Die Gehaltsabrechnung ist eine der teuersten und wichtigsten Komponenten eines Unternehmens. Um ein erfolgreiches Lohnbudget zu erstellen, müssen Sie überlegen, was Sie von Ihrem Unternehmen in den nächsten 12 Monaten erwarten und wie.
Sie benötigen Zugriff auf Ihre Lohnkosten des vergangenen Jahres sowie auf Lohnnebenkosten wie Überstunden, Steuern und Sozialbeiträge. Wenn Sie jetzt lernen, wie Sie ein effektives Gehaltsbudget erstellen, vermeiden Sie es, sich zu fragen, wie und wo Ihr Geld später ausgegeben wurde. Lass uns über die Stufen gehen.
Profi-Tipp: Laden Sie unsere kostenlose Vorlage für das Lohnbudget herunter, um mit der Planung Ihrer Lohnkosten für 2022 zu beginnen.
Erstellen Sie eine Liste von Positionen
Beginnen Sie mit aktuellen Positionen, einschließlich Ihrer. Kategorisieren Sie sie nach Kritikalität sowie nach Abteilung. Betrachten Sie alle Personen, die Sie bezahlen:
- Sie selbst (wenn Sie auf der Gehaltsliste stehen)
- Verwaltungspersonal
- Verkaufsteam (muss möglicherweise Provisionen schätzen)
- Stundenmitarbeiter
- Mitarbeiter vor Ort
- Remote-Mitarbeiter
- Vertragsangestellte (markieren Sie sie, da Sie keine Steuern oder Leistungen zahlen und möglicherweise eine andere Bezahlung haben zeitplan)
- Zeitarbeitnehmer
Lohnkosten für jede Position auflisten
Ermitteln Sie als Nächstes die mit jeder Position verbundenen Ausgaben.
Wenn Sie eine Gehaltsabrechnungssoftware wie Gusto verwenden, können Sie möglicherweise historische Zahlen aus Berichten abrufen. Wenn nicht, überprüfen Sie die Zahlen des letzten Jahres und verwenden Sie eine Tabelle wie Excel oder Google Sheets, um die Ausgaben zu summieren. Schätzen Sie den Jahreslohn für jede Position unter Berücksichtigung von Erhöhungen und Boni. Wenn Sie eine neue Position erstellen, für die Sie keine Daten haben, erkundigen Sie sich bei Ihrer örtlichen Arbeitsagentur oder Websites wie Glassdoor nach Durchschnittsgehältern in Ihrer Nähe oder Gehältern Ihrer Konkurrenten.
Seien Sie bei der Schätzung vorsichtig und budgetieren Sie mehr als Sie denken, anstatt weniger. Wenn Sie Boni und Vergütungen berücksichtigen, brechen Sie diese Zahlen aus den regulären Löhnen heraus, damit Sie sie für jeden Mitarbeiter und als Ganzes sehen können.
Identifizieren Sie Ausgaben, die sich nicht auf eine bestimmte Position beziehen, mit einem allgemeinen Namen wie „Corporate“, der angibt, dass die Ausgaben dem gesamten Unternehmen zugute kommen.
Hilfe bei der Ermittlung und Schätzung von Ausgaben finden Sie in unserem Leitfaden zu Lohnkosten.
Budget für Stunden & Angestellte
Die Budgetierung für Angestellte ist ziemlich einfach — nehmen Sie einfach ihren Bruttolohn und teilen Sie ihn durch 12 Monate, wenn Sie ein monatliches Budget erstellen. Wenn Sie jedoch nach einem zweiwöchigen Zeitplan bezahlen, haben einige Monate drei Gehaltsschecks. Achten Sie darauf, wie oft Sie Ihre Mitarbeiter hier bezahlen.
Stundenarbeiter können komplexer werden. Sie müssen die pro Monat geleisteten Arbeitsstunden berücksichtigen, die möglicherweise nicht das ganze Jahr über konsistent sind. Achten Sie darauf, Hauptsaison und langsame Zeiten basierend auf Ihrem individuellen Geschäft zu berücksichtigen. Wenn Sie während der Hauptsaison Mitarbeiter hinzufügen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie diese auch als Leiharbeiter in Ihr Budget aufnehmen.
Vielleicht möchten Sie auch eine Studie durchführen, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Mitarbeiter am effektivsten planen. Wenn Ihr Restaurant beispielsweise donnerstagnachmittags immer langsam ist, können Sie die Anzahl der Mitarbeiter an diesem Tag reduzieren und sie für den Ansturm am Freitagabend einplanen, was zu einem niedrigeren Budgetbetrag für diesen Zeitraum führen würde.
Budget für Lohnsteuern
Alle Arbeitgeber müssen Lohnsteuern zahlen. Überprüfen Sie die aktuellen Steuertabellen, um sicherzustellen, dass Ihre Zahlen korrekt sind, aber dies sind die aktuellsten:
- Bundesarbeitslosigkeit: 6% auf die ersten 7.000 USD des Gehalts jedes Mitarbeiters
- Soziale Sicherheit: 6,2% des Gehalts jedes Mitarbeiters
- Medicare: 1,45% des Gehalts jedes Mitarbeiters
- Zusätzliche Medicare (für Mitarbeiter, die über $200,000): 0.9%
Ein Hinweis zur Einkommensteuer:
Da die Einkommenssteuern aus den Löhnen der Mitarbeiter stammen, werden Sie sie nicht in Ihrem Gehaltsbudget berücksichtigen. Es kann jedoch nützlich sein, diese Zahlen zu kennen, damit Sie jeden Monat Einbehalte planen können. Berechnen Sie sie anhand der durchschnittlichen Lohnbeträge. Wenn Sie historische Daten zum Arbeiten haben, ist dies ziemlich einfach. Verwenden Sie für neue Positionen historische Daten ähnlicher Positionen als Leitfaden.
Projekt Überstunden Kosten
Im Allgemeinen schätzen die meisten Unternehmen Überstunden auf insgesamt 10% bis 15% ihres jährlichen Lohnbudgets. Die Verwendung einer allgemeinen Schätzung ist jedoch keine effektive Möglichkeit, ein Überstundenbudget zu erstellen. Überlegen Sie lieber, welche Positionen am ehesten Überstunden anfallen und wann. Berechnen Sie dann die erwarteten Überstunden für diesen Monat und geben Sie sie in das Budget ein.
Betrachten Sie Folgendes:
- Verdienen einige Arbeitnehmer regelmäßig Überstunden, weil es für das Unternehmen besser ist, als zusätzliche Hilfe einzustellen?
- Sind bestimmte Wochentage oder Jahreszeiten immer besonders beschäftigt?
- Machen bestimmte Positionen mehr Überstunden als andere?
- Erwarten Sie ein Ereignis, das zu einem Anstieg führen wird, z. B. eine neue Produkteinführung, ein großes Software-Update oder ein besonderes Ereignis in Ihrem Geschäft?
Mitarbeiterboni schätzen
Wenn Sie Mitarbeiterboni zahlen, müssen Sie diese budgetieren. Wenn sie leistungsbasiert sind, sollten Sie sich die Statistiken des letzten Jahres als Richtlinie ansehen. Wenn sie ereignisorientiert sind, einen solchen Bonus für Dienstjahre, bestimmen Sie, welche Mitarbeiter den Bonus erhalten, und platzieren Sie ihn im entsprechenden Monat.
Achten Sie darauf, zu beachten, was der Bonus ist für; wenn Sie beispielsweise im November einen Leistungsbonus erwarten, der Mitarbeiter ihn jedoch nicht verdient, sollten Sie ihn nicht in seinen Gehaltsscheck aufnehmen.
Wenn Sie einen Jahresbonus auf der ganzen Linie zahlen, sollten Sie abschätzen, wie viel es sein wird, und jeden Monat etwas Geld beiseite legen. Dies kann ein Standardbetrag oder ein Prozentsatz des Unternehmensgewinns sein. Dies wäre ein guter Fall, in dem Sie die Kosten als „Firmenbonus“ kennzeichnen würden, anstatt sie an jede einzelne Position zu binden.
Projekt Employee Benefit Costs
Dies sind die regulären Kosten für die Aufrechterhaltung der Mitarbeiter. Dazu gehören Leistungen an Arbeitnehmer wie Beiträge zu Krankenversicherungsprämien und passende Fondsprogramme wie 401 (k). Erkundigen Sie sich bei Ihren Versicherungs- und / oder Altersvorsorgedienstleistern, um die genauesten Gebühren für das kommende Jahr zu erhalten. Vergessen Sie nicht, Verwaltungs- und andere Gebühren einzubeziehen.
Wenn Sie eine Gehaltsabrechnungssoftware wie Gusto verwenden, können Sie direkt über die Software Leistungen an Mitarbeiter für Ihr Team vermitteln. Auf diese Weise können Sie Pläne auswählen und Abzüge einrichten sowie die offene Registrierung Ihrer Mitarbeiter direkt über ein Mitarbeiter-Dashboard abschließen. Die Verwaltung aller Aspekte Ihrer Gehaltsabrechnung an einem Ort macht die Budgetierung zum Kinderspiel. Probieren Sie es 30 Tage lang kostenlos aus.
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Konto für neue oder offene Positionen
Wenn Sie neue Positionen in Betracht ziehen, geben Sie die projizierten Löhne in dem Monat an, in dem Sie sie hinzufügen möchten. Wenn Sie beispielsweise im Mai einen neuen Standort eröffnen, müssen Sie im Januar nicht alle Mitarbeiter für diesen Standort budgetieren. Achten Sie auch darauf, sie zu priorisieren. Auf diese Weise können Sie sehen, welche Einstellungen Sie zu einem späteren Zeitpunkt verschieben können, wenn Ihr Budget nicht alle gewünschten Einstellungen zulässt.
Freelancer / Contract / Temp Employees
Wenn Sie Vertragsmitarbeiter haben, auf die Sie angewiesen sind, oder wenn Sie in Zukunft Freelancer einstellen möchten, sollten Sie auch für sie budgetieren. Sie befinden sich jedoch häufig in einem anderen Teil des Budgets als die Gehaltsabrechnung.
Diese Mitarbeiter sind einfacher zu planen, da Sie nur berücksichtigen müssen, wie viel Sie pro Vertrag zahlen, zuzüglich etwaiger Verwaltungskosten bei der Anschaffung, wenn Sie einen Service nutzen. Wenn Sie planen, einen Zeitarbeitsservice zu nutzen, um zusätzliche Mitarbeiter für einen Teil des Jahres einzustellen, wenden Sie sich an die Agentur, um eine Schätzung der Verwaltungskosten zu erhalten, die für die Einstellung anfallen, und berücksichtigen Sie diese bei der Berechnung der Ausgaben für sie.
Summe jeder Ausgabenkategorie
Nachdem Sie alle Daten in die Tabelle oder das Programm eingegeben haben, können Sie Ihre Summen für jeden Monat und das gesamte Jahr anzeigen. Sie müssen in der Lage sein, die Gesamtsummen der Lohnkosten für jede Position und Kategorie anzuzeigen: Bruttolöhne, Steuern, Leistungen usw.
Sehen Sie sich die Summen für jeden Monat sowie die jährliche Summe an, um die Angemessenheit sicherzustellen.
Überprüfen Sie das Budget
Überprüfen Sie nun, ob die Zahlen angemessen sind. Erstellen Sie Diagramme oder Grafiken, um den Datenfluss besser zu verstehen. Pivot-Diagramme können Ihnen helfen, sich mit den Daten zu befassen, indem Sie sie schnell so reorganisieren, dass Ihre Fragen am besten beantwortet werden.
- Überprüfen Sie, ob die Informationen korrekt sind: Holen Sie sich einen zweiten Satz Augen, um sicherzustellen, dass die Zahlen korrekt eingegeben wurden und alle Tabellenkalkulationsformeln (falls vorhanden) korrekt sind. Führen Sie es auch an Abteilungsleitern vorbei, um „Sanity Checks“ durchzuführen, nur für den Fall, dass sie aktuellere Informationen haben.
- Vergleichen Sie es mit den projizierten und tatsächlichen Ausgaben des letzten Jahres: Wenn Sie letztes Jahr Probleme mit der Gehaltsabrechnung hatten, werden Sie ähnliche Probleme haben? Wenn Sie letztes Jahr einen Bereich (z. B. Überstunden) falsch berechnet haben, haben Sie ihn für dieses Jahr korrigiert?
- Vergleichen Sie es mit den prognostizierten Einnahmen: Erwarten Sie insbesondere bei der Einstellung neuer Mitarbeiter genügend Gewinn, um alle ihre Ausgaben zu decken? Wenn nicht, wie werden Sie dieses Budget oder andere Bereiche Ihres Budgets ändern, um dies auszugleichen?
Wenn Sie neu in der Lohn- und Gehaltsabrechnung sind, sollten Sie sich unseren Leitfaden zur Einhaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung ansehen, um sicherzustellen, dass Sie immer auf der richtigen Seite des Gesetzes bleiben.
Warum Sie ein Gehaltsabrechnungsbudget erstellen sollten
Nachdem wir nun die Schritte zur Erstellung eines effektiven Gehaltsabrechnungsbudgets überprüft haben, ist es wichtig, den Wert der Erstellung eines Gehaltsabrechnungsbudgets zu verstehen.
Das Erstellen eines Gehaltsabrechnungsbudgets hilft Ihnen zu verstehen, wie viel Prozent Ihres Budgets für die Gehaltsabrechnung verwendet werden sollten, und ermöglicht es Ihnen, das ganze Jahr über auf dem richtigen Weg zu bleiben.
Verstehen Sie, wie viel Ihres Budgets für die Gehaltsabrechnung verwendet werden sollte
Im Allgemeinen sollte die Gehaltsabrechnung laut dem Finanzberater The Bottom Line Group etwa 15% bis 30% des Bruttoumsatzes des Unternehmens ausmachen. Experten sagen jedoch, dass in bestimmten Branchen (z. B. Dienstleistungsunternehmen) die Lohnkosten bis zu 50% betragen können.
Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass mit dem Wachstum Ihres Unternehmens auch Ihre Lohnkosten steigen. Da Ihr Unternehmen mehr Anforderungen hat, sind zusätzliche Ressourcen erforderlich, um es zu unterstützen. Der Aufbau von Flexibilität innerhalb Ihres Budgets ermöglicht Änderungen in der Gehaltsabrechnung, wenn Ihr Unternehmen wächst und sich weiterentwickelt.
Bleiben Sie das ganze Jahr über auf dem Laufenden
Sobald Sie ein Budget haben, sollten Sie die tatsächlichen Ausgaben wie die Gehaltsabrechnung das ganze Jahr über verfolgen. Notieren Sie sie monatlich. Die Pflege guter Gehaltsabrechnungen hilft Ihnen bei der Pflege Ihrer Gehaltsabrechnung oder wenn Sie jemals eine Gehaltsabrechnung durchführen.
Es kann hilfreich sein, eine neue Tabelle für ein überarbeitetes Budget zu erstellen oder ein Budget für den Prognosevergleich im Laufe des Jahres zu verwenden. In diesem Szenario überschreiben die tatsächlichen Ausgaben die budgetierten Ausgaben der bereits verstrichenen Monate, und die Summen werden zu den Budgetnummern zukünftiger Monate addiert. Dies wird Ihnen helfen, auf dem Laufenden zu bleiben, wie gut Sie budgetiert haben und signalisieren, ob Sie einige Budgetmittel verschieben müssen, um den reibungslosen Geschäftsfluss zu gewährleisten.
Um ein solides Gehaltsabrechnungsbudget und -prozess zu erstellen, schauen Sie sich unsere kostenlosen Gehaltsabrechnungsvorlagen an.
Fazit
Ein genaues Gehaltsabrechnungsbudget kann Ihnen bei einer der größten und wichtigsten Ausgaben Ihres Unternehmens helfen — zahlenden Mitarbeitern. Achten Sie darauf, Löhne, Steuern, Leistungen und andere Ausgaben zu berücksichtigen. Teilen Sie es auch nach Monaten auf, um Änderungen der Arbeitszeiten, Bonusmonate und anderer saisonaler Ausgaben zu berücksichtigen. Mit einem richtigen Lohnbudget, das auf Genauigkeit überprüft wurde, können Sie effektiver planen und sicherstellen, dass das Jahr reibungslos verläuft.