AUF EINEN BLICK

Rechtsassistenten, manchmal auch Rechtssekretäre genannt, sind für jede juristische Organisation von entscheidender Bedeutung. Sie spielen eine wichtige Rolle in der Kommunikation und Büroverwaltung. Juristische Assistenten sind diejenigen, die sicherstellen, dass jedes Dokument den erforderlichen Standards entspricht.

Entdecken Sie die vielen verschiedenen Aspekte der Arbeit eines Rechtsassistenten!

DIE ARBEIT EINES RECHTSASSISTENTEN

Pflichten

Rechtsassistenten sind unverzichtbare Mitglieder der Anwaltschaft. Selten mehr mit dem Titel „Rechtssekretär“ bezeichnet, erfüllen Rechtsassistenten in der Regel Funktionen in vier Hauptbereichen: Kommunikation, Organisation und Koordination, juristische Arbeit und allgemeine Verwaltungsarbeit.

Kommunikation

Ein Rechtsassistent übernimmt einen Großteil der Kommunikation in einer Anwaltskanzlei. Ein Rechtsassistent kann verantwortlich sein für:

• Umgang mit Kunden, die in die Anwaltskanzlei fallen;
• Senden von Rechtsdokumenten an andere Anwaltskanzleien; und
• Verwaltung der E-Mail-Korrespondenz mit Lieferanten.

Rechtsassistenten spielen eine Schlüsselrolle bei der Koordination der internen und externen Kommunikation. Oft ist ein Rechtsassistent die erste Person, die Einzelpersonen treffen, wenn sie in eine Anwaltskanzlei kommen. Ein Rechtsassistent kann auch verantwortlich sein für:

• Kunden begrüßen;
• Ans Telefon gehen;
• Nachrichten entgegennehmen und zustellen;
• E-Mails empfangen und verteilen;
• Termine vereinbaren; und
• Berichte erstellen und Präsentationsdokumente erstellen.

Organisation und Koordination

Viele Anwälte verlassen sich auf einen Rechtsassistenten, der ihnen hilft, ihre Arbeit gut zu machen. Juristische Assistenten erfüllen eine Vielzahl von Funktionen für ihren Arbeitgeber. Zum Beispiel, sie:

• Verwalten Sie den Zeitplan des Anwalts;
• Richten Sie Bürosysteme ein;
• Koordinieren Sie Besprechungen und Konferenzen; und
• Bestätigen Sie Teilnehmer für verschiedene Besprechungen.

Assistenten können auch:

• Erstellen von Informationsmanagementsystemen;
• Einrichten und Verwalten von Ablagesystemen;
• Erstellen Sie Datenbanken für Zwecke wie Mailings;
• Pflegen Sie ein Bring-Forward-System (ein Follow-up-System, das die Einhaltung von Fristen sicherstellt); und
• Stellen Sie sicher, dass verschiedene Dokumente auf dem neuesten Stand sind (z. B. Kundendatenkonten oder Bürokostenkonten).

Rechtsbezogene Arbeit

Die Arbeit eines Rechtsassistenten unterscheidet sich von der Arbeit anderer Assistenten, da sie ein solides Verständnis der Rechtsterminologie und -verfahren erfordert. Die genaue Art der Arbeit, die Rechtsassistenten leisten, hängt jedoch von der Spezialität des Anwalts oder der Anwälte ab, für die sie arbeiten. Ihre Aufgaben können umfassen:

• Formatieren von Dokumenten in Bezug auf Straf-, Unternehmens-, Familien- und andere Arten von Recht;
• Sicherstellen, dass Rechtsdokumente ordnungsgemäß vorbereitet sind (z. B. auf dem erforderlichen Papierformat und in der richtigen Schriftart);
• Juristische Recherchen durchführen;
• Sicherstellen, dass Rechtsdokumente fristgerecht eingereicht werden;
• Die Rechtsdokumente der Kanzlei, wie z. B. die Archive der Sitzungsprotokolle, auf dem neuesten Stand halten; und
• Notizen bei Konferenzen, Anhörungen oder Verfahren machen.

Eidkommissar

In Ontario können Rechtsassistenten gebeten werden, einen Eid für einen Anwalt abzulegen. Um dazu qualifiziert zu sein, muss ein Rechtsassistent von der zuständigen Stelle als „Eidkommissar“ anerkannt werden. Die Verwaltung eines Eides ist eine wichtige Aufgabe, da die Angabe falscher Informationen unter Eid eine Straftat darstellt.

Allgemeine Verwaltungsarbeit

Rechtsassistenten müssen auch administrative Aufgaben wahrnehmen, wie:

• Fotokopien machen;
• Zusammenstellen von Dokumenten;
• Transkribieren von Briefen, Verfahren und Memos, die vom Anwalt diktiert wurden;
• Einreichung;
• Bestellung von Büromaterial und Vermittlung von externen Dienstleistungen; und
• Transkribieren von Audioaufnahmen von Besprechungen.

Wo immer es Anwälte gibt, finden Sie Rechtsassistenten!

Sie können Rechtsassistenten bei der Arbeit in finden:

• Anwaltskanzleien;
• Gerichtshäuser;
• Bundes-, Provinz- und Kommunalbehörden; und
• Unternehmen.

AUS- UND WEITERBILDUNG

Um Rechtsassistent zu werden, müssen Sie:

• Einen Sekundarschulabschluss haben; und
• Haben ein College-Level-Rechtsassistent-Programm abgeschlossen (ein oder zwei Jahre).

Ontario

In Ontario bieten Collège Boréal und La Cité dieses Training in Französisch an. Um mehr über die an diesen beiden Hochschulen angebotenen Rechtsassistentenprogramme zu erfahren, Besuchen Sie die Websites der Institutionen:

• La Cité (nur auf Französisch)
• Le Collège Boréal

Andere Provinzen

Wenn Sie nach einer Ausbildung in Französisch als Rechtsassistent in Alberta, British Columbia und Manitoba arbeiten möchten, müssen Sie Ihre Ausbildung in einer anderen Provinz oder bei Ihrem Arbeitgeber absolvieren.

Für detailliertere Informationen über eine Karriere als Rechtsassistent in Alberta, besuchen Sie die Alberta Berufsprofile Website.

HERAUSFORDERUNGEN

Computerkenntnisse

Immer mehr Arbeit von Rechtsassistenten umfasst Computer, was die Art ihrer Arbeit stark verändert hat. Infolgedessen müssen Rechtsassistenten mit den verschiedenen verfügbaren Computerressourcen vertraut sein. Beispiele hierfür sind:

• Das Internet;
• Rechtsdatenbanken; und
• Computergestützte Abrechnungssysteme.

Juristische Kenntnisse

Juristische Assistenten müssen eine Vielzahl von juristischen Fähigkeiten entwickeln und über fundierte Kenntnisse in rechtlichen Angelegenheiten verfügen. Dies ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass rechtliche Akten und Verfahren verfolgt und Fristen eingehalten werden.

Da sich die Geschäftsordnung sowie Fristen und Fristen im Laufe der Zeit ändern können, müssen Rechtsassistenten über solche Änderungen auf dem Laufenden bleiben, um die Einhaltung zu gewährleisten. Laufende Schulungen und Aktualisierungen sind unerlässlich, damit die Assistenten auf dem neuesten Stand bleiben.

Beschäftigungsaussichten

Die Zukunft für juristische Assistenten ist rosig. In größeren Städten, in denen auch die Bezahlung höher ist, besteht in der Regel eine höhere Nachfrage nach Rechtsassistenten.

Auf den juristischen Bereich spezialisierte Assistenten haben bessere Beschäftigungsaussichten als Assistenten ohne Spezialgebiet.

NOTWENDIGE FÄHIGKEITEN

Hier sind einige der wichtigen Fähigkeiten, die für eine Karriere als Rechtsassistent erforderlich sind.

Fähigkeit zur Planung

Angesichts des Umfangs der Dokumente, die Rechtsassistenten bearbeiten, und der Vielfalt der Aufgaben, die sie haben, müssen Rechtsassistenten in der Lage sein, Prioritäten zu setzen, Fristen einzuhalten und über außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten zu verfügen.

Diplomatie

Rechtsassistenten müssen äußerst diplomatisch sein und Diskretion zeigen, da sie oft die Person sind, mit der Mandanten zuerst in Kontakt kommen und Zugang zu vertraulichen Informationen haben.

Regeln beachten

Rechtsassistenten müssen bei ihrer Arbeit Fristen, rechtliche Verfahren sowie Schreib- und Grammatikregeln beachten.

Gute schriftliche Kommunikationsfähigkeiten

Ein großer Teil der Arbeit eines Rechtsassistenten umfasst das Verfassen und Überarbeiten von Dokumenten. Daher müssen Rechtsassistenten über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, ein Auge fürs Detail und gute Französisch- und Englischkenntnisse verfügen.

Dies sind nur einige Beispiele für Fähigkeiten, die Sie benötigen würden. Qualitäten wie die Liebe zum Detail in Stresssituationen unter engen Fristen würden Sie auch zu einem hervorragenden Rechtsassistenten machen.