Als Büroleiter müssen Sie sowohl Ihre eigene Arbeit als auch die Ausgabe des restlichen Büros im Auge behalten. Selbst für die erfahrensten Büroleiter kann dies eine große Herausforderung sein, insbesondere an stressigen Tagen, an denen Sie links und rechts Feuer zu löschen scheinen. Aber mit ein paar einfachen Techniken werden Sie feststellen, dass diese Tage immer seltener werden und Sie die Möglichkeit haben, zwischen den Aufgaben zu atmen. Verwenden Sie diese sieben Office-Management-Tipps, um den Überblick über alles zu behalten, was Sie tun müssen:

Organisieren Sie Ihren Arbeitsbereich

Bevor Sie etwas anderes im Büro organisieren, müssen Sie zuerst Ihren eigenen Raum organisieren. Es ist einfach, aber es ist mächtig, vor allem, wenn Sie alle Ihre Stifte und Büroklammern gerungen und Papiere auf einen ordentlichen Stapel oder zwei verbannt haben. Sie werden feststellen, dass Sie alles finden können, sei es eine Tabelle oder einen Hefter, viel einfacher, was die Zeit erhöht, die Sie haben, um die wichtigen Dinge zu erledigen. Dies gilt auch für Ihren Desktop — stellen Sie sicher, dass jeder Ihrer Ordner, Dokumente und Fotos ein klar definiertes Zuhause hat, um Verwirrung auf der ganzen Linie zu vermeiden.

Packe deinen Posteingang an

Das Aufräumen deiner E-Mails ist ein bisschen wie Brokkoli essen: Wenn du neu darin bist, wirst du es wahrscheinlich zuerst verabscheuen. Aber dann, eines Tages wird es ein wenig mehr Spaß, und es dauert nicht lange, finden Sie sich es sehnen. Gönnen Sie sich tagsüber etwas Zeit, um Ihren Posteingang für den Erfolg einzurichten. Verwenden Sie Etiketten, um Nachrichten einfach zu sortieren, sich von Massen-E-Mails abzumelden und alte E-Mails zu entfernen, die nur als Unordnung fungieren. Sobald Sie den Grundstein gelegt haben, ist es einfach, Ihren Posteingang blitzsauber und vor allem effizient zu halten. Sie werden nie wieder eine wichtige E-Mail verpassen.

Rethink reminders

Jeder in einer Büroumgebung benötigt ab und zu Erinnerungen, aber ab einem bestimmten Punkt hören sie auf, hilfreich zu sein. Eine von Udemy durchgeführte Umfrage ergab, dass fast 3 von 4 Mitarbeitern (70 Prozent) zugeben, dass sie sich während der Arbeit abgelenkt fühlen, wobei 16 Prozent angeben, dass sie fast immer abgelenkt sind.

Wenn Ihr Schreibtisch mit fluoreszierenden Haftnotizen verputzt ist, werden Sie sie nicht mehr sehen und verlieren schließlich den Überblick darüber, was Sie tun müssen. Wenn Ihr Telefon alle fünf Minuten mit einer neuen Erinnerung summt, lernen Sie, sie im Laufe der Zeit abzustimmen. Der beste Weg, dies zu umgehen, besteht darin, diese Tools sparsam einzusetzen. Verwenden Sie Haftnotizen nur für die wichtigsten täglichen Erinnerungen oder Notizen und entfernen Sie sie, sobald sie ihre Arbeit erledigt haben. Legen Sie ein paar Erinnerungen auf Ihrem Telefon fest, aber verweisen Sie den Rest Ihrer langfristigen Aufgaben auf Ihren Kalender. In Maßen sind sie viel schwerer zu ignorieren.

Klare Kommunikation herstellen

Der Eckpfeiler der Organisation von Büroleitern in jeder Umgebung ist die Kommunikation in all ihren Formen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter wissen, wie sie mit Ihnen in Kontakt treten können, sei es über Ihre neu gesäuberte E-Mail, einen privaten Chat auf Slack oder einfach nur von Angesicht zu Angesicht an Ihrem Schreibtisch. Checken Sie bei jedem einzelnen oder bei einem Teammeeting ein, um zu erfahren, wie Sie Sie tagsüber am besten erreichen können. Während Sie nicht immer in der Lage sein werden, sofort bei allem zu helfen, was sie benötigen, führt die Rationalisierung dieses Prozesses zu einer strukturierteren und besseren Kommunikation, was den Ton eines Arbeitsplatzes völlig verändern kann.

Skizzieren Sie Ihre Erwartungen

So sehr Sie auch manchmal möchten, im Büro können Sie nicht alles erledigen. Indem Sie jedoch klare Verantwortlichkeiten, Ziele und Fristen festlegen, können Sie jede Aufgabe so im Auge behalten, als würden Sie sie selbst erledigen. Erstellen Sie einen Master-Kalender mit Zielen und teilen Sie ihn mit dem gesamten Büro. Richten Sie individuelle Besprechungen ein, um sicherzustellen, dass alle auf dem richtigen Weg sind, um ihre Erwartungen zu erfüllen. Indem Sie Arbeit delegieren und sicherstellen, dass jeder seinen Teil dazu beiträgt, werden komplizierte Aufgaben nur einfacher zu planen und zu erledigen.

Standardisieren Sie Ihren Arbeitstag

Es kann so aussehen, als ob für Büroleiter keine zwei Tage gleich sind, aber ein großer Teil der Büroorganisation lernt, Ihre Tage so einheitlich wie möglich zu gestalten. Nehmen Sie sich jeden Tag die gleiche Zeit für bestimmte Aufgaben, sei es 15 Minuten, um E-Mails nachzuholen, eine halbe Stunde, um sich mit Einzelpersonen zu treffen, oder ein paar Stunden für laufende Projekte. Essen Sie zu Mittag und machen Sie jeden Tag etwa zur gleichen Zeit Pausen. Ziel ist es, Ihr Gehirn so zu trainieren, dass es sich zur richtigen Zeit auf das Richtige konzentriert, was Ihr Zeitmanagement verbessert und Sie darauf vorbereitet, die vor Ihnen liegende Arbeit zu meistern.

Analysieren Sie das Büro

Dies ist möglicherweise der am schwierigsten zu beherrschende Büroverwaltungstipp, aber seine Vorteile können die Funktionsweise Ihres Arbeitsplatzes vollständig verändern. Werfen Sie einen genauen Blick auf jeden Aspekt der Büroumgebung, von Besprechungen über Mittagspausen bis hin zu Kommunikationsmodi. Fragen Sie sich jetzt: Was kann verbessert werden? Vielleicht arbeiten fünf Teams an einem Projekt, wenn es wirklich vier sein könnten, oder Meetings finden zu einem ungünstigen Zeitpunkt statt, der den Workflow unterbricht. Implementieren Sie die Änderung, egal wie klein, und beobachten Sie, wie die Ausgabe Ihres Büros effizienter und organisierter wird.

Verbessern Sie den Workflow Ihres Büros mit diesen 7 einfachen, effektiven Methoden:

1. Organisieren Sie Ihren Arbeitsbereich

2. Bearbeiten Sie Ihren Posteingang

3. Erinnerungen überdenken

4. Stellen Sie eine klare Kommunikation her

5. Skizzieren Sie Ihre Erwartungen

6. Standardisieren Sie Ihren Arbeitstag

7. Analysieren Sie das Büro