Bei Ruby bearbeitet unser Crackerjack-Team aus virtuellen Rezeptionisten täglich Hunderte von Anrufen – und wir haben dabei viel gelernt!
Wenn Sie neu im Telefonieren sind oder einfach nur Ihre Fähigkeiten auffrischen möchten, helfen Ihnen diese fünf Trainingstipps für Rezeptionisten dabei, wie ein Rubin zu glänzen und jeden Anrufer zu beeindrucken.
- Sag niemals „Ich weiß es nicht“
- Paraphrasiere die Nachricht Wort für Wort
- Bestätige deinen Inhalt
- Atme durch und…
- Lächle
Das ist richtig, so einfach ist das!
1. Sagen Sie niemals „Ich weiß nicht“
Die Chancen stehen sehr gut, dass Ihnen Fragen gestellt werden, die Sie nicht beantworten können, insbesondere wenn Sie neu in einem Job sind. Aber zu sagen „Ich weiß es nicht“ ist eine Sackgasse. Entscheiden Sie sich stattdessen für
„Lass es mich für dich herausfinden“
„Ich würde mich freuen, das zu untersuchen“
„Tolle Frage! Lassen Sie mich Sie mit der besten Person in Kontakt bringen, um sie zu beantworten.“
Phrasen, die mit „Lass mich“ und „Ich würde mich freuen“ beginnen, sind großartige Möglichkeiten, den „Ich weiß nicht“ -Blues zu schlagen.
2. Paraphrasieren Sie die Nachricht Wort für Wort
Anrufer lieben es zu wissen, dass ihre Nachrichten genau weitergeleitet werden. Gibt es einen besseren Weg, um sie davon zu überzeugen, als ihre Botschaften an sie zu wiederholen? Wenn Sie ein Rezeptionistentraining absolvieren, ist dies auch eine großartige Möglichkeit, nach Fehlern Ausschau zu halten.
Bestätigen Sie Ihren Inhalt
Lesen Sie immer Telefonnummern vor und buchstabieren Sie knifflige Namen oder Wörter, um sicherzustellen, dass Sie sie korrekt notiert haben. Hier sind einige Tipps zur Bestätigung von Informationen.
Atmen Sie durch, und
Sie haben viel zu tun — E-Mails stapeln sich, Dokumente müssen eingereicht werden, Berichte müssen geschrieben werden. Receptionist Ausbildung ist hart, und der Job selbst ist noch schwieriger! Aber wenn das Telefon klingelt, ist es am besten, anderen Büro-Trubel aus dem Kopf zu werfen und sich auf den eingehenden Anruf zu konzentrieren. Atmen Sie ein, nehmen Sie den Anruf entgegen und begrüßen Sie den Anrufer mit einem ruhigen, freundlichen Tonfall. Lass sie dich nie schwitzen sehen! Oh, und während Sie mit Ihrem Anrufer sprechen, folgen Sie unbedingt dem nächsten Schritt …
… lächeln!
Scheint albern, oder? Es funktioniert. Wenn Sie freundlich und einladend klingen möchten, ist ein Lächeln der einfachste Weg, um den perfekten Tonfall zu gewährleisten. Ein Lächeln hilft Ihnen auch, sich ruhig und glücklich zu fühlen. Wer sagt, dass Arbeit keinen Spaß machen kann?