Was sind Ihrer Meinung nach die Hauptursachen für Fehler und Auslassungen?
Versicherungsfachleute führen häufig einen Mangel an Dokumentation an. Wenn ich weiter nachforsche, wird deutlich, dass ein Mangel an Dokumentation keine tatsächliche Ursache für E & O-Ansprüche ist, sondern ein Faktor, der die Verteidigung von Ansprüchen erschwert. Die Aufbewahrung von Unterlagen ist ein Mittel, um Ihre Haftung und mutmaßliche Fahrlässigkeit bei Geheimhaltung, Falschdarstellung und anderen Ansprüchen zu verringern.
Wenn Sie aufgefordert würden, Dokumente für einen Anspruch auf der Grundlage einer Transaktion vorzulegen, die Sie letzte Woche abgeschlossen haben, wären diese Informationen hoffentlich leicht verfügbar. Das Problem ist jedoch, dass die meisten Ansprüche sechs Monate bis ein Jahr nach Abschluss entstehen — manchmal zwei bis drei Jahre nach Abschluss. Hätten Sie Voicemails, E-Mails oder Dokumente für eine Transaktion, die Sie 2019 abgeschlossen haben?
Wenn Sie einen Anruf erhalten, ist es wichtig, diese Konversation mit einer E-Mail oder einer dokumentierten Zusammenfassung zu verfolgen. Mr. und Mr. Buyer rufen an und sagen, dass sie $ 50.000 über den geforderten Preis anbieten möchten und auf die Bewertungsoption verzichten. In einer Follow-up-E-Mail sollte angegeben werden, dass wir Ihr Angebot von X auf Y erhöhen und auf die Bewertungsoption verzichten. Ich empfehle Ihnen auch, sich daran zu gewöhnen, die „nächste Frage“ zu beantworten.“ In diesem Fall würde ich antworten, was der Verzicht auf die Bewertungsoption bedeutet: Wenn das Haus für einen niedrigeren Betrag als Ihr Angebot bewertet, müssen Sie mehr Geld für die Anzahlung aufwenden.
Wir sehen häufig, wo Agenten angegeben haben, dass sie den Kunden beraten haben, aber keinen Beweis dafür haben. Zum Beispiel kann ein Agent einem Kunden raten, bestimmte Schritte zu unternehmen, z. B. eine Hausinspektion zu erhalten oder eine Hausgarantie zu bezahlen. Texas REALTORS® bietet Formulare an, um sicherzustellen, dass Kunden Informationen über diese Aspekte der Transaktion erhalten. Diese Formulare können, sofern sie von der empfangenden Partei zur Verfügung gestellt und unterzeichnet werden, als anerkannte Mitteilung zu solchen Fragen dienen. Ein gutes Beispiel ist die Allgemeine Information und Mitteilung an Käufer und Verkäufer (TXR 1506), die den Parteien Informationen zu Hausinspektionen, Hausgarantien und anderen Aspekten des Hauskaufprozesses zur Verfügung stellt und dem Agenten hilfreiche Unterlagen zur Verfügung stellt.
Wenn Voicemail, E-Mail und Text nicht ausreichen, müssen Sie jetzt Zoom, Microsoft Teams, WhatsApp und Facebook Messenger in Betracht ziehen. Es ist sehr wichtig, einen zentralen Haltepunkt zu haben, um Ihre Schlüsselkommunikation unterzubringen. Sie wissen nicht, wie Sie sich eine Voicemail per E-Mail senden können? Die Anweisungen sind ziemlich einfach zu befolgen, wenn Sie online recherchieren. Screenshots von Texten und Social-Media-Nachrichten können auch an eine zentrale Stelle gesendet werden.
Erwägen Sie, in ein Backup-System für Ihre Daten zu investieren. Ich empfehle Online- oder Cloud-basierte Backups. Wenn Ihre Festplatte jemals abstürzt oder Ihr Computer mit Ransomware infiziert wird, ist dies möglicherweise das beste Geld, das Sie jemals ausgegeben haben.
Schließlich ist es wichtig, Ihre Dokumentation sieben Jahre lang aufzubewahren. Die Verjährungsfrist kann je nach Art des Anspruchs variieren. TREC verlangt von Lizenzinhabern, dass sie acht Arten von Aufzeichnungen in einem zugänglichen Format für vier Jahre ab dem Abschluss- oder Vertragsbeendigungsdatum aufbewahren. Die Verjährungsfrist für eine Vertragsverletzung beträgt vier Jahre, ein Verletzungsanspruch jedoch zwei Jahre. Beides ist bei Immobilientransaktionen möglich. Es stellt sich jedoch die Frage nach dem Beginn der Verjährungsfrist. Aus diesem Grund ist es wichtig, Dokumente über die Verjährungsfrist hinaus aufzubewahren.