Die Einstellung Ihres ersten Mitarbeiters ist ein großer Meilenstein für Sie und Ihr Unternehmen. Arbeitgeber zu werden bringt jedoch viele zusätzliche Verantwortlichkeiten mit sich. Wenn Sie bereit sind, Arbeitgeber zu werden, müssen Sie wissen, welche Schritte zu befolgen sind.

8 Schritte, um Arbeitgeber zu werden

Verwenden Sie diese acht Schritte, um zu lernen, wie Sie Arbeitgeber werden.

Finden Sie heraus, staatliche und lokale Anforderungen

Jeder Staat und Ort hat unterschiedliche Regeln für kleine Unternehmen. Je nach Standort und Art des Unternehmens können die Anforderungen variieren.

Staatliche Anforderungen

Neue Arbeitgeberanforderungen unterscheiden sich von Staat zu Staat. Die meisten Unternehmen müssen sich bei ihrem Staat für neue Arbeitgeberkonten registrieren. Ihr kleines Unternehmen muss sich möglicherweise auch für bestimmte Lizenzen, Genehmigungen und andere Registrierungen registrieren. In den meisten Fällen können Sie diese Informationen online beantragen.

Arbeitgeber müssen sich für die staatliche Arbeitslosensteuerversicherung registrieren, die auch als SUTA (State Unemployment Tax Act) bekannt ist. Nachdem Sie sich angemeldet haben, erhält Ihr Unternehmen einen SUTA-Steuersatz. Ihre Rate ist ein staatlicher Arbeitslosenanteil, der auf Ihrer Branche und Erfahrung basiert (z. B. 2,7%).

Einige Staaten verlangen möglicherweise auch eine staatliche Invalidenversicherung. Zum Beispiel verlangt New York von den meisten Arbeitgebern eine Invalidenversicherung für ihre Mitarbeiter.

Sehen Sie sich unseren State Payroll Guide an, um die Anforderungen für Ihren Bundesstaat zu sehen. Wenden Sie sich an Ihren Staat, um weitere neue Arbeitgeberanforderungen zu erhalten.

Lokale Anforderungen

Ihre Stadt oder Ihr Ort erfordert möglicherweise zusätzliche Arten der Arbeitsregistrierung. Und möglicherweise müssen Sie lokale Steuern von den Löhnen Ihrer Mitarbeiter einbehalten.

Einige Staaten mit lokaler Einkommensteuer sind Alabama, Colorado, Delaware und Indiana. Andere Staaten, wie Ohio und Pennsylvania, haben bestimmte Arten von lokalen Steuern, wie Schulbezirkssteuer.

Oft sind Arbeitgeber für die Einbehaltung und Hinterlegung lokaler Einkommensteuern für ihre Arbeitnehmer verantwortlich.

Wenden Sie sich an Ihr lokales Regierungsbüro, um weitere Informationen darüber zu erhalten, ob Sie sich registrieren müssen oder nicht.

Beantragen Sie eine Arbeitgeberidentifikationsnummer

Nachdem Sie sich entschieden haben, Arbeitgeber zu werden, müssen Sie eine Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) beantragen. EIN EIN ist eine eindeutige neunstellige Nummer, die der IRS Ihrem Unternehmen zuweist. Sie müssen ein EIN beantragen, wenn Sie Mitarbeiter einstellen möchten.

EINs sind wie folgt formatiert: 12-3456789.

Die Beantragung eines EIN ist kostenlos. Sie können Ihre EIN online beantragen. Oder Sie können das Formular SS-4, Antrag auf Arbeitgeberidentifikationsnummer, an den IRS senden oder faxen.

Der schnellste Weg, eine EIN zu beantragen, ist online. Sie müssen keine Formulare ausfüllen. Und Sie können eine sofortige Bestätigung für Ihre Unterlagen ausdrucken.

Wenn Sie sich mit einem Papierantrag bewerben möchten, füllen Sie das Formular SS-4 aus und senden oder faxen Sie es an den IRS. Denken Sie daran, dass das Versenden oder Faxen Ihrer Bewerbung mehr Zeit in Anspruch nimmt, um Ihre EIN zu erhalten.

Arbeitnehmerentschädigungsversicherung abschließen

Unabhängig von Ihrer Art von Unternehmen haben Mitarbeiter die Chance, eine berufsbedingte Krankheit oder Verletzung zu bekommen. Um unvorhersehbare Ereignisse abzudecken (z. B. Sturz auf nassen Boden), müssen Sie über eine Arbeitnehmerentschädigungsversicherung verfügen.

Was ist also eine Arbeitnehmerentschädigungsversicherung? Workers’Compensation, auch bekannt als Workers ‚Comp oder Workmans’Comp, ist eine Versicherung, die Lohnersatz und medizinische Leistungen für Mitarbeiter bietet, die während der Arbeit krank oder verletzt werden. Und die Arbeitnehmerentschädigung deckt die Mitarbeiter unabhängig davon ab, wer den Vorfall verursacht (z. B. Sie, ein Mitarbeiter, der Mitarbeiter usw.).

Die Arbeitnehmerentschädigung kann die folgenden Fragen für Arbeitnehmer abdecken:

• Chronische Rückenschmerzen
• Karpaltunnel
• Hörverlust
• Lungenerkrankung
• Verletzungen durch arbeitsbedingten Stress

Ihre Mitarbeiter haben möglicherweise Anspruch auf Leistungen der Arbeitnehmer wie die Bezahlung von Diagnose, Behandlung und Rehabilitation.

Die Kosten für die Comp der Arbeitnehmer variieren je nach Unternehmen, Lohnsummen, Art der Arbeit und früheren Comp-Ansprüchen der Arbeitnehmer.

Staatliche Anforderungen

Jeder Staat hat seine eigenen Arbeitnehmerentschädigungsprogramme und Gesetze zu befolgen.

Die meisten Staaten verlangen, dass Sie eine Arbeitnehmerentschädigungsversicherung abschließen. In einigen Staaten können Arbeitgeber jedoch die Deckung wählen, bis sie eine bestimmte Anzahl von Arbeitnehmern haben.

Viele Staaten geben Arbeitgebern die Freiheit, die Entschädigung ihrer Arbeitnehmer zu wählen. Arbeitgeber in North Dakota, Ohio, Washington und Wyoming müssen jedoch die Comp-Deckung der Arbeitnehmer über ihren eigenen staatlichen Fonds erwerben.

Erkundigen Sie sich bei Ihrem Bundesstaat nach weiteren Informationen zu den Vergütungsanforderungen für Arbeitnehmer.

Bestimmen Sie, wie Sie mit der Gehaltsabrechnung umgehen

Bevor Sie mit der Einstellung und Bezahlung von Mitarbeitern beginnen können, legen Sie fest, wie Sie mit der Gehaltsabrechnung umgehen möchten. Berücksichtigen Sie Aspekte wie Kosten und Zeitaufwand für die Durchführung der Gehaltsabrechnung.

Einige Möglichkeiten zur Verwaltung der Gehaltsabrechnung umfassen:

• Ausführen der Gehaltsabrechnung von Hand
• Outsourcing der Gehaltsabrechnung (z. B. Buchhalter oder Buchhalter)
• Verwenden einer Gehaltsabrechnungssoftware oder eines Anbieters

Das Ausführen der Gehaltsabrechnung von Hand ist die kostengünstigste Methode zur Verwaltung der Gehaltsabrechnung. Es kann jedoch auch die zeitaufwendigste Option sein und zu kostspieligen Fehlern führen. Wenn Sie die Gehaltsabrechnung von Hand ausführen, müssen Sie die Steuern berechnen, die für jeden Mitarbeiter einbehalten werden müssen. Und Sie müssen Ihre Lohnsteuern bei den richtigen Agenturen einreichen und hinterlegen.

Die Verwendung eines Buchhalters oder Buchhalters zur Abwicklung der Gehaltsabrechnung erfordert, dass Sie die Kontrolle über Ihre Gehaltsabrechnung aufgeben. Und das Outsourcing Ihrer Gehaltsabrechnung kann für Ihr kleines Unternehmen teuer sein. Obwohl es teurer ist als andere Optionen, kann das Outsourcing der Gehaltsabrechnung Ihnen viel Zeit sparen. Und Sie können beruhigt sein, wenn Sie wissen, dass Ihre Gehaltsabrechnungen korrekt sind.

Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware kann ein glücklicher Mittelweg zwischen der manuellen Lohn- und Gehaltsabrechnung und deren Auslagerung sein. Software ist eine kostengünstigere Option als das Outsourcing der Gehaltsabrechnung. Und, Payroll-Software ist genau und spart Zeit. Die meisten Gehaltsabrechnungssoftware-Systeme ermöglichen es Ihnen, die Gehaltsabrechnung innerhalb weniger Minuten auszuführen. Wenn Sie sich eine Lohnbuchhaltungssoftware ansehen, vergleichen Sie Ihre Optionen. Schauen Sie sich die Preise, Funktionen, Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit und Bewertungen der Anbieter an.

Mitarbeiter einstellen

Nachdem Sie die Grundlagen gelegt haben, ist es an der Zeit, einige Mitarbeiter einzustellen.

Viele neue Arbeitgeber verwenden traditionelle Einstellungsmethoden (z. B. Direkteinstellung). Bestimmen Sie bei der Einstellung Ihres ersten Mitarbeiters, nach welchen Merkmalen und Anforderungen Sie bei einem Mitarbeiter suchen.

Erstellen Sie eine klare und ansprechende Stellenbeschreibung. Bestimmen Sie die Positionsanforderungen und -qualifikationen, die Sie in Ihre Beschreibung aufnehmen müssen. Einige Qualifikationen, die Sie auflisten können, umfassen Erfahrung (z. B. zwei Jahre in einer IT-bezogenen Position) und Ausbildung (z., Bachelor-Abschluss in Marketing).

Wenn möglich, fügen Sie Dinge wie Leistungen (z. B. Rentenbeiträge) hinzu, um Kandidaten zur Bewerbung zu ermutigen.

Veröffentlichen Sie Ihre Stellenbeschreibung auf Plattformen wie Ihrer Unternehmenswebsite, Online-Jobbörsen und Social-Media-Seiten. Überprüfen Sie die von den Kandidaten eingereichten Bewerbungen. Unqualifizierte Bewerber aussortieren und Kandidaten kontaktieren, die gut zu ihnen passen.

Interviewen Sie die qualifizierten Kandidaten. Der Interviewprozess kann aus mehreren Interviewrunden bestehen, bis Sie Ihren idealen Kandidaten gefunden haben.

Wenn Sie zur Einstellung bereit sind, erweitern Sie dem Kandidaten ein Stellenangebot. Wenn der Kandidat Ihr Angebot annimmt, beginnen Sie mit dem Onboarding-Prozess und den neuen Einstellungsunterlagen (über die wir im nächsten Schritt ausführlicher sprechen).

Wenn Ihr Unternehmen wächst, können Sie ein Einstellungskomitee bilden, um zusätzliche Mitarbeiter einzustellen.

Komplette Neueinstellungen

Bevor neue Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen arbeiten können, müssen Sie und Ihr Mitarbeiter beide neue Einstellungsunterlagen ausfüllen.

Als Arbeitgeber müssen Sie Neueinstellungen melden. Das Bundesgesetz besagt, dass Sie neue Mitarbeiter innerhalb von 20 Tagen nach ihrer Einstellung melden müssen. Die staatlichen Gesetze für Neueinstellungen können jedoch unterschiedlich sein. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Staat, um neue Zeitrahmen und Gesetze für die Einstellung zu erfahren.

Mitarbeiter müssen das Formular W-4, Employee’s Withholding Certificate, für die Einbehaltung der Bundessteuer ausfüllen. Formular W-4 bestimmt, wie viel Sie von den Löhnen der Mitarbeiter für Bundeseinkommensteuern einbehalten. Einige Informationen, die ein Mitarbeiter auf seinem Formular W-4 auflisten muss, umfassen seinen Namen, Adresse, Sozialversicherungsnummer, und Familienstand.

Viele Staaten haben auch staatliche Einkommensteuer. Wenn Ihr Mitarbeiter in einem Staat mit Einkommensteuer arbeitet, muss er auch ein staatliches W-4-Formular ausfüllen.

Um sicherzustellen, dass Mitarbeiter berechtigt sind, in den Vereinigten Staaten zu arbeiten, müssen sie das Formular I-9, Employment Eligibility Verification, ausfüllen. Wenn Sie ein I-9-Formular abholen, muss der Mitarbeiter auch Dokumente vorlegen, die seine Identität und Berechtigung belegen (z. B. Führerschein, Reisepass, Sozialversicherungskarte usw.).

Möglicherweise müssen Sie auch zusätzliche Dokumente von Mitarbeitern einholen, z. B. ein signiertes Mitarbeiterhandbuch, Informationen zu Leistungen und Notfallkontaktformulare.

Lohnsteuern zahlen

Eine der größten Aufgaben des Arbeitgebers ist die Zahlung von Lohnsteuern. Wenn Sie Ihre Lohnsteuern nicht rechtzeitig bezahlen, können Strafen wie Geldstrafen oder Haftstrafen verhängt werden.

Lohnsteuern umfassen Bundeseinkommen, Sozialversicherung und Medicare sowie Bundesarbeitslosensteuern. Wie bereits erwähnt, müssen einige Arbeitgeber möglicherweise auch staatliche und lokale Steuern zahlen.

Bundeseinkommensteuer

Wie häufig Sie die Bundeseinkommensteuer zahlen, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Sie müssen die Bundeseinkommensteuer von den Löhnen der Arbeitnehmer einbehalten. Und Sie müssen es monatlich oder halbwöchentlich im Namen des Mitarbeiters bezahlen.

Ihr Zeitplan für die Zahlung der Bundeseinkommensteuer basiert auf einer Lookback-Periode des Formulars 941. Formular 941 meldet Ihre Bundeseinkommen, Sozialversicherung und Medicare Steuerschulden.

Neue Unternehmen haben automatisch eine monatliche Einzahlungsfrequenz. Denken Sie daran, dass sich Ihr Einzahlungszeitplan jedes Jahr ändern kann.

Für monatliche Einleger ist die Zahlung der Bundeseinkommensteuer am 15. jedes folgenden Monats fällig. Zum Beispiel ist die für November einbehaltene Bundeseinkommensteuer bis zum 15.

Einlagen bei der Bundeseinkommensteuer müssen durch eine elektronische Überweisung (z. B. EFTPS) erfolgen.

Steuern auf soziale Sicherheit und Medicare

Steuern auf soziale Sicherheit und Medicare bilden die FICA-Steuer. Sowohl Sie als auch Ihre Mitarbeiter tragen Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern bei.

Der Quellensteuersatz für die Sozialversicherung beträgt 6,2%. Sie müssen 6,2% vom Lohn jedes Mitarbeiters für die soziale Sicherheit einbehalten. Und zahlen Sie den passenden Arbeitgeberbeitrag von 6,2%.

Die Medicare-Steuer beträgt 1,45% für Sie und Ihre Mitarbeiter. Zurückhalten 1.45% vom Arbeitnehmerlohn und einen entsprechenden Arbeitgeberanteil von 1,45% beisteuern.

Kaution FICA Steuer zusammen mit Bundeseinkommensteuer. Verwenden Sie die gleichen Einzahlungshäufigkeiten wie die Bundeseinkommensteuer (z. B. monatlich oder halbwöchentlich). Stellen Sie sicher, dass Sie sowohl den Arbeitnehmer- als auch den Arbeitgeberanteil von FICA hinterlegen.

Bundesarbeitslosensteuer

Die meisten Arbeitgeber müssen auch Bundesarbeitslosensteuer zahlen, auch bekannt als FUTA-Steuer.

Sie müssen FUTA-Steuer zahlen, wenn einer der folgenden Punkte zutrifft:

• Sie haben in einem Kalenderquartal mindestens 1.500 US-Dollar an Löhnen gezahlt
• Sie hatten mindestens einen Mitarbeiter für mindestens einen Teil eines Tages in 20 oder mehr verschiedenen Wochen

Nach den Regeln der Federal Payroll Deposit müssen Sie vierteljährliche Einzahlungen vornehmen. Machen Sie jedoch nur eine FUTA-Einzahlung, wenn Ihre Arbeitslosensteuerschuld des Bundes während eines Quartals mehr als 500 US-Dollar beträgt.

Wie bei den Bundeseinkommens- und FICA-Steuern müssen Sie die FUTA-Steuer per elektronischer Überweisung hinterlegen.

Hier ist der Zeitplan für die Fälligkeiten der FUTA-Steuereinlagen:

• 30. April für Quartal 1 (Januar – März)
• 31. Juli für Quartal 2 (April – Juni)
• 31. Oktober für Quartal 3 (Juli – September)
• 31. Januar für Quartal 4 (Oktober – Dezember)

Staatliche und lokale Steuern

Abhängig von Ihrem Bundesstaat müssen Sie möglicherweise auch staatliche und lokale Einkommensteuern sowie die staatliche Arbeitslosensteuer einbehalten.

Erkundigen Sie sich bei Ihren staatlichen und lokalen Steuerbehörden nach Zahlungsinformationen zu staatlichen und lokalen Lohnsteuern.

Gehaltsabrechnungsberichte einreichen

Neben der Zahlung von Lohnsteuern müssen Sie auch Gehaltsabrechnungsberichte einreichen. Lohnabrechnungsberichte sind Formulare, die die Regierung über Ihre Lohnsteuerschulden informieren.

Die Gehaltsabrechnungsberichte, die Sie einreichen müssen, hängen von Ihrem Unternehmen ab. Melden Sie sowohl die Steuern, die Sie von den Löhnen der Mitarbeiter einbehalten, als auch die Steuern, die Sie beitragen. Sie müssen Gehaltsabrechnungsberichte für Bundes- und Landessteuern einreichen.

Wie häufig Sie Gehaltsabrechnungsformulare einreichen, hängt von der Art des Formulars ab. Einige Formulare können vierteljährlich fällig sein, während andere jährlich fällig sind.

Vierteljährliche Gehaltsabrechnungsberichte

Formular 941, vierteljährliche Bundessteuererklärung des Arbeitgebers, meldet Bundeseinkommen, Sozialversicherung und Medicare-Steuern zusammen mit den Löhnen der Arbeitnehmer.

Dateiformular 941 jedes Quartal, wenn Sie Mitarbeiter haben, auch wenn Sie keine Steuern oder Löhne zu melden haben. Reichen Sie das Formular 941 nicht ein, wenn Sie ein saisonaler Arbeitgeber sind oder Haushaltsangestellte (z. B. Nanny Tax) oder Farmangestellte (z. B. Formular 943) beschäftigen.

Fälligkeitstermine für Formular 941 umfassen:

• 30. April für Quartal 1
• 31. Juli für Quartal 2
• 31. Oktober für Quartal 3
• 31. Januar für Quartal 4

Staatliche Lohnabrechnungsberichte

Möglicherweise müssen Sie auch vierteljährliche Berichte für staatliche Einkommens- und Arbeitslosensteuern (SUTA) einreichen.

Fälligkeitstermine können von Staat zu Staat sehr unterschiedlich sein. Obwohl die meisten Staaten verlangen, dass Sie vierteljährlich einreichen, sollten Sie sich an Ihren Staat wenden, um spezifische Anforderungen an die Gehaltsabrechnung zu erhalten.

Jährliche Gehaltsabrechnungsberichte

Jährliche Gehaltsabrechnungsberichte sind einmal pro Jahr bis zum 31. Einige gängige jährliche Gehaltsabrechnungsberichte umfassen die Formulare 944, 940 sowie W-2 und W-3.

Formular 944

Einige Arbeitgeber können möglicherweise das Formular 944, die jährliche Bundessteuererklärung des Arbeitgebers, anstelle des Formulars 941 einreichen.

Wie Formular 941 können Sie Formular 944 verwenden, um Bundeseinkommen, Sozialversicherung und Medicare-Steuern auf jährlicher Basis zu melden.

Der IRS teilt Ihnen mit, ob Sie das Formular 944 verwenden dürfen. In der Regel qualifizieren Sie sich, wenn die jährliche Haftung Ihres Unternehmens für Sozialversicherungs-, Medicare- und Bundeseinkommensteuern 1.000 USD oder weniger beträgt.

Formular 940

Verwenden Sie das Formular 940, die jährliche Arbeitslosensteuererklärung des Arbeitgebers, um die Arbeitslosensteuer des Bundes (FUTA) zu melden.

Reichen Sie jährlich das Formular 940 ein, um Ihre Steuerschuld bei Arbeitslosigkeit zu melden. Denken Sie daran, dass nur Arbeitgeber FUTA-Steuern zahlen.

Formular W-2 und Formular W-3

Formular W-2, Lohn- und Steuererklärung, ist ein jährliches Steuerformular, das Sie jedem Mitarbeiter bis zum 31. Das Formular W-2 fasst die Löhne und Steuern eines Mitarbeiters für das Jahr zusammen. Mitarbeiter verwenden das Formular W-2, um ihre individuelle Steuererklärung einzureichen. Sie müssen auch eine Kopie des Formulars W-2 beim IRS einreichen.

Formular W-3, Übermittlung der Lohn- und Steuererklärung, ist das Übermittlungsformular für Formular W-2. Formular W-3 ist eine Zusammenfassung der Informationen aus den Formularen W-2 Ihrer Mitarbeiter. Senden Sie das Formular W-3 nicht an Ihre Mitarbeiter. Senden Sie jedes Jahr bis zum 31. Januar eine Kopie des Formulars W-3 an die IRS.

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Dieser Artikel wurde ab dem ursprünglichen Veröffentlichungsdatum vom 5. Juli 2013 aktualisiert.

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