Kürzlich habe ich am jährlichen BBQ der Ottawa Real Estate Investors Organization (OREIO) teilgenommen.

Während ich dort war, sah ich einen meiner früheren Studenten (ich nenne ihn Joe), der einige Anlageimmobilien besitzt und auch eine Immobilienverwaltungsgesellschaft betreibt, die ungefähr 30 Einheiten für andere Investoren verwaltet.

Joe erzählte mir, dass er kürzlich die Gelegenheit hatte, auf einen Job für die Verwaltung eines großen Immobilienportfolios zu bieten.

Tatsächlich würde dieser Job seiner Immobilienverwaltungsgesellschaft über 100 Einheiten hinzufügen. Ich glaube, irgendwie kannte er die Person, die für die Vergabe des Auftrags verantwortlich war, und er konkurrierte gegen einige große Immobilienverwaltungsunternehmen in Ottawa.

Joe war jedoch etwas besorgt, dass er und sein Partner die Arbeitsbelastung nicht bewältigen könnten. Er bat mich um Rat und wollte wissen, was er tun sollte.

Normalerweise bin ich nicht jemand, der Menschen davon abhält, große Ziele zu erreichen. Aber nachdem ich ein paar Fragen gestellt hatte, stellte ich schnell fest, dass seine kleine Immobilienverwaltungsgesellschaft unter der neuen Arbeitsbelastung wahrscheinlich scheitern würde.

Ich habe ihm nicht genau gesagt, was er tun soll (das war seine Entscheidung), aber ich habe ihm gesagt, er solle vorsichtig sein, wenn er zu schnell expandiert. Zweimal habe ich gesehen, wie kleine Immobilienverwaltungsunternehmen explodierten und aus dem Geschäft gingen (aus vielen Gründen, aber hauptsächlich, weil sie zu schnell wuchsen).

Nach diesem Gespräch wurde mir klar, dass viele Investoren bei der Auswahl einer Immobilienverwaltungsgesellschaft möglicherweise nicht wissen, wonach sie suchen (oder was sie vermeiden sollten), daher habe ich eine Liste der 6 wichtigsten Gründe zusammengestellt, warum Verwaltungsgesellschaften scheitern.

Und wenn Sie ein Investor sind, der nebenbei auch Immobilienverwaltung für andere Investoren betreibt (oder darüber nachdenkt), achten Sie sehr genau auf diese Gründe. Die Zukunft Ihres Unternehmens steht auf dem Spiel!

1) Nicht genug Geld aufladen

Als Investor ist es Ihr Ziel, Ihr Einkommen so hoch wie möglich zu halten und gleichzeitig Ihre Ausgaben so niedrig wie möglich zu halten. Wenn es um die Verwaltung von Immobilien geht, suchen Investoren natürlich nach dem besten Angebot, was die niedrigstmöglichen Verwaltungsgebühren bedeutet.

Aber es gibt ein Problem mit niedrigen Verwaltungsgebühren. Es ist ein verstecktes Problem, das sich möglicherweise erst Monate oder Jahre später zeigt.

Folgendes passiert, wenn die Gebühren zu niedrig sind…

• Niedrige Verwaltungsgebühren = Niedriger Gewinn für die Hausverwaltungsgesellschaft
• Niedriger Gewinn = Nicht genug Geld, um Mitarbeiter einzustellen
• Nicht genug Geld / Personal = Wenige Mitarbeiter, die zu viele Immobilien verwalten

Nehmen wir an, ein Hausverwalter hat 20 Einheiten unter Verwaltung, bei einem Durchschnitt von $ 1000 pro Monat in Miete pro Einheit.

20 Einheiten x $ 1000 / Monat = $ 20.000 / Monat gesammelte Miete

Die meisten Immobilienverwaltungsgesellschaften berechnen einen Prozentsatz der gesammelten Mieten, der zwischen 4% und 10% oder mehr liegt. Wenn dieser Hausverwalter 6% berechnet, entspricht das…

$20,000/ mo x 6% = $ 1.200 / mo Verwaltungsgebühren

Und das setzt voraus, dass sie 100% der Miete für jeden Monat sammeln.

Während 6% für einige Investoren viel erscheinen mögen, reicht es mit nur 20 Einheiten nicht aus, ein profitables Immobilienverwaltungsgeschäft mit Mitarbeitern zu betreiben. Der einzige Weg, wie es funktionieren kann, ist, wenn alle Arbeiten vom Eigentümer oder seinen Familienmitgliedern erledigt werden und sie lediglich ihre eigenen Immobilieninvestitionseinnahmen ergänzen.

Jedes Unternehmen (einschließlich Immobilienverwalter) hat Gemeinkosten – die Kosten, die nur erforderlich sind, um im Geschäft zu sein. Mit einem Einkommen von 1.200 USD / Monat kann eine Immobilienverwaltungsgesellschaft auf keinen Fall Vollzeitmitarbeiter einstellen.

Auch wenn sich die Anzahl der Einheiten auf 40 Einheiten verdoppelte, was das potenzielle Managementgebühreneinkommen auf 2.400 US-Dollar verdoppelte, reicht es immer noch nicht aus, nach Zahlung der Gemeinkosten eine einzige Vollzeitperson einzustellen.

Wenn eine Immobilienverwaltungsgesellschaft versucht, Ihr Geschäft mit den niedrigsten Preisen zu verdienen, und nur eine Handvoll Einheiten verwaltet, seien Sie sehr vorsichtig und überlegen Sie, ein anderes Unternehmen zu finden, das mehr berechnet. Ich weiß, dass es für Investoren kontraintuitiv erscheint, aber Sie werden einen besseren Service haben und die Chancen stehen gut, dass das Geschäft länger besteht.

2) Nicht genug Personal

Stellen Sie sich das vor … eine kleine Immobilienverwaltungsgesellschaft (ein Ehepaar) hat viele Jahre hart daran gearbeitet, ihr Portfolio auf 50 Einheiten aufzubauen. Sie halten die Kosten niedrig, bieten Vermietern und Mietern einen persönlichen Service und bieten eine gute Finanzberichterstattung.

Das Wort ihres guten Dienstes beginnt sich unter den Anlegern zu verbreiten. Eines Tages erhalten sie einen Anruf von einem Investor mit einem großen Portfolio — über 50 Einheiten.

Durch Hinzufügen eines neuen Kunden kann diese kleine Immobilienverwaltungsgesellschaft die Anzahl der verwalteten Einheiten verdoppeln! Die Eigentümer freuen sich und nutzen die Gelegenheit, neue Geschäfte zu tätigen.

Es scheint, dass dieser Immobilienverwalter seinen Umsatz mit einem Kunden verdoppelt hat. Und zuerst passiert genau das.

Aber nach kurzer Zeit zeigt sich, dass sich auch ihre Arbeitsbelastung verdoppelt hat. Tatsächlich hat es sich mehr als verdoppelt, da es mehr Arbeit erfordert, einen neuen Kunden mit neuen Immobilien und Mietern zu gewinnen.

Infolgedessen ist die Managementqualität für alle anderen Einheiten schlechter. Mieteranfragen werden nicht rechtzeitig bearbeitet, Vermieter werden nicht sofort zurückgerufen usw. Die Beschwerden nehmen zu, was den Stress für die Eigentümer dieses Unternehmens erhöht.

Jeder erfahrene Immobilienverwalter weiß, dass eine bestimmte Anzahl von Personen erforderlich ist, um eine bestimmte Anzahl von Immobilien effektiv zu verwalten. Wenn es nicht genug Leute gibt, leidet die Qualität des Managements.

Nehmen wir an, sie sammeln in diesem Beispiel durchschnittlich 1000 USD / Monat für 100 Einheiten und erheben eine Verwaltungsgebühr von 8%.

$ 1000 / Monat x 100 Einheiten = $ 100.000 / Monat gesammelte Mieten x 8% = $ 8000 / Monat mgmt-Gebühr

Das ist genug, um eine Vollzeitperson einzustellen und den Eigentümern dennoch ein gewisses Einkommen zu verschaffen. Großartig! Problem gelöst … irgendwie. Obwohl ein neuer Mitarbeiter eingestellt wurde, reicht er möglicherweise immer noch nicht aus, um die Arbeitsbelastung zu bewältigen.

Denken Sie daran… die Arbeitsbelastung hat sich mindestens verdoppelt, aber das Personal ist nur um 50% gestiegen. Das bedeutet, dass die Eigentümer immer noch eine größere Arbeitsbelastung haben als zuvor, was dazu führen kann, dass die Managementqualität leidet.

3) Zu viele verteilte Einheiten

Wenn Sie Eigenschaften verwalten würden, welche hätten Sie lieber?

• 100 einfamilienhäuser oder
• Ein Mehrfamilienhaus mit 100 Einheiten

Für die meisten Anleger ist die Antwort einfach – je nachdem, was den größten Gewinn bringt und ihre Anlageziele erreicht.

Für einen Immobilienverwalter übersteigt der Arbeitsaufwand für die Verwaltung von 100 Einfamilienhäusern JEDOCH bei WEITEM den Aufwand für die Verwaltung eines einzelnen Gebäudes mit 100 Einheiten.

Warum ist das so? Stellen Sie sich vor, Sie fahren zu 100 Häusern, die sich an verschiedenen Orten in einer Stadt befinden, zum Beispiel:

• Mieteinzug
• Mieterstreitigkeiten
• regelmäßige Wartung
• Inspektionen (z. B. Brandmelder)
• Notfallreparaturen (z. B. Wasserlecks)
• und mehr

Stellen Sie nun fest, dass mit dem Fahren zu einem einzigen Gebäude mit mehreren Einheiten, und einfach die Treppe oder den Aufzug nehmen, um alle die gleichen Aufgaben zu erledigen.

Es ist leicht zu erkennen, dass die Arbeitsbelastung einer kleinen Immobilienverwaltungsgesellschaft, die sich auf Einzelhäuser oder kleinere Immobilien mit mehreren Einheiten konzentriert, viel höher ist. Infolgedessen können sie nicht die gleiche Servicequalität bieten wie jemand, der einfach in ein einzelnes großes Gebäude mit mehreren Einheiten gehen kann, um alles abzuwickeln.

4) Keine wiederholbaren Systeme vorhanden

Wenn jemand eine neue Immobilienverwaltungsgesellschaft gründet, fängt er meistens bei Null an. Das bedeutet, dass sie zwar Erfahrung in der Verwaltung von Immobilien in ihrem eigenen Portfolio haben, aber möglicherweise wenig bis gar keine Erfahrung in der Führung eines Immobilienverwaltungsgeschäfts haben.

Was ist der Unterschied? Alle Unternehmen müssen sich mit mehreren Fachgebieten befassen, um erfolgreich zu sein, und Immobilienverwaltungsunternehmen sind nicht anders. Sie benötigen Prozesse für…

• Marketing – Werbung Wohnungen zu vermieten, Werbung für neue Investoren Kunden
• Verkauf – Anzeigen und Vermietung von Wohnungen an neue Mieter, Treffen mit Investoren Kunden und Anmeldung für den Service
• Operationen – Umgang mit Mieteranfragen, Räumungen, Wartung und Reparaturen
• Buchhaltung – Forderungen (Geld von Mietern und Investoren Kunden geschuldet), Verbindlichkeiten (Geld geschuldet, um das Unternehmen zu führen)
• Informationssysteme – die gesamte Technologie erforderlich, um führen Sie die geschäft, einschließlich Telefone, Voicemail, Handy-Service, Website, etc.
• und mehr

All dies braucht Zeit, um für jedes Unternehmen, das gerade erst anfängt, zu lernen und aufzubauen. Wo jedoch viele Immobilienverwaltungsunternehmen scheitern, ist, wenn es darum geht, diese Systeme wiederholbar zu machen.

Angenommen, der Eigentümer stellt einen Mitarbeiter ein, der bei der Verwaltung von Immobilien hilft. Diese neuen Mitarbeiter bleiben viele Jahre bei ihnen und lernen alles, was es über die Hausverwaltung zu wissen gibt. Sie wissen, wie man Wohnungen annonciert, mit Mietern umgeht, Auftragnehmer für Reparaturen einstellt und vieles mehr.

Eines Tages bekommt dieser Mitarbeiter ein weiteres Stellenangebot und beschließt zu gehen. Und sie nehmen all ihr Wissen mit, ohne etwas zu hinterlassen, das dokumentiert und wiederholbar ist.

Plötzlich ist der Besitzer gezwungen, alles zu tun, was der Mitarbeiter früher getan hat. Das Problem ist jedoch, dass sie nicht wissen, wie sie sich auf einer Website anmelden sollen, um eine Anzeige zu schalten, sie wissen nicht, welche Auftragnehmer am besten eingestellt werden können und so weiter.

Ihr Geschäft befindet sich im Chaos, weil niemand im Unternehmen einen der wiederholbaren Prozesse in ihrem Geschäft dokumentiert hat.

5) Kein engagierter Leasingagent

Leasing (der Prozess der Platzierung eines neuen Mieters in einer Einheit) ist eigentlich ein sehr gutes Profitcenter für Immobilienverwalter. Sie berechnen oft eine $ 300- $ 500 Pauschalgebühr, 50% -100% der 1. Monatsmiete oder mehr.

Wenn die Gebühr beispielsweise 100% der 1. Monatsmiete beträgt, entspricht dies einer Gebühr von 8,3% der gesamten für 1 Jahr eingezogenen Miete … und wird im Voraus bezahlt.

Auf den ersten Blick scheint es kein großes Problem zu sein, keinen engagierten Leasingagenten zu haben. Oft übernimmt der Eigentümer der Hausverwaltungsgesellschaft das gesamte Leasing selbst.

Aber das Problem ist, wenn sie zu beschäftigt, zu krank oder einfach nicht verfügbar sind, gibt es niemanden, der Wohnungen zeigen und vermieten kann. Dies führt zu geringeren Einnahmen für den Eigentümer sowie den Hausverwalter.

Manchmal wächst ein Immobilienverwalter bis zu dem Punkt, an dem er einen Vollzeit-Leasingagenten einstellen kann. Die Probleme bestehen jedoch bis zu einem gewissen Grad noch.

Denken Sie daran, dass die meisten Wohnungsvorführungen und -vermietungen abends und am Wochenende stattfinden. Der Leasingagent muss also sehr flexible Arbeitszeiten haben und bereit sein zu arbeiten, wenn die meisten anderen dies nicht tun.

Da nur eine Person mit Leasing befasst ist, gibt es einen einzigen Fehlerpunkt. Wenn sie krank oder nicht verfügbar sind, gibt es niemanden, der den Job erledigt, oder der Besitzer steckt fest.

Das Ergebnis all dessen ist entweder:

• Entgangener Umsatz (weil niemand für eine Show zur Verfügung steht)
• Überarbeitetes Personal oder Eigentümer (was zu Fehlern, verpassten Aufgaben usw. führt.)

6) Kein dedizierter Buchhalter

Das ist riesig!

So viele Hausverwalter (und Unternehmer im Allgemeinen) versuchen, ihre eigene Buchhaltung zu machen. Aber das Problem ist, dass sie nicht in Buchhaltung geschult sind.

Das Endergebnis für Investoren ist…

• Fehlendes Einkommen
• Ungenaue Ausgaben
• Falsche Verfolgung der Mieten des letzten Monats
• und vieles mehr

Wenn der Hausverwalter keine genauen Finanzberichte für sein Geschäft hat, kann er sein eigenes Geschäft nicht korrekt verwalten. Am wichtigsten ist, dass sie Cashflow-Probleme nicht vorhersehen können, bevor sie auftreten.

Cashflow-Probleme sind die #1 Ursache für kleine Unternehmen scheitern, so dass mit einem engagierten Buchhalter (entweder auf Personal oder ausgelagert) ist entscheidend für den langfristigen Erfolg.

Ohne einen kann ich fast garantieren, dass Investoren Geld verlieren und Immobilienverwaltungsgesellschaften irgendwann aus dem Geschäft gehen werden.

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Die Führung einer Immobilienverwaltungsgesellschaft kann komplex sein, genau wie die Führung eines Unternehmens. Und wie Sie sehen, gibt es eine Vielzahl von Gründen, warum kleine Immobilienverwaltungsunternehmen scheitern können.

Wenn Sie ein Investor sind und nach einem Immobilienverwalter suchen, um Ihre Investitionen zu verwalten, denken Sie bei der Auswahl eines Unternehmens an diese Dinge. Wenn ich mich entscheiden müsste, auf welche ich mich konzentrieren möchte, würde ich empfehlen, sicherzustellen, dass sie genug Geld verlangen und nicht versuchen, zu schnell zu wachsen. Beides kann jedes Unternehmen schnell umbringen.

Und wenn Sie ein Immobilienverwalter oder ein Investor sind, der ein eigenes Unternehmen gründen möchte, lesen Sie diesen Artikel viele Male. Dann schauen Sie sich Ihr Unternehmen genau an, um festzustellen, ob Sie in einem dieser Bereiche gefährdet sind. Die Chancen stehen gut, dass das Letzte, was Sie wollen, ist, dass Ihr Unternehmen scheitert und Ihre Kunden Geld verlieren. Gehen Sie proaktiv vor und Sie verbessern Ihre Erfolgschancen langfristig.