Schließlich ein Artikel für den preisbewussten Kleinunternehmer, der eine einfache Antwort auf die Frage „Wie viel kosten Lohnbuchhaltungsdienste?“

Irgendwie …

Wir hassen es, es dir zu brechen, aber wie so oft ist die Antwort nicht so einfach.

Das liegt daran, dass die Gebühren für die Lohnabrechnung von mehreren Faktoren abhängen, die für jedes einzelne Unternehmen einzigartig sind, z. B. wie viele Mitarbeiter es gibt, in welchen Bundesstaaten die Mitarbeiter wohnen, wie häufig die Mitarbeiter bezahlt werden und vieles mehr. Vor diesem Hintergrund kann Ihnen dieser Artikel dabei helfen, eine auf den durchschnittlichen Kosten der Gehaltsabrechnung basierende Grundstückszahl zu ermitteln. Und wenn Sie mehr von einer genauen Zahl suchen, können Sie uns jederzeit für ein kostenloses individuelles Angebot kontaktieren.

Betrachten wir zunächst einen Basispreis für laufende Gehaltsabrechnungsdienste.

Wie viel kosten Gehaltsabrechnungen?

Die standardmäßige Lohn- und Gehaltsabrechnung wird in der Regel zusätzlich zu einer Basiskontogebühr pro Mitarbeiter oder pro Scheck berechnet. Während die Basiskontogebühren je nach Anbieter stark variieren, liegen Sie zwischen 20 und 100 US–Dollar pro Monat. In der Regel wird Ihnen auch eine einmalige Einrichtungsgebühr für das Konto berechnet.

Beachten Sie die Verwendung des Wortes typischerweise, da nicht alle Gehaltsabrechnungsdienste dieselbe Preisstruktur verwenden. Bei CapForge zum Beispiel berechnen wir überhaupt keine Einrichtungsgebühr. Wir ziehen es vor, die Dinge einfach zu halten, indem wir eine pauschale Gebühr von 49 USD pro Monat erheben, die ein bis drei Mitarbeiter abdeckt, und dann nur noch 10 USD für jeden weiteren Mitarbeiter ab vier Mitarbeitern. Dazu gehört der Zugriff auf Direkteinzahlungen, Lohnsteuereinzahlungen sowie ein Portal, in dem Sie sich anmelden können, um Stunden zu melden und Paystubs usw. herunterzuladen. Um nicht unser eigenes Horn zu schlagen, aber Sie werden es zu schätzen wissen, wie unkompliziert unsere Preisstruktur ist, wenn Sie erfahren, wie kompliziert die anderer Unternehmen sind.

Bedingungen, die sich auf die Lohnkosten auswirken können

Im Allgemeinen sind dies die Hauptfaktoren, die bestimmen, wie viel Sie für Lohnbuchhaltungsdienste ausgeben:

• Die Anzahl der Mitarbeiter
• Wie oft Mitarbeiter bezahlt werden (wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich)
• Direkteinzahlung vs. Papierschecks
• Wenn Sie Mitarbeiter in mehreren Bundesstaaten haben
• Ob Sie Steuererklärungsdienste hinzufügen möchten

Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie Sie diese Faktoren addieren, damit Sie mehr Informationen erhalten eine Idee, wie hoch Ihre Gesamtkosten sein werden.

Berechnen Sie die durchschnittlichen Kosten für den Service

In diesem Teil können Sie rechnen. Juhu!

Sehen Sie sich die durchschnittlichen Kosten für jeden der folgenden Dienste an und addieren Sie sie, um Ihre geschätzten Gesamtausgaben zu berechnen.

Anschaffungskosten für die Auslagerung einer Lohnabrechnungsgesellschaft

Wenn Sie eine Lohnabrechnungsgesellschaft auslagern, wird Ihnen eine Gebühr für die Einrichtung Ihres Kontos und eine weitere Gebühr berechnet, wenn Sie einen Mitarbeiter hinzufügen oder löschen. Finden Sie heraus, wie hoch die Gebühren des Anbieters sind, und notieren Sie sie.

Kontoeinrichtungsgebühr + Gebühr hinzufügen (Anzahl der Mitarbeiter) = anfängliche Kosten für die Auslagerung der Gehaltsabrechnung

Angenommen, Ihre Kontoeinrichtungsgebühr beträgt 50 USD und kostet 1,50 USD, wenn Sie einen Mitarbeiter hinzufügen oder löschen. Sie haben derzeit 10 Mitarbeiter. Mit der oben beschriebenen Formel betragen Ihre anfänglichen Kosten für die Auslagerung der Gehaltsabrechnung 65 USD.

50 + 1.50 (10) = 65

Schätzen Sie die Kosten für jeden Dienst, den Sie einstellen

Da die Lohn- und Gehaltsabrechnungsbranche wettbewerbsfähig ist und von den lokalen Marktbedingungen abhängt, kann der Preis für jeden Dienst stark variieren. Zum Beispiel haben wir zu Beginn des Artikels erwähnt, dass Payroll–Dienstleister in der Regel eine laufende Basiskontogebühr erheben, die zwischen 20 und 100 US-Dollar pro Monat liegen kann. Sie werden auch eine Gebühr pro Scheck oder Zahlungsperiode berechnet, die im Durchschnitt zwischen $ 0,80 und $ 2,00 pro Stub liegt.

Wenn Sie die direkte Einzahlung und Steuererklärung einbeziehen möchten, können Sie mit einer zusätzlichen Gebühr zwischen 4 und 9 US-Dollar pro Zahlungsperiode rechnen. Bei der direkten Einzahlung fällt in der Regel eine nominale Transaktionsgebühr pro Scheck zusätzlich zur Grundgebühr an.

Konto für zusätzliche Gebühren

Niemand möchte, dass Überraschungen in seinem Budget auftauchen. Deshalb ist es gut, sich hinterhältiger kleiner Anklagen bewusst zu sein, die sich auf Sie einschleichen können, wie zum Beispiel:

• Automatische Prüfsignaturen
• Druck- und Versandprüfungen
• 1099 und W2-Verarbeitung
• Fehler

Eine andere Sache, die Sie beachten sollten, ist, dass viele Lohndienstleister in den ersten sechs Monaten niedrige Einführungspreise anbieten und dann den Preis erhöhen. Es ist mies, es ist betrügerisch, es ist schmierig; wir wissen. Aber es ist üblich, so stellen Sie sicher, dass Sie über alle vorab geplanten Preiserhöhungen erkundigen, bevor Sie begehen.

Wenn sich dein Kopf dreht, wenn du versuchst, all diese verschiedenen Gebühren und Gebühren zusammenzuzählen, bist du nicht allein. Wir finden es auch viel zu kompliziert, weshalb wir uns für eine einfache Lohnpreisstruktur von 49 USD / Monat für ein bis drei Mitarbeiter und 10 USD mehr für jeden weiteren Mitarbeiter entschieden haben. Es fallen keine zusätzlichen Kosten für das Einrichten, Stornieren oder Drucken von W2s am Jahresende an. Transparente Preisgestaltung durch und durch. Darum geht es uns.

Wir empfehlen Ihnen, nicht nur unsere Preise, sondern auch unseren Kundenservice mit denen einiger der führenden Lohnverarbeitungsunternehmen wie ADP und Paychex zu vergleichen. Wir werden Ihnen jetzt sagen, dass wir oft etwa die Hälfte dessen berechnen, was diese Unternehmen für den gleichen Service tun. Viele unserer Kunden sagen uns, dass wir auch viel zugänglicher und entgegenkommender sind. Aber nehmen Sie nicht unser Wort dafür. Holen Sie sich ein Angebot von jedem und vergleichen Sie sie dann Seite an Seite mit uns.

Stellen Sie die richtigen Fragen

Im Folgenden finden Sie einige Fragen, die Sie stellen sollten, wenn Sie Gehaltsabrechnungsdienstleister interviewen.

Grundlagen:

• Was ist in Ihrem Basis-Service enthalten?
• Wenn es einen Fehler gibt, wie schnell können Sie die Gehaltsabrechnung erneut ausführen?
• Wie lange bleiben Kunden durchschnittlich bei Ihnen?

Steuern:

• Können Sie mir helfen, lokale Steuern einzureichen?
• Wie viel berechnen Sie, um Steuern in mehr als einem Staat einzureichen?
• Wenn ich mich für Ihren Lohnsteuerabrechnungsservice anmelde, übernehmen Sie die Kosten für Strafen und / oder Zinsgebühren?

Kosten:

• Wie viel kostet Ihr Service für ein Jahr mit W2-Formularen zum Jahresende?
• Verfallen diese Tarife? Wenn ja, wie viel kann ich nach Ablauf bezahlen?
• Wie lange dauert die Behebung eines Fehlers und was kostet er?

Fragen, die Sie sich stellen sollten:

• Wie schnell reagiert der Anbieter auf Ihre Anfragen?
• Hatten Sie Probleme mit der Genauigkeit?
• Wechseln Sie von einem anderen Payroll-Service? Wenn ja, warum?

Listen Sie den vom Payroll Service Provider benötigten Service auf

Wie Sie sehen können, summiert sich ein bisschen hier und ein bisschen dort. Ein Tipp, um die Kosten unter Kontrolle zu halten, ist, eine Liste aller Ihrer Anforderungen zu erstellen und nach einem Anbieter mit einem All-Inclusive-Paket zu suchen, das Ihren Anforderungen entspricht. Andernfalls kann die Auswahl von Optionen a la carte die Kosten durch das Dach schießen.

Sollten Sie Geld sparen, indem Sie die Gehaltsabrechnung selbst durchführen?

Die kurze Antwort lautet NEIN!

Nach Angaben des IRS werden ungefähr 40% der kleinen und mittleren Unternehmen mit einer Geldstrafe belegt, weil sie Steuern falsch berechnet, falsche Einreichungen eingereicht oder keine Einbehalte hinterlegt haben. Und laut SurePayroll betrug die durchschnittliche Strafe im vergangenen Jahr 845 US-Dollar. Mit anderen Worten, Sie können sich am Ende mehr Geld kosten, wenn Sie versuchen, es selbst zu tun, als zunächst einen Fachmann einzustellen!

Außerdem ist die Lohnbuchhaltung viel komplexer und herausfordernder, als viele Geschäftsinhaber erwarten. Wenn Sie nicht über die richtigen Kenntnisse und Fähigkeiten verfügen, müssen Sie viel Zeit, Geld und Ressourcen investieren, um zu lernen, wie Sie es richtig machen.

Fazit

Jetzt, da Sie wissen, was Sie für einen Gehaltsabrechnungsdienstleister ausgeben können, sind Sie besser gerüstet, um verschiedene Firmen zu interviewen und zu entscheiden, welches für Sie das Richtige ist. Denken Sie daran: Es geht nicht nur um den Preis. Sie möchten das Unternehmen auch anhand von Freundlichkeit, Reaktionsfähigkeit und Kundenbewertungen bewerten.

Wenn Sie nach einem guten Ausgangspunkt suchen, kontaktieren Sie uns! Gerne erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot. Es ist kostenlos und es besteht absolut keine Verpflichtung, uns einzustellen. Sie erreichen uns per E-Mail unter [email protected] oder telefonisch unter (858) 633-3573. Wir freuen uns, mit Ihnen zu sprechen!