Storytelling es una poderosa herramienta de comunicación, y los datos son esenciales para muchas tareas de toma de decisiones. Juntos, pueden ser la mejor visualización de datos: la ciencia y el arte de transformar sus datos para que los puntos más importantes brillen. A veces, un gráfico básico hará el truco. Pero para hacer que su mensaje visual realmente destaque, a menudo es útil agregar datos y texto a su gráfico. Las funciones de etiquetas de datos enriquecidas de Excel 2013 le brindan herramientas para crear imágenes que cuentan la historia detrás de los datos con el máximo impacto.
Los conceptos básicos de las etiquetas de datos
Para ilustrar algunas de las características y usos de las etiquetas de datos, veamos primero el gráfico simple.
Este gráfico de columnas agrupadas muestra las ventas (ingresos) de bebidas y bocadillos de un puesto de limonadas del vecindario durante una semana. Si quiero activar las etiquetas de datos básicos en la serie de datos azules (Bebidas), hay algunas maneras de hacerlo. Una forma familiar y sencilla es hacer un solo clic en cualquier valor de datos (o columna, en este ejemplo) para seleccionar la serie de datos completa a la que pertenece.
Arriba, he hecho clic en todas las columnas azules. Una vez seleccionada la serie, puedo hacer clic con el botón derecho en cualquier columna para abrir el menú contextual y, a continuación, hacer clic en la entrada Agregar etiquetas de datos.
Cuando hago clic en Agregar etiquetas de datos, obtengo el siguiente resultado.
Para cambiar la posición de cualquier etiqueta de datos, todo lo que tengo que hacer es hacer doble clic en la etiqueta de datos que quiero mover y, a continuación, arrastrarla a la posición deseada en el gráfico. Aquí, he seleccionado solo el valor Tue de la serie blue Drinks.
una Vez seleccionado, puedo arrastrar la etiqueta donde quiera en el gráfico. Si arrastro la etiqueta lejos de su ubicación predeterminada, aparece una línea líder de forma predeterminada para mostrar con qué punto de datos está asociada la etiqueta de datos.
El formato básico de las etiquetas de datos es fácil de lograr utilizando la sección Fuente de la pestaña Inicio en la cinta de Excel.
Utilice el panel de tareas de formato para opciones avanzadas
Si desea ir más allá del formato de texto básico y los rellenos de cuadros de texto, hay muchas más opciones de formato disponibles en el panel de tareas de formato. Aunque hay varias formas de abrir el panel de tareas de formato, la más fácil es hacer doble clic en las etiquetas de datos. Aquí, he hecho doble clic en una de las etiquetas de datos de la serie blue Drinks.
En el Panel de tareas Formato, puede personalizar la forma en que aparecen las etiquetas de datos, cambiar su tamaño y alineación, cambiar sus propiedades de texto e incluso agregar otra serie de datos para que la incluyan. Consulte Formatear y personalizar rápidamente gráficos de Excel 2013 con el nuevo panel de tareas de formato para obtener más información sobre el Panel de tareas de formato en general.
Texto en etiquetas de datos
A menudo, la historia real no se encuentra en todos los números del gráfico, sino que está oculta en algunos puntos de datos clave. Repasemos nuestro ejemplo con eso en mente.
En primer lugar, eliminaré las etiquetas de datos que ya he colocado. Para eliminar todas las etiquetas de datos de una serie determinada, haga clic una vez en cualquier etiqueta de datos de la serie y las seleccionará todas. Si presiona la tecla eliminar en su teclado, todas las etiquetas de datos de esa serie desaparecerán de su gráfico. Para eliminar cualquier etiqueta de datos individual, siga el mismo procedimiento, excepto hacer clic dos veces (y no demasiado rápido) en la etiqueta de datos individual que desea eliminar.
A continuación, he insertado solo una etiqueta de datos y la he movido a un lugar espacioso en el gráfico. A continuación, quiero escribir texto personalizado en el cuadro de etiqueta de datos para ayudar a contar la historia detrás de los datos.
Para que sea más fácil colocar un punto de inserción en la etiqueta de datos, he descubierto que ayuda hacer zoom en el gráfico. Puede hacer esto ajustando el control de zoom en la esquina inferior derecha del chrome de Excel.
A continuación, seleccione el valor en la etiqueta de datos y pulse la tecla de flecha derecha del teclado.
La historia detrás de los datos en nuestro ejemplo es que la temperatura aumentó significativamente el miércoles y eso pareció ayudar a impulsar el negocio en el puesto de limonadas. Así que escribo algo de texto para enfatizar ese punto mientras dejo la etiqueta de datos intacta.
Datos vinculados incrustados en etiquetas de datos
Excel 2013 también le permite colocar números de la hoja de cálculo en las etiquetas de datos, es decir, números que no están directamente asociados con el punto de datos. He aquí un ejemplo rápido. Digamos que quiero agregar una anotación adicional sobre la temperatura el miércoles y quiero incluir un valor de datos con esa anotación. Así es como lo haría:
Primero, selecciono mi etiqueta de datos y escribo un texto adicional para dar contexto al nuevo número que estoy a punto de agregar a la etiqueta de datos. Luego, hago clic con el botón derecho en la etiqueta de datos para abrir el menú contextual. Observe el elemento de menú Insertar campo de etiqueta de datos.
Cuando hago clic en el campo Insertar etiqueta de datos, Excel 2013 abre un cuadro de diálogo que me da algunas opciones para elegir. Quiero extraer un valor de datos que se calcula en mi hoja de trabajo, por lo que selecciono Elegir celda.
La opción Elegir celda abre un tipo de diálogo familiar que me permite volver a mi hoja de trabajo y seleccionar la celda con el valor que se mostrará en mi etiqueta de datos. En este ejemplo, selecciono una celda que contiene el valor que muestra cuántos días han pasado desde que la temperatura era tan cálida (26 días, en este caso).
Cuando hago clic en Aceptar, el valor de la celda que seleccioné (D39, aquí) aparece en mi etiqueta de datos. Para terminar, escribo el resto de mi declaración y termino con una etiqueta de datos muy rica.
Llamadas de etiquetas de datos
Las etiquetas de datos hasta este punto han utilizado números y texto para enfatizar. Poner una etiqueta de datos en una forma puede agregar otro tipo de énfasis visual. Para agregar una etiqueta de datos en una forma, seleccione el punto de interés de datos y, a continuación, haga clic con el botón derecho en él para abrir el menú contextual. Haga clic en Agregar etiqueta de datos y, a continuación, en Agregar llamada de datos. El resultado es que su etiqueta de datos aparecerá en una llamada gráfica. En este caso, la categoría Thr para la etiqueta de datos en particular también se agrega automáticamente a la llamada.
En la imagen de abajo, hice clic dentro de la llamada de datos, retrocedí sobre la entrada Thr y luego escribí un poco de información que explica qué hay detrás de este punto de datos anómalo.
Si desea cambiar la forma de una llamada de datos, puede hacerlo haciendo clic con el botón secundario en la etiqueta de datos para abrir el menú contextual, o seleccionando la etiqueta de datos y, a continuación, haciendo clic en Cambiar forma en la pestaña Formato de la cinta de opciones.
En este caso, digamos que para el valor de los bocadillos el jueves, realmente no quiero mostrar el valor en la etiqueta de datos, pero me gustaría hacer mi punto con algo un poco más caprichoso. Para esto, recurro a las opciones de formato enriquecido en el panel de tareas de formato del que hablamos anteriormente. A continuación, he hecho doble clic en la etiqueta de datos para abrir el panel de tareas de formato de la etiqueta de datos.
Luego, hice clic en el símbolo de Relleno y línea:
Luego seleccioné Relleno de imagen o textura y hice clic en En línea.
Digamos que el jueves el puesto de limonadas se quedó sin donas, que eran el principal artículo de venta en la sección de bocadillos. Puedo buscar Arte de oficina en la web para una imagen de una dona que sirva como fondo en mi etiqueta de datos.
puedo elegir una imagen de los resultados, y se inserta automáticamente en el fondo de mi etiqueta de datos.
ya casi estamos allí. La imagen de la dona es buena, pero es demasiado pequeña para transmitir el mensaje. Además, quiero usar un comentario de texto en lugar de mostrar el valor de datos para este punto. Así que redimensiono el cuadro delimitador del punto de datos, selecciono el valor de los datos y lo sustituyo por un texto aclaratorio. Puedo ajustar el color del texto y el tamaño de fuente usando los controles de fuente en la pestaña Inicio de la cinta.
