La pandémie de COVID-19 a perturbé pratiquement tous les aspects de nos vies. L’une des nouvelles normales est le travail à distance, car les entreprises et les entreprises se joignent aux efforts fervents d’aplatir la courbe tenace du COVID-19. La pandémie nous a tous pris au dépourvu et les entreprises n’avaient donc pas envisagé que leurs employés travaillent à domicile. Même lorsque vous travaillez au bureau, la surveillance des employés peut être une telle corvée. Travailler à distance a définitivement aggravé la situation.
Cependant, vous n’avez pas à vous inquiéter si vous êtes une entreprise, un employeur ou un superviseur qui s’est retrouvé dans une telle situation car, avec un bon outil de suivi des employés, vous êtes en mesure de suivre la productivité de vos équipes où qu’elles se trouvent. À mesure que la pandémie se résorbe, de plus en plus d’entreprises adoptent l’utilisation de telles applications pour surveiller la production des employés.
Une enquête réalisée par le cabinet de dotation Robert Half a rapporté que 60% des professionnels de bureau qui passent à une installation à distance disent avoir un meilleur équilibre travail-vie privée sans le trajet, ce qui entraîne une augmentation de l’adoption de logiciels de surveillance des employés.
Il est impératif de noter que les entreprises veulent exercer le même contrôle qu’elles avaient sur leur main-d’œuvre avant que la pandémie ne frappe.
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Si vous choisissez de suivre cette voie et que nous vous le conseillons, optez pour un outil de suivi doté des fonctionnalités suivantes.
Analyse de l’activité: L’application doit classer certains sites Web et applications comme productifs ou improductifs afin d’analyser, d’utiliser et de suivre le temps actif par rapport au temps d’inactivité.
Règles et alertes intelligentes: Doit configurer des règles et des alertes pour notifier, bloquer, rediriger, se déconnecter ou verrouiller un utilisateur en fonction de la gravité de l’action.
Vues en direct : Cela devrait permettre à un employeur de voir en temps réel l’activité sur le bureau d’un utilisateur.
Enregistrement des frappes : L’outil doit permettre à l’employeur de suivre, de capturer, d’enregistrer et de consigner toutes les activités au clavier d’un utilisateur.
Suivi du transfert de fichiers: L’application doit également envoyer des notifications de téléchargement de fichiers sur le stockage en nuage ou des téléchargements sur des périphériques de stockage mobiles.
Télécommande: Un bon suivi des employés devrait permettre aux employeurs de passer outre les entrées manuelles d’un utilisateur pour éviter que des données sensibles ne soient modifiées et que des violations de données ne se produisent; utilisez la télécommande comme aide à la formation entre les bureaux dispersés.
Surveillance: Il devrait également suivre les actions des e-mails, des sites Web, des applications (applications de liste blanche et de liste noire) et de la messagerie texte / instantanée.
Avec les fonctionnalités ci-dessus à l’esprit, voici pourquoi de tels outils sont un must pour toute entreprise.
1. Il augmente la productivité des employésle plus grand avantage de la surveillance des employés est qu’il augmente la productivité. Idéalement, les employés devraient être autonomes et disciplinés pour se concentrer sur ce pour quoi ils ont été embauchés et bien qu’une petite pause ici et là ne nuise pas, si cela n’est pas contrôlé, cela pourrait représenter des heures consacrées à des activités improductives au détriment de l’entreprise.
Les employeurs, en revanche, se sentent impuissants lorsqu’ils sont dans l’ignorance de l’activité d’un travailleur pendant la journée. C’est encore plus frustrant lorsque l’employé en question n’atteint pas encore les objectifs, il jure qu’il a tout donné à la tâche à accomplir. Dans de tels scénarios, le suivi de ses employés pourrait être l’antidote aux écarts entre le temps consacré à une tâche et le résultat.
2. Choisit la zone problématiqueun logiciel de suivi se concentre non seulement sur l’improductivité, mais révèle également le temps qu’un employé passe pour accomplir une tâche donnée. De cette façon, il devient facile pour l’employeur ou le superviseur de choisir les domaines avec lesquels l’employé est aux prises et d’offrir ainsi une assistance permettant de gagner du temps. Il y a des employés qui préfèrent mourir en essayant plutôt que de demander de l’aide. Un outil de suivi est donc pratique dans de tels cas.
3. Aide à la réaffectation des ressourcesnous ne pouvons pas souligner l’importance des données lorsqu’il s’agit de prendre des décisions. Une chose avec laquelle la technologie a aidé les entreprises est la capacité de collecter et d’analyser des données, qui joue un rôle crucial lorsqu’il s’agit de gérer une entreprise. Le même concept s’applique avec un outil de suivi car ils collectent des données qui guideront la prise de décisions. Par exemple, on peut trouver des données dans lesquelles le temps et les ressources sont dépensés sur une journée de travail moyenne. Avec de telles données, un employeur peut rediriger ou réaffecter des ressources pour s’assurer qu’elles sont utilisées de manière efficiente et efficace.
4. Peut détecter le piratageles sites Web jouent un rôle important dans de nombreuses entreprises et, en tant que tels, ils sont devenus une partie intégrante de l’entité commerciale. Les entreprises ayant des emplacements physiques font de grands efforts pour protéger leurs bâtiments et leur contenu. Il en va de même pour les sites Web, en particulier à l’ère des pirates informatiques, qui veulent récolter là où ils n’ont pas semé.
Les pirates utilisent divers moyens pour pirater des sites Web et être conscient du fonctionnement des techniques de piratage de sites Web est la première ligne de défense pour vous protéger et protéger votre entreprise contre les cybercriminels.’
Les employeurs peuvent identifier une tentative de piratage à partir d’une vulnérabilité – par exemple lorsqu’un employé clique sur un lien suspect – à l’aide de l’outil de suivi des employés. Et comme la menace provient parfois de sources internes, y compris ses employés, l’organisation est en mesure d’identifier le point d’entrée du piratage.
5. Surveillez la fréquentation Bien qu’il existe de nombreuses façons de suivre la présence d’un employé, très peu offrent les avantages susmentionnés associés aux outils de surveillance des employés. Depuis des temps immémoriaux, les entreprises sont aux prises avec la présence des employés et sans dossier approprié, il est très difficile de plaider une cause contre un employé. Cela n’aide pas qu’il y ait autant d’aspects de la présence qui doivent être pris en charge, y compris l’horaire des congés, l’horaire de début, l’heure d’arrivée, les congés et les temps de pause, etc., qui ont tous un impact sur la performance non seulement de cet employé en particulier, mais aussi pour l’ensemble de la main-d’œuvre.
Le Nest explique que les employés en voudront à un collègue qui est constamment absent parce que ceux qui sont présents devront couvrir le travail de cette personne. En outre, certains membres du personnel devront retarder leurs propres projets afin de s’assurer que les affectations concernées sont traitées à temps.La source de nouvelles poursuit en notant que les absences continues nuiront au moral car les employés auront le sentiment que la direction ne prend pas les mesures nécessaires pour prévenir un problème croissant. Cela signifie que les travailleurs se désengageront de leur travail et pourraient commencer à manquer de travail parce qu’ils ne croient pas qu’il y ait des répercussions. Avec un outil de suivi, les employés seront tenus au courant et respecteront donc les horaires convenus.
6. Empêche l’accès non autoriséune autre façon dont la surveillance des employés peut aider à renforcer la sécurité est de garder un œil sur qui accède à quoi. Que ce soit par malveillance ou par accident, un logiciel de surveillance des employés alertera les employeurs lorsqu’un utilisateur accède à des données qu’il n’est pas censé. Ces informations permettent aux employeurs d’enquêter sur une violation potentielle ou un comportement globalement suspect et de savoir si cela a été fait avec une intention malveillante ou non. Grâce à cela, les employeurs peuvent aider à protéger les données sensibles contre les menaces internes.
7. Aide à la gestion de projetle logiciel de suivi permettra aux chefs de projet de rester au courant des projets lorsqu’ils recevront des rapports continus sur une base quotidienne, hebdomadaire ou même mensuelle. Avec un tel rapport, les chefs de projet sont les mieux placés pour faire des suivis ou réajuster les calendriers afin de s’assurer que les délais sont respectés.
8. Permet une réponse rapide aux demandesUn aspect important du maintien d’un lieu de travail satisfaisant consiste à répondre rapidement aux demandes des employés. Si un employé a une urgence à la maison et qu’il doit immédiatement quitter le bureau, il apprécierait un traitement rapide de sa demande. Grâce à un outil de suivi, les employeurs sont en mesure de voir ces demandes dès qu’elles sont affichées et d’y donner suite en conséquence.
9. Aide les superviseurs à générer des commentaires objectifs et précisles commentaires constructifs sont essentiels au développement continu des employés. Les commentaires clarifient les attentes, aident les gens à apprendre de leurs erreurs et renforcent la confiance.Avec le système de suivi de localisation des employés, les gestionnaires peuvent fournir une analyse de performance réelle, tangible et correcte aux employés. Les commentaires seront plus significatifs et précis lorsqu’ils seront armés de statistiques en temps réel liées à la présence de l’employé, à l’état du projet, etc.Selon reconnaître les employés est le moyen le plus simple de remonter le moral; « Rendez-le opportun. N’attendez pas les réunions mensuelles ou les examens de performance annuels. Les répondants au sondage OGO ont déclaré en moyenne 50 jours depuis la dernière fois qu’ils se sont sentis reconnus de quelque manière que ce soit au travail. C’est trop long. De bonnes choses se passent tout autour de vous; remarquez-les et saisissez toute occasion de les reconnaître.
Certains commentaires, en particulier s’ils sont négatifs, nécessiteront une preuve pour les sauvegarder, preuve que vous pouvez obtenir à partir des données récupérées à partir de l’application de suivi. De telles données rendent également la rétroaction objective et l’employé n’aura aucune raison de dire qu’il est choisi et de telles excuses pour justifier le rapport négatif.
10. Une grâce salvatrice pour travailler à distance Si vous êtes réticent à adopter la culture du travail à distance dans votre organisation, certains avantages du logiciel de suivi des employés peuvent vous aider ici. Établir un flux de travail approprié sans supervision directe peut être délicat, mais ce n’est pas impossible, comme nous l’ont montré les outils de suivi, y compris Clockly. Les employeurs se sentiront plus à l’aise lorsqu’ils seront en mesure de surveiller les activités de leurs employés qui travaillent à distance.
11. Vous fait gagner du temps et de l’argentcomme mentionné précédemment, les outils de surveillance des employés augmentent la productivité des employés. Avec une main-d’œuvre productive, vous aurez probablement des rendements plus élevés sur les investissements. Et comme vous pouvez suivre les mesures de productivité, y compris les heures travaillées, vous pouvez utiliser ces données pour le paiement, en particulier si votre entreprise a des quarts de travail et des heures supplémentaires.
12. Renforce la confiance La méfiance qui existe entre les employeurs et les employés double lorsque l’employeur est incapable de rendre compte du temps d’un employé. Avec un outil de suivi, la confiance sera lentement mais sûrement rétablie car l’employeur est assuré que l’employé utilise bien le temps de l’entreprise. Et, sachant que son employeur surveille, un employé est mieux placé pour prendre les bonnes décisions. Par conséquent, c’est une situation gagnant-gagnant pour toutes les personnes impliquées. La clé est que chaque partie comprenne que l’outil de surveillance est destiné à améliorer la productivité.
13. Vous aider à gérer la paie N’est-ce pas juste incroyable ce que vous pouvez faire avec un seul outil? Les outils de surveillance des employés tels que Clockly sont livrés avec un système de gestion de la paie qui vous aide à rationaliser votre processus de paie. Tout ce que vous avez à faire est de l’intégrer à un service de livraison de paiement tiers et d’effacer les paiements en appuyant simplement sur un bouton. L’outil vous permet également de créer et de partager des factures pour vous permettre d’effectuer des paiements.
14. Peut détecter des dangerss’ils sont volontairement ou involontairement, les employés peuvent enfreindre les règles de sécurité, ce qui peut les blesser gravement. En mettant en place un système de surveillance, vous pouvez surveiller tous les problèmes de sécurité qui se produisent, y compris les petits risques de sécurité au sol ou au-dessus, en particulier pour les environnements de travail sujets à des risques de sécurité, tels que les entrepôts et les chantiers de construction.
15. Bon pour la tenue d’enregistrementc’est principalement réalisé en suivant le temps des employés et d’autres mesures de performance. Une bonne tenue des dossiers est essentielle pour toute entreprise. Un outil approprié devrait être en mesure de conserver efficacement toutes vos transactions, horodatages et horaires sans que vous ayez besoin de battre une paupière.
Conclusion
Du suivi des activités de vos employés à la simple tenue de dossiers en passant par des tâches intensives et sensibles telles que la compartimentation des données, il y a tellement de choses que vous pouvez faire avec un outil de suivi des employés. La valeur ajoutée d’un tel logiciel signifie qu’il est très rentable. Vous ne pouvez tout simplement pas mettre un prix à la tranquillité d’esprit fournie avec un outil de suivi.
