MIT Hunderten oder sogar Tausenden von Patienten auf Ihrer Liste können Zahnarztpraxen schnell mit Aufzeichnungen, Berichten, Fotos und Studienmodellen überfordert werden. Aberbevor Sie sich entscheiden, eine Masse Clear-out haben, besure Sie nicht immer von etwas lebenswichtig loszuwerden.

Als Ausgangspunkt empfiehlt es sich, über eine umfassende schriftliche Richtlinie zu verfügen, die sich auf die Führung von Aufzeichnungen bezieht. Dies sollte sowohl den spezifischen rechtlichen Anforderungen als auch den relevanten Verfahrensdimensionen Rechnung tragen, die in den Dienstleistungsvereinbarungen des NHS dargelegt sind.

Die geltenden NHS-Vorschriften schreiben vor, dass Allgemeinzahnärzte in England, Wales und Schottland Patientenbehandlungsaufzeichnungen, zugehörige Röntgenaufnahmen, Fotografien und Studienmodelle für einen Zeitraum von zwei Jahren (in Nordirland sechs Jahre) nach Abschluss der Behandlung und Pflege im Rahmen eines Continuing Care / Capitation Agreements oder der Behandlung auf Empfehlung, einschließlich gelegentlicher Behandlungen, aufbewahren.

Aus zahnärztlicher Sicht raten die Abteilung für zahnärztliche Dienstleistungen in Schottland und das Ministerium für Gesundheit und Sozialfürsorge Zahnärzten jedoch, Aufzeichnungen für weitaus längere Zeiträume aufzubewahren, bis zu einem Maximum von 30 Jahren.

Selbstverteidigung

Dies ist wichtig, wenn es um das Management von Beschwerden, Fahrlässigkeitsansprüchen und möglichen regulatorischen Untersuchungen durch den General DentalCouncil (GDC) geht. NHS-Beschwerdeverfahren ermöglichen es einem Patienten oder seinen Vertretern im Allgemeinen, bis zu einem Jahr nach dem Vorfall, über den er sich beschwert, oder ab dem Zeitpunkt, zu dem er zum ersten Mal davon Kenntnis erlangt hat, eine Beschwerde einzureichen.

Ansprüche wegen klinischer Fahrlässigkeit ermöglichen es, eine Klage für einen Zeitraum von drei Jahren nach dem relevanten Vorfall oder ab dem Datum der Kenntnis des potenziellen Anspruchs zu melden; und im Falle von Kindern bis zu ihrem 21.Geburtstag (oder bis zu drei Jahren ab dem Datum ihrer Kenntnis).Zwar gibt es keine spezifische Regelung über Fristen, in der Praxis wird die GDC jedoch eher die Eignung prüfen, Fragen zu praktizieren, die sich aus der Behandlung ergeben, die in den letzten fünf Jahren erbracht wurde.

Die Verfügbarkeit klarer, umfassender Behandlungsunterlagen kann sowohl bei der Beantwortung eines Anspruchs/einer Klage als auch bei der Vorbereitung einer soliden Verteidigung gegen die vorgebrachten Klagen von unschätzbarem Wert sein. Prägnante, umfassende zahnärztliche Aufzeichnungen können und tun stopa Anspruch in seinen Tracks. Schlechte Qualität oder nicht vorhandene Aufzeichnungen bedeuten, dass ein Praktiker sich allein auf seine Erinnerung an Ereignisse und seine übliche Praxis verlassen muss, aber das Gericht geht davon aus, dass die Erinnerung eines Patienten bei der Entscheidung über sachliche Beweiskonflikte eher zutreffend ist.

Andere Gesetze

Unter bestimmten Umständen kann das Verbraucherschutzgesetz von 1987 auch für Zahnärzte als Lieferanten und Benutzer von Produkten gelten. Solche Aufzeichnungen müssen mindestens 10 Jahre nach dem letzten Besuch des Patienten aufbewahrt werden, unabhängig davon, ob Ihre Praxis manuelle oder elektronische Aufzeichnungen verwendet.

Zu diesem Thema, in dem eine Praxis alle handschriftlichen zahnärztlichen Aufzeichnungen erfasst hat, sollten diese gemäß den Protokollen des Systemanbieters gesichert werden. An diesem Punkt werden sie die permanente Aufzeichnung und alle originalhandschriftlichen Aufzeichnungen können entsorgtsicher. Dies entspricht auch dem Data ProtectionAct 2018 (DPA), der die Verarbeitung „übermäßiger“personenbezogener Daten verbietet. Ein wichtiger Schritt bei der Digitalisierung von Aufzeichnungen besteht darin, sicherzustellen, dass Ihr System das Drucken von Aufzeichnungen ermöglicht, wenn dies für rechtliche oder behördliche Zwecke oder für Zugriffsanfragen erforderlich ist.

MDDUS empfiehlt daher:

1. Behandlungsunterlagen, Röntgenbilder, Studienmodelle und alle anderen Korrespondenzdaten werden mindestens 10 Jahre nach dem letzten Besuch des Patienten in der Praxis aufbewahrt.
2. Bei Kindern Aufbewahrung der Aufzeichnungen wie oben beschrieben, bis der Patient mindestens 25 Jahre alt ist.
3. Kieferorthopädische Modelle – Beibehaltung der ursprünglichen prä- und postoperativen Modelle wie oben, aber Verwerfen von Zwischenmodellen nach einem Zeitraum von fünf Jahren.

Aktuelle Datenschutzgrundsätze raten dazu, personenbezogene Daten nicht länger als nötig zu speichern oder zu verarbeiten, aber unter den Umständen, die wir in diesem Artikel untersucht haben, werden die relevanten regulatorischen oder rechtlichen Anreize für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen die Datenschutzerwägungen übertrumpfen.

Sichere Entsorgung

Sie müssen sicherstellen, dass die von Ihnen gewählte Methode zur Zerstörung von Patientenakten wirksam ist und die Vertraulichkeit vollständig schützt. Die empfohlenen Methoden sind Zerkleinerung, Aufschluss oder Verbrennung.Wenn Sie diese Dienstleistung an einen Dritten vergeben haben, müssen Sie zunächst schriftliche Zusicherungen einholen, dass diese der DPA entsprechen.

Ebenso sollten Computerdatenspeichergeräte entweder überschrieben oder zerstört werden. Ihr Softwareanbieter kann helfen.

Wenn Sie erwägen, ältere Aufzeichnungen auf Papierbasis zu löschen, z. B. für Patienten, die seit mindestens 10 Jahren keinen Kontakt mit Ihnen hatten, ist es ratsam, ein manuelles Logbuch oder eine elektronische Tabelle zu verwenden, um Datum, Patientenname, Geburtsdatum, letztes Aufenthaltsdatum, Grund für die Vernichtung, genehmigte Vernichtung und Vernichtungsmethode zu notieren. Auf diese Weise können Sie jedem, der nach Ablauf der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist eine Zugriffsanfrage einreicht, eine vollständige Antwort geben.

Alan Frame ist Risikoberater bei MDDUS