Was ist ein Travel Manager?

Ein Reisemanager ist für alle Aspekte von Geschäftsreisen verantwortlich. Sie helfen bei der Gestaltung der Reiserichtlinien eines Unternehmens, verwalten Reisearrangements, helfen bei der Auswahl des besten Geschäftsreisebüros für das Unternehmen, organisieren und überwachen Reisekosten und achten auf das Wohlergehen von Geschäftsreisenden. Nach der Reise ist ein Reisemanager für die Analyse von Daten und deren Verwendung zur Optimierung und Verbesserung zukünftiger Reisen verantwortlich. Sie müssen über die richtigen Fähigkeiten verfügen, darunter ausgezeichnete Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten sowie scharfe strategische Denker.

Bisher wurde die Rolle eines Reisemanagers von einem Büroleiter oder einer Person in der Personalabteilung übernommen, die zusätzlich zu ihren anderen Aufgaben Reisen organisierte. Heutzutage sehen immer mehr Unternehmen aller Größen den Vorteil, einen engagierten Corporate Travel Manager einzustellen.

Was macht ein Reisemanager? Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten

Corporate Travel Policy

Eine der Hauptaufgaben eines Travel Managers besteht darin, eine Corporate Travel Policy festzulegen. Dies berücksichtigt alle potenziellen Kosten einer Reise und legt Regeln und Richtlinien fest, die die Mitarbeiter bei der Organisation einer Reise befolgen müssen. Die Richtlinie sollte Informationen zu den folgenden Aspekten der Geschäftsreisepraktiken des Unternehmens enthalten:

• Buchungsvorgang und genehmigtes Reisebuchungstool
• Zulässige Buchungskosten (Hotels, Flüge, Bodentransport)
• Besondere Ausnahmen oder Regeln für teurere Städte oder Routen
• Bevorzugte Anbieter von Unternehmen
• Genehmigungsprozess für Reisen, die typische Einschränkungen überschreiten
• Erstattungsprozess
• Zulässige und nicht zulässige Ausgaben
• Reise-Debriefing-Prozess
• Reiseversicherungsträger
• Sorgfaltspflicht oder Verfahren

Überwachung von Reiseplänen und arrangements

Einige Unternehmen beschließen, ihren Travel Manager für die Buchung aller wichtigen Teile der Geschäftsreisen der Mitarbeiter verantwortlich zu machen, andere Unternehmen überlassen dies jedoch den Mitarbeitern selbst. Die beiden wichtigsten Aspekte sind Transport und Unterkunft, aber die Verantwortlichkeiten umfassen auch Reiseversicherungen, Flughafentransfers und vieles mehr.

Mit der festgelegten Unternehmensreiserichtlinie versuchen Travel Manager, Reisen gemäß den vorab festgelegten Richtlinien zu buchen, damit Unternehmensmanager wissen, dass sie die besten Angebote erhalten. Travel Manager enthalten auch spezifischere Details zu Transport und Unterkunft. Beispielsweise geben die meisten Richtlinien für Geschäftsreisen eine Reiseklasse (z. B. Business oder Economy) und Hotelkategorien an.

Verwaltung der Ausgaben und des Reisebudgets

Ein weiterer Aspekt von Geschäftsreisen, der relativ schwer vorherzusagen ist, sind Kreditkartenmanagement und Reisekosten. Travel Manager sind dafür verantwortlich, akzeptable Ausgabenlimits für Reisen festzulegen, um die Finanzverfolgung zu vereinfachen.

Durch eine Obergrenze für Kreditkarten und Ausgaben hat das Unternehmen mehr Kontrolle über die Ausgaben für Geschäftsreisen. Für die Moral der Mitarbeiter muss es jedoch ein gewisses Maß an Freiheit geben. Ein Reisemanager ist daher dafür verantwortlich, die Balance zwischen Freiheit und Kosteneffizienz zu finden. Da die Lebenshaltungskosten von Reiseziel zu Reiseziel variieren, müssen die Ausgabenlimits entsprechend variieren.

Eine mögliche Falle ist hier, dass es schwierig ist, die richtige Menge für jede Reise zu messen. Daher ist ein Reisemanager mit Erfahrung in der Branche aufgrund seines Wissens und seiner Ressourcen oft eine gute Wahl.

Daten analysieren

Während eine Geschäftsreiserichtlinie darauf abzielt, alle Eventualitäten der Geschäftsreise eines Unternehmens abzudecken, ist es wichtig, die durchgeführten Reisen zu analysieren. Ein Reisemanager muss Daten von allen Reisen sammeln, um fundierte Entscheidungen für die zukünftige Reiserichtlinie zu treffen.

Wenn Mitarbeiter beispielsweise immer wieder Reisen buchen, die das Budget überschreiten, muss dieser Aspekt berücksichtigt werden. Mit einem zuverlässigen Datensatz, der auf früheren Reisen basiert, kann ein Reisemanager Probleme identifizieren und Mitarbeiter konsultieren, um festzustellen, welche Änderungen erforderlich sind.

Schließlich sind Finanzdaten nützlich, um KPIs festzulegen und die Rentabilität von Geschäftsreisen zu analysieren. Büroleiter können die Ausgaben im Vergleich zu den Gewinnen jeder Reise deutlich sehen, um zu sehen, welche am vorteilhaftesten sind.

Einführung neuer Technologien

Die Technologie im Zusammenhang mit Geschäftsreisen schreitet sehr schnell voran und Travel Manager müssen mithalten. Verbesserungen in den Buchungstools machen die Dinge für das gesamte Unternehmen schneller und effizienter. Mit einer bestehenden Reiserichtlinie haben Mitarbeiter beispielsweise jetzt die Möglichkeit, ihre eigenen Reisen zu buchen und dabei die Richtlinien zu befolgen.

Ein weiterer Vorteil der neuen Technologie liegt auf der Datenseite von Geschäftsreisen. Online-Tools für das Management von Geschäftsreisen wie TravelPerk speichern Daten an einem Ort, sodass sie einfach analysiert werden können. Ein sekundärer Vorteil der intelligenten Datenspeicherung besteht darin, dass bei der Organisation von Reisen keine E-Mail-Streams erforderlich sind.

Wenn Sie mit den neuen technologischen Fortschritten Schritt halten, haben die Mitarbeiter mehr Autonomie und die Reisemanager mehr Zeit, sich auf andere Dinge zu konzentrieren.

Warum ist ein Travel Manager wichtig?

Kosten im Zusammenhang mit Geschäftsreisen stellen häufig die zweitgrößten Ausgaben für Unternehmen dar, hinter den Gehältern und Leistungen der Mitarbeiter. Und während COVID-19 Geschäftsreisen im Jahr 2020 drastisch reduziert hat, erholt sich die Branche bereits in einem ermutigenden Tempo und wird sich voraussichtlich in den kommenden Jahren vollständig erholen.

Beide Punkte bedeuten, dass Reisen weiterhin eine wichtige Rolle bei den Ausgaben eines Unternehmens spielen wird. Daher ist es eine gute Idee, Geschäftsreisen professionell zu verwalten.

Wie unterscheidet sich die Verwendung eines Travel Managers von der Nichtbenutzung?

Die Verwendung eines Reisemanagers verleiht Geschäftsreisen ein starkes Kontrollelement. Nicht verwaltetes Reisen kann zu mangelnder Koordination und damit zu erhöhten und unerwarteten Kosten bei der Organisation von Reisen führen.

Ein Reisemanager ist ständig bestrebt, das Geschäftsreiseerlebnis für die Teammitglieder zu verbessern, und ist auch an die Sorgfaltspflicht gebunden, um deren Sicherheit und Wohlbefinden zu gewährleisten.

Wie unterscheidet sich ein Travel Manager von einem Reisebüro?

Ein Reisemanager ist für die Organisation und Strategie der Geschäftsreisen eines Unternehmens verantwortlich. Sie empfehlen Richtlinien, legen Vorzugspreise fest und geben Empfehlungen an die Mitarbeiter und sind in der Regel intern.

Andererseits spielt ein Reisebüro nur die Rolle der tatsächlichen Reservierung von Flügen, Unterkünften und anderen Aspekten von Geschäftsreisen. Mit dem Aufkommen neuer Technologien wie TravelPerk können viele dieser Aufgaben vom Reisemanager so gehandhabt und verwaltet werden, dass sie perfekt mit der Reiserichtlinie des Unternehmens übereinstimmen.

Wir haben uns mit Natalie Marcantonio, Office Manager bei Quadmark, getroffen, um ihre Gedanken über Geschäftsreisen als attraktiven Arbeitsbereich zu erfahren:

„In unserem Arbeitsbereich waren Reisen schon immer ein entscheidender Bestandteil unserer Schulungen und Treffen mit Kunden und Mitarbeitern. Wir sind ein globales Unternehmen mit einer Tradition der Remote-Arbeit. Reisen und unser Team treffen können, Kunden und die Teilnahme an Veranstaltungen weltweit waren bis zur Covid-Pandemie ein großer Teil unseres Unternehmens.“ (Natalie Marcantonio, Büroleiterin, Quadmark)