Zuweisen interner Team- und Kundenprojektrollen

Große Projekte können komplex sein. Aufgaben überschneiden sich oft, hängen von anderen zu erledigenden Aufgaben ab oder sind so umfangreich, dass mehrere Teammitglieder beteiligt sind. Wenn Sie keine Erwartungen daran stellen, wer was wann macht, kann die Personalausstattung schnell verwirrend werden.

Stellen Sie sicher, dass Sie bestimmte Projektrollen und Aufgabenverantwortlichkeiten zuweisen und gleichzeitig den Kommunikationsfluss aufrechterhalten. Verwenden Sie diese Zeiger, um die Zuweisung von Projektrollen zu vereinfachen:

• Verwenden Sie ein RACI-Diagramm (Responsible, Accountable, Consulted, Informed), um Rollen abteilungs- und prozessübergreifend zu klären.
• Wählen Sie für jedes Meeting zwei Notiznehmer aus, um sicherzustellen, dass wichtige Informationen erfasst und geteilt werden.
• Probieren Sie ein webbasiertes Tool aus, um eine gute Kommunikation zu fördern und den Wissensaustausch zwischen Ihrem Kunden und dem internen Team zu fördern.

Sprechen Sie über den Prozess und wie Sie arbeiten

Jedes Projekt ist in gewisser Weise einzigartig. Sicher, es kann gemeinsame Ansätze oder Ergebnisse in allen Projekten geben, aber die Diskussion darüber, wie Sie sie in jedem Projekt verwenden, ist entscheidend für den Erfolg. Befolgen Sie die in Kapitel 3 beschriebenen Tipps, und Sie beginnen mit der Festlegung von Erwartungen an den Prozess, die Überprüfungen der Ergebnisse, die Stakeholder und Ihren Zeitplan — alles auf einen Schlag.

Statusmeetings durchführen

Es gibt keine bessere Möglichkeit, Erwartungen festzulegen und zu verwalten, als einfach mit Ihrem Team und Ihren Kunden einzuchecken. Egal, ob Sie alleine oder in einem 20-köpfigen Team, in einem Büro oder aus der Ferne arbeiten, das Teilen von Fortschritten ist eines der besten Dinge, die Sie tun können, um die Kommunikation im Fluss zu halten.

Interne Teamstatusbesprechungen

Im Allgemeinen ist eine 15-minütige persönliche Überprüfung (oder ein Video-Chat) der Aufgaben des Tages eine gute Möglichkeit, Ihr Team zu treffen. Seien Sie flexibel mit Ihrem Team, wenn es darum geht, den besten Ansatz für die Durchführung Ihres Statusanrufs zu ermitteln.

Sobald Sie anfangen, wechseln Sie sich einfach ab und geben Sie allen die Möglichkeit, darüber zu sprechen, woran sie an diesem Tag arbeiten. Ein schneller Check-in zwingt alle, die Projektprioritäten vor dem Meeting zu organisieren. Dieses kleine bisschen Verantwortung macht einen großen Unterschied.

Bevor Sie einpacken, fragen Sie etwas wie: „Braucht jemand Hilfe? Und hat jemand Zeit, bei Bedarf bei anderen Aufgaben zu helfen?“ Eine einfache Frage wie diese kann Ihnen helfen, Vertrauen und Beziehung zu Ihrem Team aufzubauen — und natürlich hilft es Ihnen allen, effizienter mit Ihrer Arbeit umzugehen.

Wie Sie an Projektstatusmeetings herangehen, hängt von dem Projekt ab, an dem Sie arbeiten, von den Zeitplänen des Teams und vielleicht sogar von der Intensität der Arbeit.

Clientstatusaktualisierungen

Es empfiehlt sich, eine offene, konsistente Kommunikationslinie mit Ihren Kunden aufrechtzuerhalten. Stellen Sie sicher, dass Sie über alle Projektprobleme auf dem Laufenden bleiben, indem Sie einen wöchentlichen Statusbericht per E-Mail oder Telefonanruf bereitstellen und die Ausrichtung auf die Projektziele überprüfen.

Statusberichte helfen Ihnen und Ihren Kunden nicht nur, auf dem richtigen Weg zu bleiben, sie halten Sie auch realistisch und ehrlich über Ihre Arbeit, Prozesse, Budgets und andere Probleme. Wenn Sie sich Zeit nehmen, sich hinzusetzen und diese Punkte zu besprechen, zahlt sich dies in Bezug auf Ihre Kundenbeziehung aus und hilft Ihrem Team, das Projekt bis zum Abschluss zu sehen. Mit regelmäßigen Statusmeetings stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten die Erwartungen, die Sie zu Beginn des Projekts festgelegt haben, überprüfen und bestätigen.

Ein guter Statusbericht deckt:

• Was wurde letzte Woche getan
• Was wird diese Woche und nächste Woche getan
• Aktionselemente
• Aktualisierung des Zeitplans
• Aktualisierung des Budgets
• Potenzielle Projektrisiken

Vergessen Sie nicht um ein bisschen Spaß mit Ihren Statusmeetings zu haben. Nutzen Sie die Zeit, um sich mit Ihrem Team und Ihren Kunden über nicht arbeitsbezogene Themen auszutauschen.

Förderung einer guten Kundenkommunikation

Für Projektmanager kommt es immer darauf an, ein guter Kommunikator und Moderator zu sein. Wenn Sie Ihre Arbeit erledigt haben, lässt ein Kommunikationsplan Ihr Team wissen, dass Überkommunikation willkommen ist – Ihr Projekt wird sich offen anfühlen. Das Team wird immer wissen, was passiert, wird seine eigenen Erwartungen setzen und wird wahrscheinlich die Erwartungen an Zeitplan und Budget ohne Frage erfüllen.

Wenn die Erwartungen Ihrer Kunden skizziert und diskutiert werden, werden sie froh sein, dass sie Ihnen geholfen haben, sie zu erfüllen oder zu übertreffen, und sich beruhigt fühlen, weil sie höchstwahrscheinlich wissen, was sie vom Endprodukt erwarten können.