Wenn Sie ein Unternehmen besitzen und Mitarbeiter haben, wissen Sie, welche Aufzeichnungen Sie aus steuerlichen Gründen führen müssen? Die Liste ist zwar lang, aber nicht übermäßig umständlich — aber gleichzeitig sehr wichtig für den Fall, dass Sie vom IRS geprüft werden. Lesen Sie weiter, um alles zu erfahren, was Sie wissen müssen, wenn es um Mitarbeitersteuerunterlagen geht.

Mitarbeitersteuerunterlagen, die Sie aufbewahren müssen

Für Steuerzwecke listet der IRS auf seiner Website genau das auf, was Sie in den Akten aufbewahren müssen. Hier ist ein Blick auf jedes Element und was es beinhaltet.

• Mitarbeiter-Identifikationsnummern: Sie müssen die Identifikationsnummer aller Mitarbeiter gespeichert haben, die entweder ihre Sozialversicherungsnummer oder ihre Mitarbeiter-Identifikationsnummer ist, die ihnen vom IRS ausgestellt wurde.
• Andere Identifikationsinformationen: Die Namen, Adressen und Berufe aller Ihrer Mitarbeiter müssen gespeichert werden.
• Alle gezahlten Löhne: Der Gesamtbetrag und die Daten für alle an Ihre Mitarbeiter ausgezahlten Löhne. Die Liste enthält Löhne, Rentenzahlungen, Renten, Vertragszahlungen usw.
• Höhe der Trinkgelder: Wenn Ihr Unternehmen eines ist, in dem Ihre Mitarbeiter Trinkgelder verdienen, müssen Sie zusätzlich die Höhe der an jeden einzelnen ausgezahlten Trinkgelder in den Akten aufbewahren.
• Beschäftigungsdaten: Sie müssen die Daten, an denen Einzelpersonen beschäftigt waren, in den Akten aufbewahren.
• W-4-Formulare: Sie müssen jeden Mitarbeiter, bevor er mit der Arbeit für Sie beginnt, ein W-4-Quellensteuerformular ausfüllen und es dann in den Akten aufbewahren.
• W-2- und 1099-Formulare: Sie müssen eine Kopie aller von Ihnen ausgestellten W-2- und 1099-Formulare aufbewahren. Wenn eines dieser Formulare als unzustellbar an Sie zurückgesandt wird, müssen Sie diese ebenfalls aufbewahren.
• Abwesenheitsnotizen: Sie müssen alle Zeiträume, in denen Sie einen Mitarbeiter hatten, der aufgrund einer Krankheit oder Verletzung arbeitslos war, und alle Löhne, die Sie in diesem Zeitraum an ihn ausgezahlt haben, in den Akten aufbewahren.
• Bezahlte Leistungen: Sie müssen Aufzeichnungen über alle an Mitarbeiter ausgezahlten Leistungen, einschließlich Nebenleistungen, führen.
• Informationen zur Lohnsteuer auf Bundes- und Landesebene: Genaue Aufzeichnungen über alle Lohnsteuern, die sowohl an die Bundes- als auch an die Landesregierung gezahlt werden, müssen in den Akten geführt werden. Es schadet nicht, einen Einzahlungsnachweis in Form eines zurückgegebenen Schecks oder einer anderen Quittung aufzubewahren. Sie müssen auch Kopien der IRS-Gehaltsabrechnungsformulare 940 und 941 aufbewahren.

Wie lange müssen Sie Mitarbeiter Steuerunterlagen halten?

Wie lange sollten Sie Ihre Steuerunterlagen aufbewahren? Der genaue Zeitrahmen steht zur Debatte. Laut der IRS-Website müssen alle Aufzeichnungen mindestens vier Jahre lang aufbewahrt werden. In der Regel beträgt die Verjährungsfrist für ein IRS-Audit 3 Jahre ab dem Datum der Einreichung der Steuererklärung, aber es gibt Fälle, in denen dies verlängert werden kann. Die meisten Experten auf diesem Gebiet raten ihren Kunden, die Aufzeichnungen noch länger aufzubewahren, in der Regel bis zu sechs Jahre.

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