Um die Leistung zu verstehen und die Rentabilität zu steigern, messen die meisten Unternehmen kontinuierlich eine Vielzahl verschiedener Kennzahlen, von Kundenzufriedenheit und Mitarbeiterengagement bis hin zu Lead-Generierung, Marketing-Conversions und Verkaufsindikatoren. Aber die vielleicht universellste Metrik für jedes Unternehmen ist die Auslastung.

Wenn Sie Ihre Auslastung nicht verstehen, können Sie Ihre Effizienz und Produktivität nicht verstehen – was bedeutet, dass Sie nicht damit beginnen können, die Rentabilität Ihres Unternehmens zu bewerten. Deshalb überwachen eine Vielzahl von Unternehmen, von Kreativagenturen und professionellen Dienstleistungen bis hin zu Anwaltskanzleien und unabhängigen Beratern, ihre Auslastung genau. Aber wie genau berechnen Sie es genau?

Was ist Auslastung?

Einfach ausgedrückt ist die Auslastung der Prozentsatz der Gesamtarbeitszeit einer Person, der für Arbeiten aufgewendet wird, die einem Kunden in Rechnung gestellt werden können. Egal wie motiviert oder produktiv ein Mitarbeiter ist, egal wie entschlossen er ist, das absolute Maximum zu erreichen, Zeit wird immer sein begrenzender Faktor sein. Es gibt nur 24 Stunden am Tag – und wie wir bereits ausführlich untersucht haben, geht es den Menschen nicht gut, wenn wir danach streben, „always on“ zu sein.

Während ein Mitarbeiter 40 Stunden pro Woche arbeiten kann, ist es ziemlich unmöglich, 40 Stunden abrechenbare Arbeit zu leisten. Meetings, Mittagspausen, Telefonate, Schulungen und Geschäftsentwicklung essen alle hinein. Wenn es jedoch um die Auslastung geht, ist es wichtig, die richtige Balance zu finden: Wenn sie zu hoch ist, kann Ihr Unternehmen mit wichtigen internen Arbeiten Abstriche machen und Sie benötigen wahrscheinlich mehr Ressourcen; wenn es zu niedrig ist, bringen Sie möglicherweise nicht genug Arbeit für Ihre Kopfzahl mit.

Warum sollten Sie die Auslastung überwachen?

Es gibt mehrere Gründe, warum es so wichtig ist, die Auslastung zu überwachen. Jedes Unternehmen, das stundenweise abrechnet – sei es eine Agentur oder eine Anwaltskanzlei – muss wissen, ob es genug abrechnet, um seine Kosten plus Overhead zu decken. Wenn Sie eine gesunde Auslastung haben, wissen Sie, dass Sie effizient abrechnen. Sobald Sie Ihre ideale Auslastungsrate ermittelt haben, können Sie sie verwenden, um viele andere wichtige Geschäftsfunktionen zu verstehen.

Nutzungsraten sind besonders wichtig für das Ressourcenmanagement und können die Prognose und Ressourcenoptimierung erheblich verbessern. Wenn ein Unternehmen wächst und Teams expandieren, wird es noch wichtiger, einen Überblick über Ihre Zukunft zu haben – und Ihre Auslastungsrate kann Sie wissen lassen, ob Sie die Kapazität haben, einen neuen Kunden aufzunehmen, ob Sie mehr Mitarbeiter einstellen müssen, ob Sie genug Zeit für die Kundenarbeit aufwenden und ob Sie mehr in interne Projekte investieren sollten.

Wie berechnen Sie die Auslastung?

Was ist der beste Weg, um die Auslastung zu berechnen? Die Grundformel ist ziemlich einfach: Es ist die Anzahl der abrechenbaren Stunden geteilt durch die Gesamtzahl der verfügbaren Stunden (x 100).

Wenn also ein Mitarbeiter 32 Stunden ab einer 40-Stunden-Woche abrechnet, hätte er eine Auslastung von 80%. Es gibt tatsächlich verschiedene Möglichkeiten, wie Sie die Auslastungsraten berechnen können, je nachdem, ob Sie die Preisgestaltung, die Einstellung, den Organisationszustand usw. verstehen möchten.

Um Ihre Auslastung auf Unternehmensebene zu ermitteln, teilen Sie einfach die Summe aller Mitarbeiterauslastungsraten durch die Gesamtzahl der Mitarbeiter. Die meisten robusten Zeiterfassungslösungen können diese Informationen sowohl auf Mitarbeiter- als auch auf Geschäftsebene für Sie bereitstellen.

Was ist eine gute Auslastung?

Wie sieht also eine gute Auslastung aus? Letztendlich hängt dies vom Unternehmen ab; es gibt keine bestimmte Nummer, die für alle funktioniert, und es ist sicherlich kein Fall von je höher die Auslastung, desto besser. Eine Auslastung, die kontinuierlich nahe bei 100% liegt, deutet darauf hin, dass die Mitarbeiter überlastet sind und möglicherweise kurz vor dem Burnout stehen. Wenn dies bei Ihnen der Fall ist, ist dies ein Hinweis darauf, dass es möglicherweise an der Zeit ist, neue Mitarbeiter einzustellen. Wenn Sie eine Auslastung von über 100% haben, deutet dies in der Regel auf zu viel Out-of-Scope-Arbeit oder schlechte Planung hin.

Wenn jedoch eine große Lücke zwischen Auslastung und Realisierungsraten besteht, bedeutet dies entweder, dass Ihr Team zu viel Zeit mit nicht abrechenbaren Aufgaben verbringt oder dass nicht genügend Arbeit in der Pipeline ist – was darauf hindeutet, dass Risiken bestehen. Es könnte auch darauf hindeuten, dass Sie zu viele Freiberufler an Projekten beteiligt haben. Unterm Strich bedeutet dies jedoch, dass Sie mehr abrechenbare Arbeit einbringen müssen. Um Ihnen mehr Einblick zu geben, können Sie die Formel für die ideale Auslastung verwenden:

( Kosten + Gewinn) / Potenzielle Kapazität x Abrechenbare Rate) x 100

Indem Sie die Ressourcenkosten, den Overhead und die Gewinnspanne durch die insgesamt verfügbaren Stunden und die abrechenbare Rate dividieren, können Sie die ideale Auslastung berechnen – die optimale Auslastung für ein Unternehmen, um die gewünschte Gewinnspanne zu erreichen.

Bevor Sie jedoch mit der Arbeit an Auslastungsraten beginnen können, müssen Sie in der Lage sein, genaue Informationen darüber zu sammeln, wohin Ihre Zeit tatsächlich fließt und wie viel Ihrer Arbeit abrechenbar ist. Das Verständnis Ihrer Auslastung ist von entscheidender Bedeutung, wenn Sie die Rentabilität Ihrer Mitarbeiter, Ihres Teams und Ihres Unternehmens erfolgreich beurteilen möchten – und obwohl es sich um eine einfache Messung handelt, kann sie weitreichende Auswirkungen auf die Funktionsweise Ihres Unternehmens haben.