Der Einstellungsprozess von Mitarbeitern beinhaltet unweigerlich die Erstellung vieler Datensätze mit Bewerbern, die letztendlich nicht für eine Position ausgewählt werden. Die Frage wird dann, wie lange diese Aufzeichnungen aufbewahrt werden sollen, da die potenzielle Einstellung vom Unternehmen nicht mehr berücksichtigt wird? Inwieweit sind diese Aufzeichnungen auch zunehmend von Datenschutzgesetzen betroffen, die sich mit personenbezogenen Daten (PII) befassen?
Die Gründe, warum Arbeitgeber sich dafür entscheiden, über die Dauer des Auswahlverfahrens hinaus Aufzeichnungen über Nichteinstellungen zu führen, sind zahlreich:
- Falls die Umstände es erfordern, dass sie den Bewerberpool aus dem einen oder anderen Grund erneut besuchen
- Sie können in eine Klasse von Datensätzen gemischt werden, die sich auf den allgemeinen Rekrutierungs- / Auswahlprozess beziehen, und entsprechend aufbewahrt werden, je nachdem, wie der Aufbewahrungszeitplan für Unternehmensaufzeichnungen organisiert ist
- Das Potenzial für Rechtsstreitigkeiten treibt häufig die Unternehmensrichtlinien in Bezug auf die Aufbewahrung von Bewerberdatensätzen ohne Einstellung voran
- Eine Vielzahl gesetzlicher Anforderungen mit unterschiedlichen aufbewahrungsfristen verpflichten die Aufbewahrung dieser Aufzeichnungen
Unabhängig davon, ob geschäftliche oder betriebliche Anforderungen, gängige Praxis oder Gesetz, die Bestimmung der Aufbewahrungsfrist für diese Aufzeichnungen erfordert die Berücksichtigung und Analyse der verschiedenen Gesetze, die wahrscheinlich für ein bestimmtes Unternehmen gelten.
Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten des US-Bundes für Nicht-Einstellungsunterlagen variieren im Allgemeinen in Abhängigkeit von der Größe eines Arbeitgebers und der Art des von ihm geführten Geschäfts. Unter bestimmten Bundesgesetzen hängt ihre Anwendbarkeit von der Anzahl der Beschäftigten und dem Status als private oder staatliche Einrichtung ab. Zum Beispiel verlangen einige Nichtdiskriminierungsgesetze die Aufbewahrung von Antragsformularen, die von Bewerbern eingereicht wurden, und anderen Einstellungsunterlagen, einschließlich derjenigen, die sich auf die Auswahl beziehen, für ein Jahr. Dieser Zeitraum kann länger dauern, wenn Fälle von Diskriminierung vorliegen. Ähnliche Anforderungen sind auch auf Landesebene vorgeschrieben.
Bundesauftragnehmer werden häufig strengeren Standards unterworfen, die eine längere Aufbewahrung von Nicht-Mietunterlagen erfordern. Die Aufbewahrungsfrist hängt von der Anzahl der Arbeitnehmer und dem Geldwert der Regierungsverträge ab, an denen der Arbeitgeber beteiligt ist. Abhängig von den oben genannten Faktoren beträgt die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist für Nicht-Einstellungsunterlagen, einschließlich zur Prüfung eingereichter Lebensläufe, ein bis zwei Jahre.
Unter Berücksichtigung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten ist der Schutz personenbezogener Daten ein wachsendes Anliegen und ein wichtiger Faktor bei der Festlegung der angemessenen Aufbewahrungsfrist für Nicht-Einstellungsunterlagen, die zunehmend Gegenstand von Arbeitsschutzgesetzen sind, die darauf abzielen, personenbezogene Daten aktueller, ehemaliger und potenzieller Mitarbeiter zu schützen. Utah ist einer der ersten Staaten, der eine solche Aufbewahrungspflicht in Bezug auf Nicht-Einstellungsunterlagen im Rahmen des Employment Selection Procedures Act erlassen hat. Nach dem Gesetz dürfen Arbeitgeber die während des ersten Auswahlverfahrens gesammelten Informationen nicht länger als zwei Jahre aufbewahren, nachdem der Arbeitgeber die Informationen vom Antragsteller erhalten hat. Ähnliche Anforderungen werden wahrscheinlich häufiger auftreten, da die US-Bundesstaaten in ihren Bemühungen, den Schutz personenbezogener Daten zu verbessern, zunehmend aggressiv werden.
Minimieren Sie das Risiko und maximieren Sie die Compliance durch eine sorgfältige Prüfung der für Ihr Unternehmen geltenden Landes- und Bundesgesetze in Bezug auf Nicht-Einstellungsunterlagen. Eine umsichtige Analyse erfordert die Berücksichtigung interner Bedürfnisse und gesetzlicher Anforderungen im Verhältnis zu den wahrscheinlichen Auswirkungen auf den Datenschutz, wenn solche Aufzeichnungen länger als erforderlich aufbewahrt werden.