestre.

Comme les impôts fédéraux sur le revenu et les taxes FICA, vous devez déposer la taxe FUTA par virement électronique de fonds.

Voici le calendrier des dates d’échéance des dépôts de taxe FUTA:

• 30 Avril pour le Trimestre 1 (Janvier–Mars)
• 31 Juillet pour le Trimestre 2 (Avril–Juin)
• 31 Octobre pour le Trimestre 3 (Juillet–Septembre)
• 31 Janvier pour le Trimestre 4 (Octobre-Décembre)

Impôts d’État et locaux

Encore une fois, selon votre état, vous devrez peut-être également retenir les impôts sur le revenu d’État et locaux et la taxe de chômage d’État.

Renseignez-vous auprès des services fiscaux de votre État et de votre région pour obtenir des informations de paiement sur les charges sociales de l’État et locales.

Produire des rapports de paie

En plus de payer les charges sociales, vous devez également produire des rapports de paie. Les rapports de paie sont des formulaires qui informent le gouvernement de vos obligations fiscales.

Les rapports de paie que vous devez produire dépendent de votre entreprise. Déclarez à la fois les impôts que vous retenez sur les salaires des employés et les impôts que vous contribuez. Vous devez soumettre des rapports de paie pour les taxes fédérales et étatiques.

La fréquence à laquelle vous déposez des formulaires de paie dépend du type de formulaire. Certains formulaires peuvent être exigibles tous les trimestres, tandis que d’autres le sont tous les ans.

Rapports de paie trimestriels

Le formulaire 941, Déclaration d’impôt fédérale trimestrielle de l’employeur, rapporte les impôts fédéraux sur le revenu, la Sécurité sociale et l’assurance-maladie ainsi que les salaires des employés.

Remplissez le formulaire 941 tous les trimestres si vous avez des employés, même si vous n’avez pas d’impôts ou de salaires à déclarer. Ne remplissez pas le formulaire 941 si vous êtes un employeur saisonnier ou si vous employez un ménage (p. ex., taxe sur les nounous) ou des employés agricoles (p. ex., Formulaire 943).

Les dates d’échéance du formulaire 941 comprennent:

• 30 avril pour le 1er trimestre
• 31 Juillet pour le 2e trimestre
• 31 Octobre pour le 3e trimestre
• 31 Janvier pour le trimestre 4

Rapports de paie de l’État

Vous devrez peut-être également produire des rapports trimestriels pour les impôts sur le revenu et le chômage de l’État (SUTA).

Les dates d’échéance peuvent varier considérablement d’un État à l’autre. Bien que la plupart des États exigent que vous fassiez des déclarations trimestrielles, vous devez contacter votre État pour des exigences spécifiques en matière de rapports de paie.

Rapports annuels sur la paie

Les rapports annuels sur la paie sont dus une fois par an au plus tard le 31 janvier. Certains rapports annuels de paie courants comprennent les formulaires 944, 940 et W-2 et W-3.

Formulaire 944

Certains employeurs pourraient être en mesure de produire le Formulaire 944, la Déclaration de revenus fédérale annuelle de l’employeur, au lieu du formulaire 941.

Comme le formulaire 941, vous pouvez utiliser le formulaire 944 pour déclarer les impôts fédéraux sur le revenu, la Sécurité sociale et l’assurance-maladie sur une base annuelle.

L’IRS vous indique si vous êtes autorisé à utiliser le formulaire 944. En règle générale, vous êtes admissible si la responsabilité annuelle de votre entreprise pour la sécurité sociale, l’assurance-maladie et l’impôt fédéral sur le revenu est de 1 000 $ ou moins.

Formulaire 940

Utilisez le formulaire 940, Déclaration annuelle d’impôt fédéral sur le chômage (FUTA) de l’employeur, pour déclarer l’impôt fédéral sur le chômage (FUTA).

Remplissez le formulaire 940 chaque année pour déclarer votre impôt fédéral sur le chômage. N’oubliez pas que seuls les employeurs paient des taxes FUTA.

Formulaire W-2 et Formulaire W-3

Le formulaire W-2, Déclaration de salaire et d’impôt, est un formulaire d’impôt annuel que vous devez remettre à chaque employé avant le 31 janvier. Le formulaire W-2 résume le salaire et les impôts d’un employé pour l’année. Les employés utilisent le formulaire W-2 pour produire leur déclaration de revenus individuelle. Vous devez également déposer une copie du formulaire W-2 auprès de l’IRS.

Le formulaire W-3, Transmission du relevé de salaire et d’impôt, est le formulaire de transmission du formulaire W-2. Le formulaire W-3 est un résumé des renseignements contenus dans les formulaires W-2 de vos employés. N’envoyez pas le formulaire W-3 à vos employés. Envoyez une copie du formulaire W-3 à l’IRS chaque année avant le 31 janvier.

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Cet article a été mis à jour depuis sa date de publication initiale du 5 juillet 2013.

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