Eine häufige Frage, die ich von Coaching-Kunden bekomme, lautet: „Wie werde ich ein prägnanterer Kommunikator?“

Kein Wunder, denn prägnante Kommunikation ist heute wichtiger denn je.

Betrachten Sie dies:

• Die durchschnittliche menschliche Aufmerksamkeitsspanne ist von 12 Sekunden im Jahr 2000 auf heute acht Sekunden gesunken.
• Jeden Tag erhält der typische Büroangestellte 120 E-Mails.
• Jedes Mal, wenn eine Person abgelenkt ist, dauert es über 23 Minuten, bis sie sich wieder konzentriert.

Angesichts dieser Realitäten ist es kein Wunder, dass Studien gute Kommunikationsfähigkeiten als doppelt so wichtig wie gute Managementfähigkeiten einstufen. Das liegt daran, dass es in diesem Zeitalter der Übersättigung wenig Spielraum für Fehler gibt. Tatsächlich machen 86% der Mitarbeiter mangelnde Kommunikation für Fehler am Arbeitsplatz verantwortlich.

Menschen werden ungeduldig, wenn sie mentale Überstunden machen müssen, um zu verstehen, was Sie sagen. Langatmigkeit kann als Unentschlossenheit empfunden werden und kostet Sie schnell Vertrauen und Respekt als Führungskraft.

Prägnante Kommunikation ist eindeutig ein wesentlicher Bestandteil der Präsenz von Führungskräften und der Projektion von Vertrauen, aber es ist auch etwas, mit dem sensible Streber häufig zu kämpfen haben.

Warum sensible Streber mit prägnanter Kommunikation zu kämpfen haben

Sie erklären zu viel.

Sie denken vielleicht, dass Sie gründlich sind, aber alles, was Sie wirklich tun, ist, die Aufmerksamkeit der anderen Person zu verlieren. Anstatt Ihren Standpunkt klar zu machen, trüben Sie ihn am Ende durch Übererklärungen. Viele sensible Streber überkompensieren versehentlich ihre Unsicherheiten, indem sie mehr sagen, besonders in Situationen, in denen sie sich eingeschüchtert fühlen.

Du denkst, jeder ist wie du.

Vielleicht möchten Sie Informationen tiefgehend verarbeiten, aber Sie sind in der Minderheit (nur etwa 15-20% der Bevölkerung sind sensibel). Vertrau mir, ich verstehe es. Ich bin eine Person mit hohem Input, was bedeutet, dass ich Tonnen von Datenpunkten berücksichtigen muss, bevor ich eine Entscheidung treffe. Aber andere Leute, besonders leitende Angestellte, arbeiten nicht so. Sie werden leicht von zu vielen Informationen überwältigt und möchten, dass Sie direkt und auf den Punkt kommen.

Du versuchst jemand zu sein, der du nicht bist.

Kunden sagen mir, dass sie „eine größere Persönlichkeit brauchen“, um Führungskräftepräsenz auszustrahlen. Wenn du versuchst, jemand zu sein, der du nicht bist, werden es andere spüren. Sie werden nicht nur als unecht erscheinen, sondern sich dabei auch erschöpfen. Es ist besser, einen Weg zu finden, prägnant zu kommunizieren, der zu Ihrer Persönlichkeit und Ihrem Stil passt.

9 Möglichkeiten, klar und effektiv zu kommunizieren

1. Im Voraus vorbereiten

Ohne Vorbereitung können Sie sich nicht kurz fassen. Nehmen Sie sich vor jeder wichtigen Besprechung fünf Minuten Zeit, um die Tagesordnung und andere bereitgestellte Materialien zu überprüfen. Notieren Sie sich Notizen. Organisieren Sie Ihre Gedanken und Zweckbindung, wo Sie beitragen möchten.

Wenn Sie sprechen, gehen Sie die zusätzlichen Schritte durch, um Gesprächsthemen zu erstellen und Einwände und Fragen zu antizipieren. Ich mag es, wenn meine Kunden ein paar „häufig gestellte Fragen“ vorbereiten, die sie in der Gesäßtasche haben, nur für den Fall, dass am Ende ihrer Präsentation Stille herrscht.

2. Geben Sie eine Pre-Read

Wenn Sie eine Menge von Informationen zu teilen haben, sollten Sie eine Pre-Read vorbereiten. Dies ist ein Dokument, das Hintergrundinformationen zu einem Thema enthält. Es bedeutet, dass Sie Ihrem Publikum den benötigten Kontext geben und dann in Ihrer gemeinsamen Zeit kürzer sein können. Ein Pre-Read können Berichte, Folien oder detaillierte Analysen sein.

3. Vervollständigen Sie den Satz: „Wenn Sie dieses Gespräch mit einer Sache verlassen, möchte ich, dass es ______ ist.“

Wenn Sie gezwungen wären, Ihre Hauptidee auf einen Satz zu reduzieren, was wäre das? Verwenden Sie dies als Betreffzeile Ihrer E-Mail oder wiederholen Sie den Satz wörtlich, wenn Sie sprechen. Es stellt sicher, dass Sie die Aufmerksamkeit Ihres Publikums auf den größten Imbiss lenken, an den Sie sich erinnern sollen.

4. Verwenden Sie das PREP-Framework

Wenn Sie gezwungen sind, spontan zu sprechen, können Sie mit dem PREP-Framework stark und kohärent sprechen. So funktioniert es: Machen Sie kurz und bündig einen Punkt, untermauern Sie ihn mit einem Grund, legen Sie Beweise vor und wiederholen Sie am Ende Ihren Punkt. Beispielsweise…

• Punkt: Ich glaube, wir sollten Richtung A nehmen
• Grund: Wir haben positives Feedback zu diesem Ansatz erhalten
• Beweis: Zum Beispiel sagte unser Präsident, er unterstütze es
• Punkt: Deshalb glaube ich, dass Richtung A am besten ist

5. Verwenden Sie Bridging- und Flagging-Anweisungen, um Ihre Punkte hervorzuheben und zu unterstreichen

Flagging und Bridging beziehen sich auf zwei PR-Taktiken, die Sie in den Sitzungssaal aufnehmen können. Flaggen ist wie eine Flagge in den Boden zu stecken oder eine in die Luft zu schwenken, um zu sagen: „Pass auf – das ist wichtig!“ Bridging hilft Ihnen dabei, einen Übergang von einer Idee zur anderen zu schaffen. Bridging ist besonders nützlich, wenn Sie das Thema wechseln oder das Gespräch in eine andere Richtung lenken möchten.

Beispiele für Flagging-Anweisungen sind:

• Es läuft alles darauf hinaus …
• Der Kern der Sache ist …
• Ich kann nicht genug unterstreichen…

Beispiele für Bridging-Anweisungen sind:

• Ich kann nicht mit ____ sprechen, aber was ich sagen kann, ist…
• Während ____ wichtig ist, ist es auch wichtig, sich daran zu erinnern…
• Bevor wir dieses Thema verlassen, möchte ich hinzufügen…

6. Kennen Sie Ihr Publikum

Überlegen Sie, welche Bedenken und Einwände für die Personen, mit denen Sie kommunizieren, im Vordergrund stehen. Was interessiert sie am meisten? Welche Probleme versuchen sie zu lösen? Am wichtigsten, was ist für sie drin, wenn sie dir zuhören? Wie wird das, was Sie mit ihnen teilen, ihnen helfen, Zeit zu sparen oder ihre Arbeit zu erleichtern? Gestalten Sie Ihre Botschaft so, wie sie sich auf Ihr Publikum auswirkt.

7. Stellen Sie Fragen

Oft geht es bei prägnanter Kommunikation darum, überhaupt nichts zu sagen. Sie müssen zuerst zuhören. Stellen Sie insbesondere viele offene Fragen wie:

• Was hältst du von dem, was ich geteilt habe?
• Was denkst du ist das Beste?
• Wie sieht das für dich aus?
• Was würden Sie hinzufügen oder ändern?
• Wie denkst du darüber?
• Was ist dein Eindruck von X?
• Wie passt das in Ihre Pläne?
• Welcher Teil ist noch nicht klar?
• Können Sie mehr sagen?
• Was ist ein Beispiel?
• Welche Unterstützung benötigen Sie?

8. Bearbeiten Sie Ihre E-Mails

Eine gute Faustregel: E-Mails sollten nicht länger als fünf Zeilen sein. Wenn Ihre E-Mail länger ist, verdichten Sie sie oder tätigen Sie einen Anruf.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht scanbar ist. Das bedeutet kurze Absätze und Sätze. Verwenden Sie Aufzählungszeichen und Nummerierungen, um den Text leichter verdaulich zu machen.

9. Beseitigen Sie Flusen

Hedging-Sprache, wie „Ich wollte nur einchecken“ oder „Könnten wir vielleicht eine Zeit zum Plaudern finden?“ minimiere die Kraft deiner Worte.