Verlagsvereinbarungen gehören, wie unsere Fair Contract-Initiative immer wieder zeigt, zu den einseitigsten Dokumenten, die die meisten Autoren jemals sehen. Aber sie ermöglichen eine andere Reihe von Dokumenten, die mindestens so verwirrend und ungerecht sein können: Lizenzgebühren.
Der Verlagsvertrag schreibt die Bedingungen der Lizenzbuchhaltung vor, und wie üblich sind diese Bedingungen in den Praktiken einer vergangenen Zeit verstrickt. Für Openers zahlen die meisten Verlage zweimal im Jahr Lizenzgebühren für Einnahmen, die sie möglicherweise bereits neun Monate zuvor erhalten haben. In einer Zeit, in der Finanzunterlagen von Hand in Tinte geführt wurden, hätte das vielleicht Sinn gemacht; Heute, wenn Computer Geld abrechnen und es elektronisch auf die Konten der Autoren übertragen werden kann, macht es keinen Sinn. Wir verstehen, dass Verlage selbst oft Monate auf Zahlungen von Groß- und Einzelhändlern warten müssen, aber in einer Welt, in der Amazon es schafft, seine Kindle Direct-Autoren monatlich zu bezahlen, gibt es keinen Grund, warum traditionelle Verlage die Bearbeitungszeit nicht verkürzen und schneller an ihre Autoren auszahlen können. Wir sind der Meinung, dass faire Buchverträge vierteljährliche Zahlungen von Einnahmen vorsehen sollten, die der Verlag in der Vergangenheit nicht länger als drei Monate erhalten hat.
Die Zahlungsverzögerung ist schlimm genug. Aber in der realen Welt erhalten die meisten Autoren nicht einmal die vorzeitigen Zahlungen, die sie von dem Geld erwarten, das ihre Bücher verdient haben. Der Grund ist die schädliche „angemessene Rücklage für Retouren“, die praktisch alle Verlage vor Auszahlungen zurückhalten.
Der Grund für eine Rückgabereserve ist, dass einige der Bücher, die der Verlag an Buchhändler geliefert hat, möglicherweise zur Rückerstattung in seine Lager zurückkehren. Aber wenn der Verlag der alleinige Richter darüber ist, was „vernünftig“ ist, kann er weiterhin Gelder einbehalten, lange nachdem die Möglichkeit einer Rückgabe besteht. Wir sind der Meinung, dass jede faire Reserveklausel Grenzen enthalten muss, sowohl für die einbehaltenen Dollars (nicht mehr als, sagen wir, 20% der Lizenzgebühren) als auch für die Dauer der Gültigkeit der Klausel (sagen wir, ein Jahr). Unbegrenzte Rücklagen für Renditen ermöglichen es Verlagen, die Einnahmen der Autoren zu halten und Zahlungen für immer zu manipulieren.
Eine weitere Möglichkeit, sicherzustellen, dass Publisher keine Fehler machen, besteht darin, eine Audit-Klausel in den Vertrag aufzunehmen. Ohne eine Prüfungsklausel besteht der einzige Rückgriff eines Autors, wenn er oder sie den Verdacht hat, dass ein Verlag die Lizenzgebühren nicht ordnungsgemäß abrechnet, darin, eine Klage einzureichen — eine teure und unangenehme Möglichkeit, Differenzen beizulegen.
Verlage stimmen oft einer Audit-Klausel zu, wenn der Autor darauf drängt. Aber zu viele Standard-Audit-Klauseln machen den Autor den Scheck für die Prüfung abholen, auch wenn der Verlag gefunden wird, Schuld zu sein. Das ist unfair. Eine faire Klausel sollte vorsehen, dass, wenn ein Fehler von 5% oder mehr zu Gunsten des Autors gefunden wird, der Verlag die Prüfungskosten zusätzlich zu dem Geld bezahlen muss, das er dem Autor schuldet, vorzugsweise mit angemessenen Zinsen auf den betreffenden Betrag.
Ebenfalls unfair: Sprache in Standardprüfungsklauseln, die das Prüfungsrecht eines Autors auf Aussagen beschränkt, die in den letzten ein oder zwei Jahren gemacht wurden. Autoren sollten berechtigt sein, ihre Verlage für jeden Abrechnungszeitraum innerhalb der letzten sechs Jahre zu prüfen, die Verjährungsfrist für Vertragsverletzungsansprüche in vielen Staaten. Wenn Audits auf das letzte Jahr oder zwei Jahre beschränkt sind, können Verlage mit großen Buchhaltungsfehlern zu ihren Gunsten davonkommen.
Aber die heutigen Standardverträge ermöglichen ein weiteres grundlegendes Problem: das undurchdringliche Durcheinander von Informationen, die in den Lizenzabrechnungen selbst enthalten sind. Trotz, oder vielleicht wegen, Computertechnologie, Lizenzgebühren sind entweder kläglich fadenscheinig geworden, wo der Verlag alle Verkäufe zusammenfasst und der Autor gezwungen ist, den Zahlen zu „vertrauen“, oder so detailliert, dass ein auf Lizenzgebühren spezialisierter CPA erforderlich ist, um sie zu entschlüsseln. Und da Verlagsverträge in der Regel nicht mehr als allgemeine Angaben zu Lizenzgebühren erfordern, halten sich die Verlage gerne daran. Wesentliche Informationen, wie z.B. wie viele Exemplare gedruckt wurden und welche Bücher für wie viel verkauft wurden, fehlen oft. Dies bedeutet, dass es keine Möglichkeit gibt zu wissen, ob die Aussage korrekt ist, es sei denn, der Autor führt eine Prüfung durch.
Faire Verträge sollten genau festlegen, welche Informationen in der Lizenzerklärung angezeigt werden müssen: die Anzahl der verkauften und zurückgegebenen Exemplare; der Listenpreis; der Nettopreis; der Lizenzsatz; die Höhe der angesammelten Lizenzgebühren; die Höhe der Rücklagen für einbehaltene Rücksendungen; der Bruttobetrag, den der Verlag gemäß jeder Lizenz zusammen mit Kopien von Erklärungen erhalten hat, die der Verlag während des Abrechnungszeitraums von seinen Lizenznehmern erhalten hat; Einzelabzüge; die Anzahl der gedruckten, gebundenen und verschenkten Exemplare; und die Anzahl der verkaufsfähigen Exemplare. Lizenzgebühren werden nur dann klar und transparent, wenn Verträge die Verlage dazu zwingen, sie so zu gestalten.
Und Verlage müssen in Bezug auf abstraktere Berechnungen wie den Anteil des Autors am Abonnement- und Bundle-Umsatz vorausschauender sein. Autoren können es nicht länger tolerieren, dem Verlag ausgeliefert zu sein, um die tatsächlichen Zahlen hinter diesen Einnahmequellen genau und ehrlich zu melden, im Gegensatz zu nur einer im Geheimen berechneten Gewinnzahl; Es ist wichtig zu wissen, wie viele Personen auf ein Werk zugreifen und welche Einnahmen ihm klar und präzise zugerechnet werden können. Unsere Schwesterorganisation in Großbritannien, die Society of Authors, ist so weit gegangen, Gesetze vorzuschlagen, die sowohl Verlage als auch Unterlizenznehmer zu „regelmäßigen Berichtspflichten“ verpflichten, in denen alle durchgeführten Verwertungen und erzielten Einnahmen aufgeführt sind.“
Es ist Zeit für das Royalty Accounting, ins 21. Die einzige Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, das Problem in Buchverträgen zu erzwingen.