Wenn Sie Job-Costing in QuickBooks durchführen und keine einzelnen Artikel an Ihre Kunden verkaufen, empfehle ich Ihnen, die Verwendung von Inventarteilen nach Möglichkeit zu vermeiden. Aber manchmal ist es nicht möglich.

Hier ist, was Sie über die Funktionsweise der Bestandsbuchhaltung wissen müssen und was Sie tun müssen, um Ihr Inventar gerade zu halten und die Inventargegenstände in Ihren Jobkostenberichten anzuzeigen.

QuickBooks kann die meisten inventarbasierten Buchhaltungsvorgänge für Unternehmen, die bestimmte Artikel kaufen und an ihre Kunden verkaufen, sehr gut abwickeln. Der Haken an der Sache? Wenn Sie es nicht einrichten und auf eine bestimmte Weise verwenden, ist Ihre Buchhaltung ungefähr so sinnvoll wie ein IRS-Handbuch.

Zunächst möchten Sie genau verstehen, wie die Bestandsbuchhaltung wirklich funktioniert, da Bestandsteile ein bestimmter Artikeltyp in QuickBooks sind, der für die korrekte Handhabung entwickelt wurde. Und leider funktioniert dies im Job-Costing-Schema der Dinge nicht immer gut.

Was kostet die verkaufte Ware?

Die meisten Menschen verstehen das Konzept der Kosten der verkauften Waren – der Name selbst ist ziemlich selbsterklärend. Es sind buchstäblich die Kosten der Produkte, die Sie verkaufen. Was viele Menschen nicht über die Kosten der verkauften Waren und die Bestandsbuchhaltung verstehen, ist, wie Sie zu den Kosten der verkauften Waren gelangen, die Ihren Jahresabschluss genau und nützlich machen.

Was viele Leute logischerweise tun, wenn sie die Kosten der von ihnen verkauften Produkte erfassen, ist einfach die Kosten der verkauften Waren zu wählen, wenn sie einen Verkäufer für die Produkte bezahlen, die sie verkaufen werden. Dies funktioniert jedoch nie mit Inventar, und Sie wissen wahrscheinlich inzwischen, dass Sie beim Kauf von auftragsbezogenen Kosten immer einen Artikel verwenden werden. Es unterscheidet sich jedoch von der Eingabe Ihrer Standard-Auftragskostenpositionen, wenn Sie Bestandsteile verwenden.

In der Logik und in der Praxis ist die Bestandsbuchhaltung in QuickBooks für echte bestandsbasierte Unternehmen, die einzelne Produkte kaufen und an ihre Kunden verkaufen, äußerst einfach. Es funktioniert so:

• Sie richten jeden Artikel, den Sie in QuickBooks verkaufen, als Inventarartikel ein.
• Sie verwenden die Funktion Rechnungen eingeben oder Schecks schreiben in QuickBooks, um die Artikel von Ihren Lieferanten zu kaufen. Im Gegensatz zu den meisten auftragsbezogenen Kosten müssen Sie jedoch auch die Anzahl dieser Artikel, die Sie kaufen, in das Feld Menge eingeben. Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass beim Kauf dieser Artikel KEINE KOSTEN entstehen. Zum Zeitpunkt des Kaufs werden keine Kosten für diese Artikel in den Jobkostenberichten oder in der Gewinn- und Verlustrechnung angezeigt, selbst wenn Sie die Artikel einem bestimmten Job zuweisen. Dies liegt daran, wie die Bestandsbuchhaltung funktioniert – wenn Sie ein Inventarteil kaufen, fügen Sie einfach die Kosten dieses Artikels zu Ihrem Inventargut hinzu.
• In den meisten bestandsbasierten Unternehmen verwenden Sie die Funktion Rechnungen oder Verkaufsbelege in QuickBooks, um die Artikel an Ihre Kunden zu verkaufen. Hier wird es für Auftragnehmer wirklich schwierig, denn oft verkaufen Sie nie einzelne Artikel an Ihre Kunden, sondern diese Kosten sind in einer Pauschalabrechnung enthalten.

Wenn Sie nun ein servicebasierter Spezialunternehmer sind und Ihre Inventargegenstände auf einer Rechnung oder einem Kaufbeleg an Kunden verkaufen, ist dies kein Problem. Aber, nach meiner Erfahrung, Die meisten Auftragnehmer verkaufen die Artikel entweder überhaupt nicht oder haben eine Mischung aus dem Verkauf von Artikeln an servicebasierte Kunden und verkaufen keine einzelnen Artikel an Vertragskunden.

Die bestandsbasierte Buchhaltung funktioniert jedoch unabhängig von Ihrer Geschäftspraxis auf die gleiche Weise:

Wenn Sie einen Bestandsteilartikel kaufen, „merkt“ sich QuickBooks, wie viel Sie für den Artikel bezahlt haben, und fügt diesen Betrag Ihrem Bestandsanlagekonto hinzu. Wenn Sie denselben Artikel für unterschiedliche Beträge kaufen, ermittelt QuickBooks im Durchschnitt, wie viel Sie im Laufe der Zeit für diesen Artikel bezahlt haben, und wenn Sie diesen Artikel an einen Kunden verkaufen, verbucht QuickBooks einen Betrag für die Kosten der verkauften Waren an diesen Kunden / Auftrag in Höhe der durchschnittlich berechneten Kosten dieser Artikel und zieht denselben Betrag von Ihrem Bestand ab.

Was Sie NIEMALS tun sollten:

• Kaufen Sie Bestandsteile (Artikel) für einen Auftrag, geben Sie den Auftragsnamen in die Transaktion ein und erwarten Sie, dass die Kosten dieser Artikel ohne weitere Maßnahmen in Ihren Berichten Job-cost und P& L angezeigt werden. Wenn Sie dies tun, werden die Kosten dieser Artikel NIEMALS zu den Kosten der verkauften Waren gebucht. Der Bestand und die vorhandene Menge werden weiter zunehmen, und Sie werden die Kosten für diesen Artikel niemals in Ihrem Auftragskostenbericht oder in P&L.

Was Sie tun können:

• Kaufen Sie Inventarteile mithilfe eines Schecks, einer Kreditkarte oder einer Rechnung, indem Sie die Inventarteilposition und die Menge der Artikel, die Sie kaufen, in der Spalte Menge verwenden. Stellen Sie übrigens sicher, dass Ihre Maßeinheit sehr klar ist und dass Sie dieselbe Maßeinheit verwenden, um den Artikel zu verkaufen und zu kaufen (andernfalls haben Sie ein großes Problem!). Wenn Sie pro Fuß kaufen, müssen Sie auch pro Fuß verkaufen.
• Wenn es nun nicht Teil Ihrer Kundenabrechnungspraxis ist, Kunden für einzelne Teile in Rechnung zu stellen, sondern sie für diese Art von Material pauschal in Rechnung zu stellen, können Sie eine NETTO-NULL-Verkaufstransaktion erstellen. Wenn in diesem Szenario Bestandsteile für einen Auftrag verwendet werden, erstellen Sie einen Kaufbeleg und setzen den Verkaufspreis auf Null. Selbst wenn Ihr Verkaufspreis 0 ist, bucht die Bestandsbuchhaltung diese Kosten für den Auftrag und für das P & L und entlastet Ihr Inventar um diesen Wert. Verwenden Sie keine Bestandsanpassungen, da diese zwar den Bestand entlasten und die Kosten auf dem Konto Kosten der verkauften Waren buchen (wenn Sie das Konto Kosten der verkauften Waren als Anpassungskonto verwenden), Bestandsanpassungen JEDOCH NICHT in den Auftragskostenberichten angezeigt werden!
• Diese Methode erfordert eine sorgfältige Verfolgung und Workflows, wie ersichtlich ist. Jemand muss den Überblick über die Inventargegenstände behalten, die für Aufträge verwendet werden, und jemand muss dann Netto-Null-Verkaufsbelege für diese Artikel buchen.
• Wie bei jeder inventarbasierten Buchhaltung sollten Sie auch regelmäßig eine physische Inventur durchführen und bei Bedarf Bestandsanpassungen vornehmen.
• ODER: Verwenden Sie nicht inventarisierte Teile oder Serviceartikel, um die Materialkosten zu verfolgen. Dies kann problematisch sein, wenn Sie bestimmte Materialien in großen Mengen kaufen und den Kunden oder Auftrag, dem die Materialien in Zukunft zugewiesen werden, nicht kennen. Ich habe jedoch eine großartige Problemumgehung: Ich nutze den „Journaleintrag in einem Scheckformular“, den ich in diesem Video demonstriere – aber mit einer Wendung –, wenn Sie Ihre ursprünglichen Artikel ohne Auftrag kaufen, später, wenn die Artikel an einen Job gehen: Sie verwenden den Journaleintrag in einem Scheckformular, um den Artikel in der ersten Zeile des Scheckformulars als positiven Betrag mit dem Namen des Kundenjobs in der Spalte Kunde / Job zu „kaufen“, und setzen dann denselben Artikel in eine zweite Zeile mit einem negativen und KEINEM JOB. Die Transaktion sollte zu einer Netto-Null-Transaktion führen, während die Kosten des Artikels in der ersten Zeile auf den Job „gedrückt“ werden.

Ich empfehle jedem, der sich nicht sicher ist, Hilfe von einem erfahrenen Pro-Advisor (wie mir!) einrichten ihres Inventarsystems in QuickBooks von Anfang an.

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