Im Jahr 2018 betrog ein Betrüger Google und Facebook um insgesamt 128 Millionen US-Dollar. Die Details, wie er es geschafft hat, sind beunruhigend einfach. Laut der Untersuchung schickte der Verdächtige einfach betrügerische Rechnungen für Dienstleistungen, die nie erbracht wurden, und überraschenderweise zahlte das Finanzteam von Facebook aus.

Es hätte nur einen Weg geben können, wie diese Mittel nachverfolgt und nachträglich zurückgefordert wurden, und zwar während einer Beschaffungsprüfung.

Nun, es ist leicht zu glauben, dass dir das niemals passieren wird. Sie haben intelligentere Mitarbeiter, sagen Sie. Und Sie sind kein Milliarden-Dollar-Tech-Unternehmen mit viel Geld zu verlieren. Sie sehen einfach nicht, dass dies Ihrem Unternehmen passiert.

Aber wussten Sie, dass Abrechnungssysteme für Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern die zweithäufigste Art von Betrug sind?

Aber was ist Beschaffung?

Es wird uns helfen, unser Verständnis der Beschaffungsfunktionen aufzufrischen, bevor wir in den Audit-Prozess eintauchen.

Beschaffung ist der Prozess des Erwerbs von Produkten und Dienstleistungen, die eine Organisation für den täglichen Betrieb benötigt.

Laut McKinsey geben Unternehmen zwischen 30 und 70% ihres Umsatzes für die Beschaffung aus. Dieses Geldvolumen, das durch eine Abteilung fließt, bietet reichlich Gelegenheit für Betrug und skrupellose Praktiken.

Hier kommen Beschaffungsaudits ins Spiel.

Was ist ein Beschaffungsaudit?

Das Beschaffungsaudit umfasst die regelmäßige Überprüfung von Beschaffungsverträgen, Prozessen und der Historie mit Lieferanten, um die Genauigkeit, die Einhaltung der in Ihrem Vertrag festgelegten Bedingungen und die Verbesserung der Effizienz sicherzustellen.

Was ist das Wesentliche der Beschaffungsprüfung?

Beschaffungsprüfung hilft Unternehmen, drei Schlüsselfunktionen zu erfüllen,

• Mit Procurement können Sie Betrug in Ihrem Beschaffungssystem aufdecken und beseitigen. Durch einen ganzheitlichen Blick auf Ihre Beschaffungshistorie ist es einfach, Unregelmäßigkeiten rechtzeitig zu erkennen.
• Einhaltung. Regelmäßige Audits zeigen, ob Ihre Lieferanten die in den Verträgen festgelegten Bedingungen eingehalten haben, sodass Sie entweder notleidende Verträge kündigen oder einen Weg nach vorne finden können.
• Effizienz. Wenn Sie sich Ihre Beschaffungsmaschine eingehend ansehen, können Sie leicht erkennen, was sich ändern muss und wo Sie die gleichen oder sogar bessere Ergebnisse erzielen können, indem Sie die Eingaben reduzieren.

Die Beschaffungsprüfung deckt, wie jede andere Form der Prüfung, Probleme mit Ihrer Beschaffung auf und identifiziert Chancen für Veränderungen.

Wie führe ich ein Beschaffungsaudit durch?

Ein Beschaffungsaudit bietet erhebliche Vorteile für Ihr Unternehmen. Aber lass dich nicht täuschen. Die Beschaffungsprüfung ist ein intensiver Prozess, der in den Kern Ihrer Systeme und Prozesse eindringt, um Ihnen zu zeigen, was funktioniert und was geändert werden muss, um Ihre Beschaffung besser zu verwalten.

Sie müssen unzählige Dokumente analysieren, mit Stakeholdern in Kontakt treten und einen detaillierten Bericht über alle Ihre Ergebnisse erstellen, damit das höhere Management sie berücksichtigen kann. Hier finden Sie eine Aufschlüsselung der erforderlichen Schritte zur Durchführung eines Beschaffungsaudits.

Einbeziehung von Managern und direkten Stakeholdern

Das Beschaffungswesen ist in der Regel ein eher technisches Gebiet.

Sie können viele Daten verwalten, diese Daten von Ort zu Ort verschieben, zu Informationen verarbeiten und Entscheidungen auf der Grundlage der Schlussfolgerungen treffen, die Sie ziehen

Aber ignorieren Sie nicht den menschlichen Faktor, der alles zum Laufen bringt. Ihre erste Anlaufstelle auf Ihrem Weg zur Beschaffungsprüfung besteht darin, 1: 1s oder sogar eine Hauptversammlung mit Beschaffungsmanagern und direkten Stakeholdern in Ihrem Unternehmen abzuhalten.

Sie möchten ihre Perspektive am Arbeitsplatz erfassen und analysieren, was funktioniert, was nicht und was verbessert werden könnte, um Ihren Einkauf effizienter zu gestalten.

Dies hilft dir auf deiner Auditing-Suche, da du jetzt eine bessere Vorstellung davon hast, worauf du achten musst.

Natürlich müssen Sie Ihr Audit immer noch von Grund auf neu abschließen und niemanden beim Wort nehmen (weshalb es als Audit bezeichnet wird), aber wenn Sie die Manager zunächst in den Prozess einbeziehen, erhalten Sie Hinweise darauf, was Sie während des gesamten Audit-Prozesses hervorheben sollten.

Fokus auf Problembereiche

Die Beschaffungsprüfung umfasst drei Hauptzweige: Die Prüfung von Beschaffungsverträgen, Prozessen und schließlich die Beschaffungshistorie, um die Leistung im Laufe der Zeit zu bewerten.

All dies erfordert einen ganzheitlichen Ansatz, um herauszufinden, was funktioniert und was nicht, und um sie sofort zu beheben.

Besser noch, Sie können das Feedback von Beschaffungsmanagern und Stakeholdern nutzen, um Problembereiche in Ihrem Beschaffungsprozess zu identifizieren und schneller zu bestimmen, was behoben werden muss.

Dies entbindet Sie in keiner Weise von der Verantwortung, ein End-to-End-Audit durchführen zu müssen, sondern hilft Ihnen, sich auf bekannte Probleme zu konzentrieren, damit Sie sie beheben können, bevor Sie nach versteckten Problemen suchen.

Prüfungsanforderungs- und Einkaufsformulare

Bestellungen werden immer dann ausgefüllt, wenn Inventar vorhanden ist, das die Beschaffungsabteilung bestellt.

Dies bietet skrupellosen Mitarbeitern die Möglichkeit, Zahlen zu manipulieren und Betrug zu begehen.

Vor allem angesichts des Auftragsvolumens, das Ihre Einkaufsabteilung möglicherweise verarbeitet hat, ist es unmöglich, jedes einzelne Dokument zu analysieren.

Sie wählen Stichproben zufällig aus verschiedenen Anbietern aus und überprüfen die Details zu jedem einzelnen. Suchen Sie nach Signaturen, Notizen, Bestelldetails, Preisen und vergleichen Sie die Zahlen mit den in den Verträgen für jeden Lieferanten angegebenen Preisen.

Lieferantenauswahlprüfungen

Ihre Organisation verfügt vermutlich über Kriterien für die Überprüfung von Lieferanten, bevor Sie sie in Ihren Beschaffungskatalog aufnehmen. Dazu können Risikobewertungen, Leistungsdaten, Preise und andere Wettbewerbsanalysen gehören, um das bestmögliche Angebot aus einem Pool von Lieferanten zu erhalten.

Dies ist ein weiterer Bereich, der dem Betrugsrisiko ausgesetzt ist, da Kontakte innerhalb Ihrer Organisation die Standards für bestimmte Anbieter anpassen können, damit sie sich qualifizieren können, ohne die vereinbarten Benchmarks zu erfüllen.

Während des Auditierungsprozesses überprüfen Sie hier Ihre Lieferantenbewertungen und analysieren jeden Lieferanten, um festzustellen, ob er den Auswahlstandards entspricht. Notieren Sie Ihre Ergebnisse, während Sie Fortschritte machen.

Prüfverfahren und -prozesse

Überprüfen Sie die Prozesse, die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen implementieren, während Sie Bestellanforderungen, Bestellungen oder andere tägliche Beschaffungsaufgaben ausführen.

• Sind sie unnötig belastend?
• Könnten sie vereinfacht werden und trotzdem die gleichen Ergebnisse erzielen? Überspringen Mitarbeiter wichtige Schritte?
• Haben Mitarbeiter Feedback, wie Beschaffungsprozesse effizienter gestaltet werden können?

Bewerten Sie, wie produktiv die Prozesse Ihrer Beschaffung waren, um die beste Vorgehensweise zu ermitteln.

Verarbeiten Sie Ihre Erkenntnisse

Nach Abschluss Ihrer Recherchen und Audits ist hier die Phase, in der Sie alles für die Bewertung durch das höhere Management detailliert darlegen.

Für alle identifizierten Problembereiche können Sie sich mit Managern, Mitarbeitern und direkten Stakeholdern in Verbindung setzen, um Ideen zur Behebung zu erhalten. Für Funktionsbereiche können Sie ein Brainstorming durchführen, um festzustellen, was angepasst werden könnte, um noch bessere Ergebnisse zu erzielen.

Nehmen Sie sich alle Informationen, die Sie gesammelt haben, und nehmen Sie sich Zeit, sie mit Hilfe der für diese Datenpunkte verantwortlichen Stakeholder zu verarbeiten und zu analysieren, die Ihnen helfen, alles zu verstehen.

Berichten Sie Ihre Ergebnisse

Nachdem Sie sich mit der Beschaffung Ihres Unternehmens befasst haben, legen Sie alles in einem geordneten Format für das höhere Management und die leitenden Stakeholder ab, die es für ihre Entscheidungsfindung benötigen.

Verwenden Sie Kissflow für Beschaffungsaudits

Die Durchführung eines Beschaffungsaudits ist einfacher, wenn Sie über intelligente Prozesse, umfassende Datenberichte, Tools für die Zusammenarbeit mit Stakeholdern und maximale Transparenz in Vertrags- und Transaktionsdaten verfügen.

Kissflow Procurement Cloud bietet die einzige umfassende Lösung, mit der Sie Ihre Beschaffung von Anfang an verwalten und die Notwendigkeit minimieren können, Dinge auf der ganzen Linie zu reparieren.

Mit Kissflow Procurement Cloud können Sie:

• Verhindern und beseitigen Sie Betrug mit maximaler Berichterstattung und Sichtbarkeit
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