Les événements sont importants pour les organisations à but non lucratif pour diverses raisons: ils aident à sensibiliser une cause, peuvent être utilisés pour collecter des fonds et vous donner des opportunités de toucher de nouveaux publics. Offrir des parrainages lors de vos événements vous donne des partenaires dans la promotion et aide à couvrir le coût de l’événement.

Parfois cependant, faire venir des sponsors peut sembler plus facile à dire qu’à faire. Même si votre budget de planification d’événements est faible, si votre organisation à but non lucratif est moins connue, si votre équipe est minime ou composée principalement de bénévoles, il y a encore des moyens de se présenter devant de plus grandes entreprises et de présenter votre événement. Il faudra juste des efforts dévoués.

L’utilisation de ces cinq étapes vous aidera à atteindre vos objectifs en obtenant des entreprises sponsors pour votre prochain événement.

Décidez qui vous voulez atteindre

Définissez votre public cible pour les parrainages. Si ce n’est pas déjà fait, commencez par définir votre public cible pour les participants à l’événement. Penser à cela vous aidera à comprendre quel type d’entreprises voudrait atteindre les personnes qui seront à votre événement. Dressez une liste d’entreprises qui desservent votre public cible pour vous adresser à propos des parrainages après avoir planifié les niveaux de parrainage.

Définissez les détails

Les sponsors potentiels voudront savoir ce qu’ils obtiennent, pourquoi ils devraient venir à votre événement, qui sera là et combien cela leur coûtera. Soyez prêt à répondre à ces questions avant de commencer à recueillir des pistes. Rassemblez une feuille sur votre événement et une autre feuille détaillant les opportunités de parrainage. Assurez-vous de souligner l’impact du parrainage sur votre cause. Définissez les niveaux, le cas échéant, les avantages que chaque niveau reçoit et leur coût. Vous voudrez également préparer un contrat de parrainage à signer une fois que vous aurez obtenu une entreprise en tant que sponsor d’événement.

Utilisez votre réseau

La prochaine étape la plus évidente consiste à demander à vos propres contacts s’ils souhaitent envisager une opportunité de parrainage lors de votre événement. Envoyez un e-mail complet ou un message LinkedIn détaillant toutes les informations sur l’événement et pourquoi ils devraient parrainer. Suivez cette sensibilisation initiale avec un appel téléphonique personnel.

Ensuite, demandez aux membres du conseil d’administration, aux donateurs actuels ou aux employés, de vous envoyer les noms de leurs contacts qui pourraient être intéressés à parrainer votre événement. Ou, mieux encore, demandez-leur de vous contacter et de vous présenter par e-mail leurs contacts d’affaires. En vous appuyant sur les relations que vous ou votre réseau avez déjà, vous tirez parti de vos chances d’obtenir des parrainages.

Commencez à étendre la sensibilisation

Une fois que vous avez eu des appels téléphoniques ou des réunions en personne avec des sponsors potentiels de votre réseau, commencez à constituer votre liste d’appels à froid. »Il s’agit d’une liste d’entreprises locales dans lesquelles vous n’avez peut-être pas de contacts, mais qui pourraient être intéressées à parrainer votre événement. Parcourez la liste, appelez et faites la promotion de vos opportunités de parrainage. Proposez d’organiser une courte réunion en personne s’ils préfèrent parler à une date ultérieure ou d’envoyer un e-mail avec plus de détails sur le parrainage.

Si vous communiquez avec une entreprise et que vous êtes envoyé à une messagerie vocale ou que vous n’avez pas de nouvelles dans quelques jours, assurez-vous de faire un suivi. Ces sponsors potentiels ont probablement beaucoup dans leur assiette et apprécieront votre rayonnement. Donnez-leur quelques jours pour examiner l’e-mail ou les détails que vous leur avez donnés par téléphone avant d’appeler à nouveau. Ne prenez pas un manque de sensibilisation de vos prospects comme un « non » jusqu’à ce qu’ils acceptent ou refusent votre offre de parrainage.

Promouvoir des sponsors confirmés

Une fois que les entreprises commencent à s’engager à parrainer votre événement, assurez-vous de les promouvoir en tant que sponsors sur votre site Web et vos réseaux sociaux. Non seulement cela montrera votre appréciation pour leur soutien, mais cela fera passer le mot de votre événement et des opportunités de parrainage à d’autres entreprises.

Conseils bonus

Créez une page d’inscription simplifiée sur votre site Web qui permet aux entreprises d’acheter facilement un parrainage sans passer directement par vous. Cette page sera également un moyen facile pour leurs employés d’obtenir des billets pour l’événement.

Il peut également être judicieux d’envisager d’offrir un code de réduction aux employés du sponsor de plus haut niveau. Cela ajoute des nombres à votre nombre de participants et dit « merci » à ce sponsor d’être venu au prix le plus élevé. Il offre également une incitation à d’autres entreprises à envisager la place de parrainage l’année prochaine.

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