Einleitung

Wenn es um die Projektplanung geht, ist die Definition des Projektumfangs der wichtigste Schritt. Wenn Sie das Projekt starten, ohne zu wissen, was Sie am Ende an den Kunden liefern sollen und welche Grenzen das Projekt hat, besteht für Sie eine geringe Chance auf Erfolg. In den meisten Fällen haben Sie mit diesem unorganisierten Ansatz keine Chance auf Erfolg.

Wenn Sie in der Projektumfangsdefinition keine gute Arbeit leisten, ist das Projektumfangsmanagement während der Projektausführung fast unmöglich.

Der Hauptzweck der Bereichsdefinition besteht darin, die Grenzen Ihres Projekts klar zu beschreiben. Eine klare Beschreibung der Grenzen reicht nicht aus, wenn es um Projekte geht. Sie müssen auch die Zustimmung des Kunden einholen.

Daher ist der definierte Umfang des Projekts in der Regel in den vertraglichen Vereinbarungen zwischen dem Kunden und dem Dienstleister enthalten. SOW oder mit anderen Worten Statement of Work ist ein solches Dokument.

In der Projektumfangsdefinition sind die Elemente innerhalb und außerhalb des Geltungsbereichs genau definiert, um klar zu verstehen, welcher Bereich unter der Projektsteuerung liegt. Daher sollten Sie mehr Elemente detailliert identifizieren und sie in den Geltungsbereich und außerhalb des Geltungsbereichs aufteilen.

So definieren Sie den Projektumfang

Wenn das Projekt finanziert werden soll, sollte es eine Reihe definierter Lieferungen und Ziele für das Projekt geben. Auf dieser Ebene kann eine High-Level-Scope-Anweisung erstellt werden.

Diese High-Level-Scope-Anweisung kann aus den ursprünglichen Dokumenten wie SOW entnommen werden. Zusätzlich zum SOW müssen Sie ein anderes Dokument oder eine andere Information verwenden, um den Projektumfang auf dieser Ebene weiter zu definieren.

Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie nicht über genügend Informationen verfügen, um eine übergeordnete Bereichsanweisung zu erstellen, sollten Sie eng mit dem Client zusammenarbeiten, um die erforderlichen Informationen zu sammeln.

Projektziele können zur Definition des Projektumfangs verwendet werden. In der Tat sollte es eine oder mehrere Lieferungen geben, die jedes Projektziel im Projekt adressieren. Wenn Sie sich die Ergebnisse ansehen, können Sie den Projektumfang tatsächlich einschätzen.

Sobald Sie die wichtigsten Ergebnisse des Projekts kennengelernt haben, stellen Sie Fragen zu den anderen Prozessen und verschiedenen Aspekten des Projekts.

Das erste Identifizieren und klare Definieren des Out-of-Scope hilft Ihnen auch, den Umfang eines Projekts zu verstehen. Wenn Sie den Out of Scope definieren, erhalten Sie automatisch eine Vorstellung vom tatsächlichen Projektumfang. Um diese Methode anwenden zu können, benötigen Sie einen definierten Bereich bis zu einer bestimmten Ebene.

Wenn Sie ein Element für den Geltungsbereich oder außerhalb des Geltungsbereichs identifizieren, stellen Sie sicher, dass Sie es dort dokumentieren. Später können Sie diese Elemente erneut aufrufen und mehr darüber erfahren.

Nachdem Sie den Umfang des Projekts erfolgreich definiert haben, müssen Sie die Zustimmung der zugehörigen und anwendbaren Parteien einholen. Ohne ordnungsgemäße Freigabe für den Umfang können die nächsten Phasen des Projekts, dh das Sammeln von Anforderungen, Probleme bei der Ausführung haben.

Scope Creep

Scope Creep ist bei jedem Projekt üblich. Dies bezieht sich auf die schrittweise Erweiterung des Projektumfangs. In den meisten Fällen kann der Kunde während der Projektdurchführung zum Dienstleister zurückkehren und weitere Anforderungen hinzufügen.

Die meisten dieser Anforderungen waren nicht in den ursprünglichen Anforderungen enthalten. Infolgedessen müssen Änderungswünsche erhoben werden, um die steigenden Kosten des Dienstleisters zu decken.

Aufgrund des Kriechens des Geschäftsumfangs kann es auch zu einem Kriechen des technologischen Umfangs kommen. Das Projektteam benötigt möglicherweise neue Technologien, um einige der neuen Anforderungen im Geltungsbereich zu erfüllen.

In solchen Fällen möchte der Dienstleister möglicherweise eng mit dem Kunden zusammenarbeiten und die erforderlichen logistischen und finanziellen Vorkehrungen treffen.

Fazit

Die Definition des Projektumfangs ist der wichtigste Faktor, wenn es um Projektanforderungen geht. Für Dienstleister ist es wichtig, den Umfang des Projekts zu definieren, um eine Vereinbarung mit dem Kunden erfolgreich abzuschließen.

Darüber hinaus gibt der Umfang des Projekts dem Dienstleister eine Vorstellung von den geschätzten Kosten des Projekts. Daher hängen die Gewinnmargen des Dienstleisters vollständig von der Genauigkeit der Definition des Projektumfangs ab.