Wenn Sie eine Marketingagentur besitzen oder bei Ihr arbeiten, wissen Sie, dass die regelmäßige Berichterstattung Ihrer Ergebnisse an Kunden unerlässlich ist, um Vertrauen aufzubauen, Wert zu demonstrieren und Kunden langfristig zu binden.

Wenn Sie gerade erst mit dem Aufbau der Agentur beginnen, erledigen Sie wahrscheinlich den größten Teil Ihrer Berichterstattung manuell, indem Sie normalerweise eine Vielzahl kostenloser Tools zusammenstellen. Wenn Sie Ihre Agentur jedoch vergrößern, kann sich die Zeit, die Sie jeden Monat mit der manuellen Erstellung von Berichten verbringen, schnell summieren.

Die Realität ist, dass die Berichterstattung zwar ein wesentlicher Bestandteil der Verwaltung und Skalierung einer Agentur ist, Sie jedoch keine Aktivität ist, für die Sie zu viel Zeit aufwenden sollten. Insbesondere das manuelle Erstellen von Berichten verbessert nicht die Ergebnisse Ihrer Kunden und hilft Ihnen nicht, neue Kunden zu gewinnen.

Wenn Agenturen über die frühen Phasen ihres Geschäfts hinauswachsen, sollte das Reporting daher so weit wie möglich mithilfe von Software automatisiert werden, damit Sie sich auf die Skalierung der Agentur konzentrieren können.

In diesem Handbuch werden wir genau besprechen, was Berichtsautomatisierung bedeutet, warum sie für Agenturen von entscheidender Bedeutung ist, welche Arten von Berichtswerkzeugen es gibt und wie Sie Ihre Berichte Schritt für Schritt automatisieren können.

Der Leitfaden ist wie folgt organisiert:

• Was ist automatisiertes Reporting?
• Warum Berichtsautomatisierung für Agenturen wichtig ist
• Überprüfung der verschiedenen Typen für Reporting-Tools
• Schritt für Schritt: So automatisieren Sie Ihren Berichtsprozess

Fangen wir an.

Was ist automatisiertes Reporting?

Tatsache ist, dass die heutige digitale Marketinglandschaft oft den täglichen Umgang mit vielen verschiedenen Datenquellen beinhaltet. Möglicherweise versuchen Sie, Ihre Kunden organisch in Suchmaschinen zu platzieren, bezahlte Facebook- und Google-Anzeigen zu schalten oder eine E-Mail-Marketingkampagne zu verwalten. Unabhängig von der Art der Marketingaktivitäten, die Sie für Ihre Kunden durchführen, kommen wahrscheinlich mehr Daten aus jedem dieser Kanäle, als Sie wissen.

Um diese Herausforderung für Marketingagenturen zu lösen, können Sie mit der automatisierten Berichtssoftware Ihr Konto einfach mit einer Vielzahl von Datenquellen verbinden und täglich automatisch Daten abrufen.

Automatisierte Berichtstools tun dies mithilfe von APIs oder Anwendungsprogrammierschnittstellen, die es zwei Systemen ermöglichen, Daten untereinander zu senden. Da die Daten, die Sie verfolgen müssen, automatisch von jeder Plattform abgerufen werden, spart dies erheblich Zeit für die Berichterstellung.

Bevor wir fortfahren, sollte jedoch beachtet werden, dass selbst wenn Sie eine automatisierte Berichtssoftware verwenden, diese nicht unbedingt zu 100% automatisiert sein sollte. Insbesondere sollten Sie weiterhin die Daten Ihrer Kunden überprüfen und ihnen mit jedem Bericht personalisierte Kommentare und Erkenntnisse zur Verfügung stellen.

Der Prozess der Personalisierung jedes Berichts ist immer noch viel effizienter als die Erstellung der Berichte selbst und trägt wesentlich dazu bei, Mehrwert zu schaffen und langfristige Kunden zu binden.

Warum Berichtsautomatisierung für Agenturen wichtig ist

Wir haben bereits einige der wichtigsten Gründe erörtert, warum die Automatisierung des monatlichen Berichtserstellungsprozesses sinnvoll ist.

Berichtskosten

Bevor Sie sich für die Implementierung einer automatisierten Berichtssoftware entscheiden, sollten Sie zunächst eine klare Vorstellung von Ihren aktuellen Berichtskosten haben.

Um Ihnen ein Beispiel zu geben, lassen Sie uns die Berichtskosten überprüfen, die einer typischen Agentur entstehen könnten.

Angenommen, die Agentur hat derzeit 25 Kunden und Sie senden monatlich Berichte. Wenn jeder Bericht nur 5 Stunden pro Monat dauert und Sie Ihren Mitarbeitern durchschnittlich 35 US-Dollar pro Stunde zahlen, belaufen sich die Berichtskosten auf 4375 US-Dollar pro Monat oder 52500 US-Dollar pro Jahr.

Wie Sie sehen, summieren sich die Kosten für die manuelle Berichterstattung schnell.

Automatisierte Berichtssoftware kann Sie je nach Größe der Agentur zwischen 50 und 500 US-Dollar pro Monat kosten, aber wie Sie sehen können, zahlt sich ein solches Tool sehr schnell aus.

Wenn Sie Ihre aktuellen Berichtskosten nicht kennen und diese selbst berechnen möchten, sehen Sie sich hier unseren Kostenrechner an.

Konsistenz

Wenn Sie die manuelle Berichterstellung für einen beliebigen Zeitraum ausprobiert haben, wissen Sie, dass es nach Ablauf des Berichtszeitraums oft schwierig sein kann, alles vorzubereiten und sicherzustellen, dass es rechtzeitig versandt wird.

Die Mitarbeiter, die sich um die Berichterstattung kümmern, können krank werden oder eine Reihe anderer Projekte können auftauchen, was auch immer der Grund sein mag Ohne die Automatisierung und Planung von Berichten im Voraus überlassen Sie einen wesentlichen Teil der Führung der Agentur teilweise dem Zufall.

Mit einem automatisierten Reporting-Tool hingegen wissen Sie, nachdem Sie jede Kampagne anfänglich eingerichtet und Ihre Datenquellen verbunden haben, dass Sie unabhängig davon, was passiert, die Updates, die Sie den Kunden versprochen haben, konsistent bereitstellen.

Skalierbarkeit

Ein weiterer Grund, warum automatisiertes Reporting für Agenturen so wichtig ist, ist die Skalierbarkeit. Wenn Sie bestehenden Kunden einen wertvollen Service bieten und daran arbeiten, neue Leads für die Agentur zu generieren, ist es nur eine Frage der Zeit, bis Sie mit der Skalierung beginnen.

Außerdem kann die Skalierung einer Agentur sehr schnell erfolgen, und wenn Sie nicht mit den richtigen Tools ausgestattet sind, kann dies katastrophal sein. Wenn beispielsweise alle Ihre derzeitigen Mitarbeiter ihre Zeit mit manuellen Berichtsaufgaben verbringen, haben Sie möglicherweise nicht die Zeit, mehr Mitarbeiter einzustellen, um den Zustrom neuer Geschäfte zu bewältigen.

Wenn Sie hingegen eine Berichtssoftware verwenden, ist die Skalierung Ihres vorhandenen Workflows zur Berichterstellung häufig so einfach wie das Upgrade auf einen höheren Preisplan.

Upselling-Möglichkeiten

Schließlich ist die Bereitstellung hochwertiger Marketingberichte eine großartige Möglichkeit, Ihren bestehenden Kunden neue Möglichkeiten zu präsentieren, die häufig dazu führen können, dass sie zusätzliche Dienstleistungen anbieten.

Wenn Sie beispielsweise PPC-Anzeigen für einen Kunden schalten und eine Möglichkeit für ihn sehen, organisch in Suchmaschinen zu ranken, können Sie ein Konkurrenzanalysetool verwenden und ihm in Ihrem Marketingbericht genau zeigen, was dies für sein Unternehmen bedeuten könnte. Mit einem Tool, das automatisch alle diese Daten aus verschiedenen Quellen abrufen kann, müssen Sie Ihrem Kunden nur erklären, warum der Service für sein Unternehmen wertvoll ist.

Überprüfung verschiedener Arten von Berichtstools

Nachdem wir nun besprochen haben, warum die Berichtsautomatisierung für Agenturen wichtig ist, lassen Sie uns einige verschiedene Arten von Berichts- und Analysesoftware überprüfen, einschließlich der Vor- und Nachteile der einzelnen.

DIY Reporting mit kostenlosen Tools

Eine gängige Methode, mit der viele Einsteiger-Vermarkter beginnen, besteht darin, einfach verschiedene kostenlose Tools zusammenzustellen. Dazu gehören im Allgemeinen Tools wie Google Sheets oder Excel, Google Text & Tabellen zum Schreiben von Berichtszusammenfassungen und möglicherweise eine PowerPoint-Präsentation.

Der offensichtliche Nachteil dieses Ansatzes ist, dass er unglaublich zeitaufwändig ist und das Endergebnis für Kunden oft weniger als beeindruckend ist.

Der einzige wirkliche Vorteil dieses Ansatzes ist, dass er völlig kostenlos ist, obwohl dies nicht der Fall ist, wenn Sie die Stunden addieren, die zum Generieren der Berichte benötigt werden.

Dashboards für Datenanalyse-Berichte

Die nächste Art von Reporting-Tool sind Dashboards für Datenanalyse wie Google Data Studio. Während eine Plattform wie diese sicherlich ein Schritt in die richtige Richtung von einer Tabelle ist, kann es immer noch ziemlich zeitaufwendig sein, zu lernen, wie man es effektiv benutzt.

Ein weiterer Hauptnachteil einer Plattform wie Google Data Studio besteht darin, dass sie nur begrenzt in andere Marketingplattformen integriert werden kann. In der Tat, wenn Sie Bewertungen für Data Studio lesen, ist ein gemeinsames Thema, dass die Verbindung zu Plattformen, die nicht im Besitz von Google sind, sehr schwierig ist.

Business Intelligence (BI)-Plattformen

Business Intelligence-Plattformen wie Tableau und Domo sind unglaublich leistungsstarke Tools für die Datenanalyse.

Eines der Hauptprobleme bei diesen Plattformen ist jedoch, dass sie eine ernsthafte Investition in das Erlernen ihrer Verwendung erfordern, insbesondere wenn Sie kein Datenanalyst sind. Wenn Sie jedoch ein Datenanalyst sind, besteht der Vorteil dieser Plattformen darin, dass Sie sie für umfangreiche Analysen von Big Data in jeder Branche verwenden können.

Dies kann jedoch auch als Nachteil für Agenturen angesehen werden, da die Plattformen nicht speziell auf Marketingdaten ausgerichtet sind. Während Sie mit diesen Plattformen jede Art von Daten analysieren können, sind sie aufgrund der fehlenden Spezialisierung in Bezug auf Datenverbindungen für Marketingagenturen häufig nicht ideal.

Automatisierte Berichtsplattformen

Schließlich wurden automatisierte Berichtsplattformen wie AgencyAnalytics speziell für Marketingagenturen entwickelt, was bedeutet, dass sich die Datenverbindungen auf die Plattformen konzentrieren, die Ihre Kunden verwenden.

Diese Plattformen sind auch viel intuitiver aufgebaut als die meisten BI-Plattformen, was bedeutet, dass sowohl technische als auch nicht-technische Vermarkter von ihnen profitieren können. Wie im vorherigen Abschnitt erläutert, bestehen die Hauptvorteile für Agenturen nach dem Einrichten Ihrer anfänglichen Datenintegrationen in der Konsistenz Ihrer Berichte, der Skalierbarkeit der Generierung neuer Berichte und dem Wert, den sie für Kunden darstellen.

Schritt für Schritt: So automatisieren Sie Ihren Berichtsprozess

Nachdem wir nun wissen, was Berichtsautomatisierung ist, warum sie wichtig ist und welche verschiedenen Arten von Analysetools Ihnen zur Verfügung stehen, sehen wir uns einen schrittweisen Prozess zur automatischen Generierung von Berichten mit AgencyAnalytics an.

Schritt 1: Vorbereitung

Bevor Sie Ihren Berichtsprozess in irgendeiner Funktion starten, wird im Allgemeinen empfohlen, die folgenden Prozesse einzurichten:

• KPIs & Metriken: Der erste Schritt zur Berichterstellung besteht darin, zu entscheiden, welche KPIs und Metriken Sie in den Bericht aufnehmen müssen. Wie in unserem SEO-Tracking-Leitfaden erläutert, können Sie diese häufig herausfinden, indem Sie jedem Kunden während der Onboarding-Phase eine Reihe von ersten Fragen zu seinem Geschäft stellen.

• Berichtshäufigkeit: Als Nächstes möchten Sie die Berichtshäufigkeit festlegen, die Sie verwenden möchten. Viele Agenturen verwenden monatliche Berichte, obwohl Sie mit einem Berichtsautomatisierungstool noch einen Schritt weiter gehen und problemlos tägliche oder wöchentliche Berichte senden können. Darüber hinaus können Sie jederzeit ein Echtzeit-Live-Marketing-Dashboard verwenden und Ihren Kunden 24/7 Zugriff gewähren.

• Zuweisen von Rollen: Wie bereits erwähnt, empfiehlt es sich im Allgemeinen, selbst wenn Sie eine Berichtssoftware verwenden, jede mit Kommentaren und Einblicken in den Berichtszeitraum zu personalisieren. Die Entscheidung, wer diese Erkenntnisse für jeden Kunden bereitstellt, ist ein weiterer wichtiger Schritt, bevor Sie Ihre Berichterstellung automatisieren. Wenn Sie anstelle eines Dashboards regelmäßige Berichte senden möchten, können Sie dies problemlos mit einer Berichtszusammenfassung wie unten gezeigt tun:

Schritt 2: Erstellen einer Kampagne

Nachdem Sie sich für KPIs, Metriken, Berichterstellungshäufigkeit und die Verantwortlichen für die Berichterstellung entschieden haben, müssen Sie im nächsten Schritt eine Kampagne für Ihren Kunden erstellen. In AgencyAnalytics ist eine Kampagne einfach eine Website, sodass in den meisten Fällen jeder Kunde eine Kampagne hat, es sei denn, er hat mehrere Websites.

Um eine neue Kampagne zu erstellen, gehen Sie einfach zu Ihrem Root-Dashboard und klicken Sie auf „Kampagne erstellen“:

In diesem Schritt werden Sie aufgefordert, grundlegende Kampagneninformationen wie den Firmennamen und die Domäne hinzuzufügen, und Sie können optional eine Gruppe zum Organisieren Ihrer Kampagnen angeben.

Schritt 3: Verbinden Ihrer Datenquellen

Der nächste Schritt zur Automatisierung Ihres Berichtsprozesses besteht darin, die relevanten Datenquellen einfach mit Ihrer Kampagne zu verbinden. AgencyAnalytics bietet derzeit mehr als 65 Marketingintegrationen für PPC, Social Media, SEO, Analysen, Anrufverfolgung, E-Mail, Bewertungen und E-Commerce.

In diesem Beispiel sehen wir uns die Verbindung von Facebook-Anzeigen für unser Reporting an. Dazu navigieren Sie zunächst zur Kampagne und klicken dann auf „Integrationen“:

Klicken Sie anschließend in der Liste der verfügbaren Integrationen auf „Facebook Ads:

Als nächstes müssen Sie einfach auf „Konto verbinden“ klicken und werden aufgefordert, das Konto auszuwählen, das Sie verbinden möchten.

Schritt 4: Wählen Sie zwischen dem Senden von Berichten oder dem Erstellen eines Dashboards

Als nächstes möchten Sie entscheiden, ob Sie Ihren Kunden 24/7 Zugriff auf ein Dashboard gewähren oder ihnen regelmäßige Berichte senden möchten. Wenn Sie Ihre Berichterstattung so schnell wie möglich zum Laufen bringen möchten, können Sie unser Dashboard und unsere Berichtsvorlagen verwenden.

Unten sehen Sie ein Beispiel für eine Dashboard-Vorlage für Facebook-Anzeigen, die Sie hier live in der Vorschau anzeigen können:

Wenn Sie stattdessen eine Berichtsvorlage verwenden möchten, finden Sie hier ein Beispiel für eine Facebook-Anzeigenvorlage, die Sie hier live in der Vorschau anzeigen können.

Schritt 5: Passen Sie Ihre Berichte oder Dashboards an

Wenn Sie Ihre Berichte oder Dashboards anpassen möchten, können Sie unseren Drag & Drop-Editor verwenden. Wenn Sie ein bestimmtes Widget im Dashboard anpassen möchten, klicken Sie einfach auf „Dashboard bearbeiten“ und Sie sehen ein Zahnradsymbol, mit dem Sie Ihre Anpassungen anwenden können.

Schritt 6: White Label Ihrer Berichterstattung mit dem Branding Ihrer Agentur

Nachdem Sie Ihren Bericht oder Ihr Dashboard erstellt haben, besteht der nächste Schritt darin, sie mit dem Branding Ihrer Agentur zu kennzeichnen. Die White-Label-Funktionen von AgencyAnalytics umfassen die Möglichkeit, Logos und Farbschemata anzupassen, wenn Sie im Agenturplan oder höher sind, können Sie Ihre eigene benutzerdefinierte Domain und E-Mail hinzufügen, und wenn Sie im Enterprise-Plan sind, können Sie White-Label-Profile für jeden Ihrer Kunden konfigurieren.

Um Ihre Berichte als White Label zu kennzeichnen, klicken Sie einfach auf „Einstellungen“ in der linken Ecke und Sie sehen eine Registerkarte mit dem Namen „White Label“:

Schritt 7: Erstellen Sie eine Berichtszusammenfassung oder fügen Sie dem Dashboard personalisierte Kommentare hinzu

Wenn Sie anschließend Ihren eigenen Einblick in den Bericht hinzufügen möchten, können Sie dies am besten mit einer Berichtszusammenfassung tun. Hier ist ein Beispiel für eine Berichtszusammenfassung aus unserer Facebook-Anzeigenvorlage:

Wenn Sie sich für ein Dashboard entscheiden, können Sie ganz einfach ein Textfeld-Widget hinzufügen und genau angeben, was Sie jeden Monat erreicht haben:

Schritt 8: Clientzugriff auf das Dashboard bereitstellen oder automatisierte Berichte planen

Der letzte Schritt besteht darin, entweder Clientzugriff auf Ihr Dashboard bereitzustellen oder automatisierte Berichte auf täglicher, wöchentlicher oder monatlicher Basis zu planen.

Wenn Sie ein Dashboard verwenden, um ein Kundenkonto zu erstellen, klicken Sie einfach in Ihrer Kampagne auf die Registerkarte „Benutzer“ und dann auf „Benutzer erstellen“:

Danach haben Sie die Möglichkeit, zwischen einem Kunden- oder Mitarbeiterkonto zu wählen:

Wenn Sie sich für regelmäßige Berichte entscheiden, können Sie mit unserem Planungsassistenten die Häufigkeit festlegen, Tag des Monats, Uhrzeit, und der Berichtsdatumsbereich:

Anschließend können Sie den Inhalt jeder Berichts-E-Mail angeben, die an Clients gesendet wird.

Zusammenfassung: Automatisiertes Reporting für Agenturen

Wie bereits erwähnt, ist das Reporting zwar ein wesentlicher Bestandteil der Führung einer Agentur, das manuelle Erstellen von Berichten pro Monat kann jedoch unglaublich zeitaufwändig und ineffizient sein.

Anstatt verschiedene Tools zusammenzusetzen und zu versuchen, Daten manuell zu verfolgen, werden diese Daten automatisch über eine API in das automatisierte Reporting übernommen, sodass Sie sich auf die Kampagnen selbst konzentrieren können.

Es gibt zwar andere Arten von Datenanalyse- und BI-Plattformen, aber da sie sich nicht auf Marketingagenturen konzentrieren, bedeutet dies, dass die Datenverbindungen häufig nicht vorhanden sind. Darüber hinaus sind diese Tools häufig für Datenanalysten gedacht, deren einzige Aufgabe es ist, die Verwendung der Plattform zu erlernen.

Die automatisierte Berichtssoftware hingegen verfügt bereits über alle Marketingdatenverbindungen, die Sie benötigen. Sie müssen also nur Ihre Konten verbinden, um mit der Automatisierung Ihrer Berichte zu beginnen.

Zusammenfassend bietet automatisierte Reporting-Software eine Reihe von Zeit— und Kostenvorteilen für Agenturen – einige der bemerkenswertesten sind die Konsistenz der Berichte, die Skalierbarkeit und die einfache Demonstration des Wertes Ihrer Dienstleistungen.