Wenn Sie nach einer Karriere suchen, die die Fähigkeit erfordert, die Logistik von Dutzenden von Konferenzen und Großveranstaltungen im Laufe des Jahres zu jonglieren, dann ist die Meeting-Branche möglicherweise das Richtige für Sie. Aber Sie müssen über den Glamour dessen hinausschauen, was Sie für die Erfahrung des Gastes halten. Du bist da, um an der Veranstaltung zu arbeiten, nicht daran teilzunehmen. Und Ihre Arbeit hat oft Monate, wenn nicht Jahre vor dem Ereignis selbst begonnen; und wenn Sie Ihre Arbeit richtig machen, wird Ihre Arbeit noch lange nach der Veranstaltung fortgesetzt, einschließlich Bewertungen und der Verwendung dieser Erfahrung als Grundlage für das nächste Programm.

Was ist ein Meeting- oder Eventplaner? Ein Tagungsplaner ist die Person, die alle Personen zusammenbringt, die an der Erstellung eines Meetings, Incentives, einer Tagung oder eines besonderen Ereignisses beteiligt sind. Er oder sie ist jemand, der die Absicht des Ereignisses oder seine Geschäftsgründe versteht. Es erfordert die Zusammenarbeit mit einer Vielzahl von Personen innerhalb der Hosting-Organisation sowie mit den erforderlichen externen Ressourcen wie Veranstaltungsorten, Transportunternehmen, Caterern, Vermietern, Floristen und anderen.

Der Besprechungsplaner oder Veranstaltungsplaner muss die gesamte Logistik im Auge behalten, Problemsituationen beheben und alle Beteiligten über ihre Rollen und Verantwortlichkeiten auf dem Laufenden halten. Um ehrlich zu sein, ist es eine viel größere Aufgabe als diejenigen, die denken, dass es sich um eine einfache Partyplanung oder die Koordination einer Reihe von Einladungen handelt.

Tagungs- und Kongressplaner

Diejenigen, die an Tagungen und besonderen Veranstaltungen teilnehmen möchten, werden nach Angaben des US-Arbeitsministeriums als Tagungs- und Kongressplaner eingestuft. Sie bringen Menschen zu einem gemeinsamen Zweck zusammen und sorgen dafür, dass das Ziel nahtlos erreicht wird.

Ein Tagungsplaner koordiniert jedes Detail von den Rednern und dem Tagungsort bis hin zur Organisation von Drucksachen und audiovisuellen Geräten. Tagungs- und Kongressplaner arbeiten für gemeinnützige Organisationen, Berufs- und ähnliche Verbände, Hotels, Unternehmen und Regierungen. Einige Organisationen verfügen über interne Besprechungsplaner, andere beauftragen unabhängige Besprechungs- und Kongressplanungsfirmen mit der Organisation ihrer Veranstaltungen.

Diese Arbeit kann für Besprechungsplaner lange Tage und ungewöhnliche Stunden bedeuten. Ein 8 Uhr Morgens Seminar, zum Beispiel, erfordert oft Setup in der Nacht vor oder früh am Morgen. Tagungs- und Veranstaltungsplaner kommen in der Regel mindestens 90 Minuten vor einer Veranstaltung an, damit sie sicherstellen können, dass die Logistik für diesen Morgen vollständig vorbereitet ist, bevor die Redner eintreffen, und definitiv bevor die Gäste ankommen.

Es geht oft darum, am Vortag, manchmal sogar eine Woche zuvor, teilzunehmen oder eine Umgebung für einen Spaziergang durch Präsentationen zu schaffen. Und das berücksichtigt nicht einmal die Zeit, die benötigt wird, um sich mit dem Kongresspersonal zu treffen, um den Lebenslauf der Veranstaltung (Programm) zu überprüfen – versuchen Sie, Zeiten zu finden, in denen Ihre Kontakte möglicherweise nicht bereits mit anderen Kundenveranstaltungen und -programmen beschäftigt sind.

Tagungsplaner Jobs

Tagungsplaner organisieren Veranstaltungen in einer Vielzahl von Tagungsformaten, darunter Seminare, Konferenzen, Messen, Executive Retreats, Incentive-Programme, Golfveranstaltungen, Kongresse und andere Programme.

Tagungsplaner müssen mit den Standards, Konzepten, Praktiken und Verfahren in der Veranstaltungsbranche und im Veranstaltungsberuf vertraut sein. Salary.com zeigt an, dass es in der Regel mindestens 2-4 Jahre Erfahrung in diesem Bereich erfordert, und sie werden sich auf diese Erfahrung verlassen, um gute Entscheidungen zu treffen. Tagungsplaner arbeiten unter der allgemeinen Aufsicht eines Tagungs-Managers (der in der Regel 5-7 Jahre oder mehr Erfahrung hat). Tagungsplaner haben in der Regel einen Bachelor-Abschluss oder einen Associate-Abschluss.

Tagungsplaner verdienen in der Regel ein Durchschnittsgehalt von 55.500 (mit einer Spanne von 40.600 bis 73.400 US–Dollar) Salary.com (stand Januar 2012).

Was braucht es, um ein erfolgreicher Meeting-Planer im Job zu sein?

Tagungsplaner müssen über folgende Fähigkeiten verfügen:

• Mündliche und schriftliche Kommunikation
• Organisation und Zeitmanagement
• Projektmanagement und Multitasking
• Selbststarter und Teamplayer
• Microsoft Office-Anwendungen verstehen
• Detail- und terminorientiert
• Ruhig und sympathisch unter Druck
• Verhandlung
• Budgetmanagement
• Personalmanagement
• Marketing und Öffentlichkeitsarbeit
• Zwischenmenschliche Fähigkeiten mit allen Managementebenen

Besprechungsplaner müssen folgende Kenntnisse entwickeln:

• Auswahl des Veranstaltungsortes
• Catering
• Produktion
• Unterhaltung
• Geschenke
• Transport
• Unterkunft
• Konferenzdienste

Es ist erwähnenswert, dass die meisten Meeting-Planer aus einer Vielzahl von Hintergründen kommen. Arbeitgeber bevorzugen in der Regel diejenigen, die einen Bachelor-Abschluss in Hospitality Management, Betriebswirtschaft, Marketing, Öffentlichkeitsarbeit oder Kommunikation haben. Viele erfolgreiche Planer beginnen jedoch in anderen Berufen oder treten in administrative Rollen ein, zu denen auch die Besprechungsplanung gehört.

Wenn Sie einen Vorteil gegenüber Ihrer Konkurrenz für die wenigen, aber begehrten Besprechungsplanungsjobs suchen, dann ist es wichtig, in diesem Beruf aktiv und sichtbar zu sein. Das bedeutet, sich unter anderem Organisationen wie MPI, SITE, ISES, ADME oder PCMA anzuschließen. Wenn Sie in diesem Beruf aktiv sind, haben Sie die Einblicke anderer Kollegen und erhöhen Ihre Chancen, bei anderen sichtbar zu sein, die Sie letztendlich als Mitarbeiter oder externen Berater einstellen. Sie sollten auch eine professionelle Zertifizierung wie CMP, CMM, CSEP, CPCE oder DMCP in Betracht ziehen.