Für jedes moderne Unternehmen ist die Kreditorenbuchhaltung eine der wichtigsten Aufgaben. Schließlich muss jedes Unternehmen zahlen, was es schuldet – Sie können es sich nicht leisten, dies falsch zu verstehen.

Die zeitnahe und genaue Verwaltung von Rechnungen ist der Schlüssel zur Aufrechterhaltung guter Beziehungen zu Lieferanten. Ein gutes Kreditorenbuchhaltungssystem stellt auch sicher, dass Sie nicht zu lange Verbindlichkeiten in Ihren Büchern haben, wodurch das Risiko für das Geschäftsvertrauen vermieden wird.

Wenn Sie sich gestresst fühlen, machen Sie sich keine Sorgen – wir sind hier, um Ihnen zu helfen!

In diesem Beitrag werfen wir einen Blick auf die Grundlagen der Kreditorenbuchhaltung sowie auf einige wichtige Tools und Techniken.

Aber lassen Sie uns zuerst mit den Grundlagen beginnen – was ist Kreditorenbuchhaltung genau?

Was ist Kreditorenbuchhaltung?

Einfach ausgedrückt besteht die Kreditorenbuchhaltung aus allem, was Ihr Unternehmen den Gläubigern schuldet. Dies kann das gesamte Spektrum der Schulden abdecken, von der monatlichen Abrechnung von Freiberuflern bis hin zur Abrechnung von Autoleasingagenturen für Ihre Arbeitsflotte.

In der Regel bezieht sich die Kreditorenbuchhaltung auf kurzfristige Schulden, d. H. Dinge, die Sie innerhalb des Jahres abzahlen möchten – idealerweise gut innerhalb des Jahres.

Langfristige Schulden – wie Hypotheken und andere Kredite, deren Tilgung länger als zwölf Monate dauert – werden in der Regel als separate Verbindlichkeiten aufgeführt und nicht in der Kreditorenbuchhaltung enthalten.

Kreditorenbuchhaltung ist eine Verbindlichkeit für Unternehmen. Dies macht es sehr wichtig, effektiv und verantwortungsvoll zu verwalten, da dies dazu beiträgt, das Vertrauen in Ihre Fähigkeit, Ihre Schulden zu bezahlen, aufrechtzuerhalten. Plus, es ist eine respektvolle Sache für Ihre Gläubiger zu tun.

Nehmen wir uns eine Sekunde Zeit, um einen wichtigen Unterschied zu behandeln: Kreditorenbuchhaltung vs. Debitorenbuchhaltung.

Kreditorenbuchhaltung vs. Debitorenbuchhaltung

Es ist hilfreich, Kreditorenbuchhaltung und Debitorenbuchhaltung als zwei Seiten derselben Medaille zu betrachten.

Kreditorenbuchhaltung bezieht sich auf die Verarbeitung von Zahlungen, die Ihr Unternehmen Schuldnern schuldet.

Forderungen beziehen sich jedoch auf das genaue Gegenteil – Geld, das Schuldner Ihrem Unternehmen schulden, d. H. Personen, die Ihre Waren oder Dienstleistungen noch nicht bezahlt haben.

Bisher bei uns? Hervorragend.

Jetzt haben wir die Definition Zeug aus dem Weg, lassen Sie uns knacken in einige der entscheidenden Überlegungen bei der Verwaltung von Kreditoren.

Verwaltung des Kreditorenbuchhaltungsprozesses

In der modernen Welt müssen Unternehmen ständig viele Gläubiger bezahlen.

Dazu gehören Softwareanbieter, professionelle Dienstleistungen wie Buchhalter oder Personalberater sowie alle Freiberufler, die Sie möglicherweise in den Büchern haben.

Die Anzahl der Personen, die sich auf die schnelle und genaue Zahlung von Rechnungen verlassen, macht die Kreditorenbuchhaltung zu einer anspruchsvollen Aufgabe. Wenn Sie kein System zur Verwaltung dieser Zahlungen haben, bitten Sie um Probleme.

Das Wichtigste: Genauigkeit

Wenn es um die Kreditorenbuchhaltung geht, ist es am wichtigsten, nur legitime und genaue Unternehmensrechnungen zu bezahlen.

Das mag offensichtlich klingen, ist aber entscheidend. Bevor Sie die Rechnung eines Lieferanten zur Zahlung verarbeiten, sollten Sie Folgendes überprüfen:

• Spiegelt die Rechnung genau das wider, was das Unternehmen bestellt hat?
• Hat das Unternehmen die in Rechnung gestellten Waren oder Dienstleistungen tatsächlich erhalten?
• Sind die Stückkosten und Berechnungen korrekt? Was ist mit Steuern?

Wenn Sie diese Details richtig angeben, können Sie die Genauigkeit und Integrität Ihres Kreditorenbuchhaltungsprozesses sicherstellen.

Lassen Sie uns dies in einige wichtige Schritte unterteilen.

Wichtige Schritte im AP-Prozessablauf

Für die meisten Unternehmen läuft der Kreditorenbuchhaltungsprozess auf drei wichtige Schritte hinaus:

1. Abschluss einer Bestellung: Hierbei werden die zu kaufenden Artikel oder Dienstleistungen sowie der Preis festgelegt. Eine Bestellung listet auch alle Bedingungen für die Transaktion und die Fristen für die Lieferung auf.
2. Verarbeitung eines Empfangsberichts: Hier erfasst der Lieferant die erbrachten Waren oder Dienstleistungen und listet die dem Lieferanten geschuldete Zahlung auf. Der Empfang von Berichten listet viele wichtige Details auf, daher ist es wichtig, sich die Zeit zu nehmen, sie durchzugehen.
3. Empfang und Verarbeitung der Lieferantenrechnung: Sobald eine Rechnung eingegangen ist, verarbeitet das Unternehmen sie zur Zahlung. Wie oben erwähnt, beinhaltet dies die Überprüfung aller Details, um sicherzustellen, dass sie mit den tatsächlich erhaltenen Waren oder Dienstleistungen übereinstimmen.

Einfach, oder? Nun, nicht unbedingt.

Leider ist die Kreditorenbuchhaltung einer der Bereiche, die am anfälligsten für Geschäftsbetrug sind. Die schiere Menge an Geld, die ein Unternehmen durch Kreditorenbuchhaltung verlässt, macht es für Betrüger zu einem attraktiven Prozess.

Und dann gibt es immer das Risiko von einfachen Fehlern auf dem Weg. Selbst wenn es alle Beteiligten gut meinen, können sich kleine Fehler einschleichen und auf der ganzen Linie teuer werden.

Aus diesem Grund ist es wichtig, die Verantwortung für die einzelnen Schritte aufzuteilen. Wenn sich mehrere Personen für Rechnungen anmelden, ist es viel schwieriger, das System zu spielen.

(Lesen Sie unbedingt unseren Beitrag zu den vier größten Betrugsrisiken, mit denen Finanzteams konfrontiert sind, und was Sie tun können, um sich vor ihnen zu schützen.)

Ein weiterer wichtiger Schritt in Ihrem AP-Prozessablauf? Verwendung eines zentralen Zahlungssystems.

Zentralisieren Sie Ihre Rechnungszahlungen

Bei der Verarbeitung von Lieferantenrechnungen ist es wichtig, Zahlungen zu zentralisieren. Wenn alle Unternehmenszahlungen von einem einzigen Konto stammen, ist es viel einfacher, einen klaren Überblick über das Geld zu erhalten, das vor der Tür steht.

Eine Sache, die Sie wirklich vermeiden möchten, ist die Zahlung von Rechnungen auf Ad-hoc-Basis oder mit mehreren Konten oder Kreditkarten.

Wenn Sie Ihre Rechnungszahlungen aufteilen, ist es nicht nur schwieriger, die monatlichen Zahlungen Ihres Unternehmens in den Griff zu bekommen, sondern Sie sind auch dem Betrugsrisiko ausgesetzt.

In der Tat ist die beste Situation, alle Unternehmensausgaben von einem Ort aus abzuwickeln. Das bedeutet Bürokosten, Reisekosten und eine Vielzahl anderer Zahlungen, die Unternehmen im Tagesgeschäft tätigen.

Aber dazu in Kürze mehr. Schauen wir uns zunächst genauer an, wie Sie fällige Zahlungen verfolgen können.

Verfolgen Sie jede fällige Zahlung klar

Für die Zwecke des Cashflows, der Budgetierung und der Entscheidungsfindung ist es wichtig, genau zu wissen, was Sie schulden, wem Sie schulden und wann die Zahlung fällig ist.

Um dies zu erreichen, müssen Sie sicherstellen, dass jede fällige Zahlung in Ihrer Buchhaltungs- oder Spesenverwaltungssoftware klar verfolgt wird.

Bei vielen regelmäßigen, wiederkehrenden Zahlungen (z. B. Obstlieferungen für die Büroküche oder Website-Hosting-Gebühren) ist das Einrichten einer wiederkehrenden Zahlung möglicherweise bequemer.

Wiederkehrende Zahlungen können den Stress und die Ablenkung bei der Verwaltung sich wiederholender Zahlungen beseitigen. Sie sollten dies jedoch mit der Notwendigkeit einer Transparenz Ihrer Zahlungen in Einklang bringen – Sie möchten nicht riskieren, für Dinge zu bezahlen, die Sie nicht mehr benötigen.

Genau wissen, wer Zahlungen autorisiert

Viele Fehler treten auf, weil die Leute sich eines kritischen Details nicht sicher sind – wer genau unterschreibt die Zahlung von Lieferantenrechnungen?

Für jede eingehende Kundenrechnung müssen Sie wissen, wer für die Autorisierung der Zahlung verantwortlich ist.

Ist es der zuständige Manager? Ist es der CFO? Heck, ist es der CEO?

Die Antwort auf diese Frage hängt von der Unternehmensstruktur und dem Grad der Autonomie bei der Verwaltung von Zahlungen ab.

Bei Unregelmäßigkeiten bei den Ausgaben ist es entscheidend, genau zu wissen, wer eine bestimmte Zahlung abgemeldet hat, um den Dingen auf den Grund zu gehen.

Nicht nur das, sondern eine klare Verantwortung reduziert auch das Risiko, dass Rechnungen zwischen die Ritzen fallen und unbezahlt bleiben.

Kreditorenbuchhaltungstipps aus dem Internet

Es gibt viele hervorragende Ratschläge, um Ihren AP-Prozess zu verbessern. Hier sind einige unserer Lieblingsstrategien.

MineralTree – Rechnungen in kleinen Dosen erfassen

MineralTree sind AP- und Zahlungsautomatisierungsexperten. Und gerade für Rechnungen empfehlen sie, die Losgrößen überschaubar zu halten.

„Je mehr Zeit Sie mit der manuellen Dateneingabe verbringen, desto fehleranfälliger werden Sie im Laufe der Zeit. Wenn Lieferantenrechnungen einsickern, ist es verlockend, den Prozess der Erfassung auf einen zukünftigen Zeitpunkt zu verschieben, an dem Sie sie alle auf einen Schlag ausschalten können.

„Wenn Sie Ihre Rechnungen in kleineren Dosen oder sogar einzeln erfassen, werden Fehler und die Zeit, die Sie mit der Korrektur von Fehlern verbringen, begrenzt.“

Aus diesem Grund befürworten wir, dass einzelne Teammitglieder Rechnungsdaten eingeben können, sobald sie sie erhalten. So muss niemand durch einen Berg von Rechnungen waten.

Doeap – Rechnungen in größeren Chargen bezahlen

Dies mag dem obigen Rat widersprechen, aber wir sprechen tatsächlich von zwei verschiedenen Teilen des Prozesses. Melden Sie Rechnungen in Ihrem AP oder Spend-Management-System in kleinen Dosen, ja. Aber das bedeutet nicht, dass Sie jeden sofort bezahlen müssen.

„Wenn Sie derzeit fünfmal pro Woche Einkaufsrechnungen bezahlen, verwenden Sie die Arbeitszeit – fünfmal pro Woche –, um sich in die Software einzuloggen, die Zahlungsstapel zu bilden, Zahlungen zu prüfen, zu genehmigen und zu senden. Wenn Sie Zahlungen nur zweimal pro Woche senden, wird die Arbeitsbelastung sofort um 60% reduziert, aber Ihre Lieferanten werden immer noch pünktlich bezahlt und bemerken den Unterschied nie.

„Warum nicht gleich die Zahlungszeiten reduzieren?“

Sobald Rechnungen eingegeben und geprüft wurden, gibt es nicht viel Dateneingabe und daher nur wenige Fehler. Es macht also Sinn, dass Sie Zahlungen in größeren Chargen angehen können.

Invoicera – Aufgabenerinnerungen einrichten

Sie können nicht gegen die menschliche Natur kämpfen und erwarten, zu gewinnen. Es mag sich so anfühlen, als könnten Sie ohne Hilfe den Überblick über alle Rechnungen und Zahlungen behalten, aber irgendwann muss etwas passieren.

Außerdem haben Sie ein ganzes Team zum Nachdenken.

„Das Vergessen von Informationen und Aufgaben ist eine sehr häufige menschliche Tendenz. Durch das Einrichten von Erinnerungen kann man sich leicht um Rechnungen kümmern und Schritte zur Verbesserung des Kreditorenbuchhaltungsprozesses unternehmen.“

Etwas so Einfaches wie eine E-Mail- oder Slack-Erinnerung hilft Ihnen und Ihrem Team, die Nase vorn zu haben. Wir haben diese in Spendesk, und jedes Ausgabenmanagement-Tool, das Sie verwenden, sollte dies auch tun.

Due – Pflegen Sie gute Lieferantenbeziehungen

Wenn Sie immer wieder dieselben Lieferanten verwenden, müssen Sie sich darauf verlassen können, dass sie Ihre Interessen im Mittelpunkt haben. Daher müssen Sie ihre besten Interessen selbst priorisieren:

„Die Pflege von Beziehungen zu Ihren Lieferanten kann sich im Laufe der Zeit auch für Ihre Kreditorenbuchhaltung auszahlen. Wenn Sie beispielsweise als Stammkunde gute Beziehungen zu einem Anbieter haben, können Sie möglicherweise ermäßigte Dienstleistungen oder Produkte erhalten.

„Wenn Ihr Unternehmen stolz auf pünktliche Zahlungen ist, können Sie sich möglicherweise ermäßigte Zahlungsbedingungen sichern (z. B. 2% zehn Tage nach Rechnung).“

Es ist ziemlich einfach – du kratzst ihren Rücken, und sie werden deinen kratzen.

Verfolgen und verarbeiten Sie Rechnungen mit einem guten Ausgabenmanagement-Tool

Die richtige Kreditorenbuchhaltung kann zeitaufwändig sein. Immerhin gibt es eine Menge Details, die den Kopf drehen, um den Überblick zu behalten.

Leider helfen sich viele Unternehmen nicht selbst. Auch im Software-Zeitalter nutzen viele Unternehmen noch Ad-hoc-Prozesse. Einige Luddites da draußen verwenden sogar noch physische Rechnungsgenehmigungssysteme in Papierform.

Dies ist nicht nur zeitaufwändig und teuer, sondern birgt auch das Risiko von Benutzerfehlern. Angesichts des Risikos in der Kreditorenbuchhaltung ist es wichtig, dies vom ersten Schritt an richtig zu machen.

Die richtigen Tools können hier den Unterschied ausmachen und Ihnen helfen, Rechnungen klar und präzise und mit minimalem Stress zu verfolgen und zu verarbeiten.

Mit einer integrierten Ausgabenverwaltungsplattform können Sie jeden Schritt im Kreditorenbuchhaltungsprozess automatisieren, vom Rechnungseinzug bis zur Zahlungsabwicklung.

Mit dem Modul Lieferantenrechnungen von Spendesk behalten Sie beispielsweise den Überblick über Dutzende von Rechnungen, die Ihnen täglich zugestellt werden. Spendesk sortiert Rechnungen automatisch in Kategorien zur Genehmigung und sendet Erinnerungen, wenn Fälligkeitstermine näher rücken.

Wenn Sie sich auf eine dedizierte Software zur Verwaltung Ihrer Kreditorenbuchhaltung verlassen, werden Ihre Geschäftspartner zufrieden sein und Sie daran hindern, „dieser Kunde“ bei Lieferanten zu werden.

Fazit: Kreditorenbuchhaltung ist zu wichtig, um falsch zu liegen

Vertrauen Sie uns: Kreditorenbuchhaltung ist eine der wichtigsten Aufgaben, um richtig zu liegen.

Die Risiken sind einfach zu groß, um sie dem Zufall zu überlassen. Ein schlechter Kreditorenbuchhaltungsprozess kann nicht nur Ihre Beziehungen zu Lieferanten schädigen, sondern Sie auch dem Betrugsrisiko aussetzen.

Um einen nahtlosen und reaktionsschnellen Kreditorenbuchhaltungsprozess optimal zu gestalten, denken Sie über die Tipps in diesem Beitrag nach und überlegen Sie, wie Sie Ihre Systeme verbessern können.

Wenn Sie schon dabei sind, werfen Sie einen Blick auf die praktischen Kreditorenbuchhaltungsfunktionen von Spendesk. Sie sparen Ihnen und Ihrem Team viel Zeit und Stress.

Wenn Sie fertig sind, gehen Sie zu unserem Deep-Dive über Beschaffung vs. Einkauf und werfen Sie einen Blick auf sechs Finanzprozesse – einschließlich Kreditorenbuchhaltung -, die Sie automatisieren können, um Zeit zu sparen.