Ein Arbeitgeber / Arbeitnehmer-Verhältnis ist ein besonderes Vertrauen. Manchmal nutzen Mitarbeiter dieses Vertrauen aus, indem sie von ihrem Arbeitgeber stehlen. Veruntreuung kann passieren, wenn Mitarbeiter Bargeld nehmen oder Rechnungszahlungen von Kunden umleiten, aber es kann auch passieren, wenn Mitarbeiter betrügerische Rechnungen zur Zahlung einreichen oder die Firmenkreditkarte für persönliche Ausgaben verwenden. Veruntreuung trifft Unternehmen, Behörden und gemeinnützige Unternehmen aller Größen. USA. Das Handelsministerium berichtet, dass fast ein Drittel der Geschäftsausfälle auf Diebstahl oder Betrug von Mitarbeitern zurückzuführen ist. Glücklicherweise ist dies ein Bereich, in dem eine Unze Prävention Ihr Unternehmen vor finanziellen Katastrophen bewahren kann.
Acht besonders einfache Lösungen, die Sie ergreifen können, folgen Sie unten:
1. Führen Sie eine vollständige Hintergrundprüfung durch, bevor Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen. Sie werden überrascht sein, wie viele Unternehmen keine Zuverlässigkeitsüberprüfung durchführen. Wenn Sie ein Recruiting-Unternehmen verwenden, müssen Sie sich darüber im Klaren sein, was seine Hintergrundüberprüfung mit sich bringt, und Sie müssen sicherstellen, dass die Verantwortung für eine Hintergrundüberprüfung in Ihrem Vertrag enthalten ist. Viele Vermittlungsagenturen versuchen, ihre Haftung für die Mitarbeiter zu begrenzen, die sie mit ihren Firmenkunden paaren, Lesen Sie also das Kleingedruckte.
2. Haben Sie klare Richtlinien und Kontrollen – und setzen Sie sie durch. Unabhängig davon, wie groß oder klein Ihr Unternehmen ist, sollten Sie Verfahren festgelegt haben, mit denen Mitarbeiter auf die Kreditkarten des Unternehmens zugreifen und diese verwenden oder Zahlungen abwickeln können. Allen Erstattungsanträgen müssen Quittungen oder Rechnungen beigefügt sein. Bezahlen Sie niemals eine Rechnung eines Lieferanten, den Sie nicht kennen, nur weil ein Mitarbeiter Sie darum bittet. Wenn Sie Zweifel an der Legitimität einer Rechnung haben, rufen Sie das Unternehmen an oder recherchieren Sie, bevor Sie sie bezahlen. Für die interne Buchhaltung sollten Sie jede Art von Transaktion erfassen (z. B. Abschreibungen, Rückerstattungen, Anpassungen).
3. Beschränken Sie den Zugriff auf Finanzinformationen und Ressourcen. Wenn ein Unternehmen wächst, ist es wichtig zu verwalten, welche Mitarbeiter Zugriff auf Finanzinformationen und -aufzeichnungen haben. Wenn Personen das Unternehmen verlassen, beenden Sie den Zugriff sofort. Wenn neue Mitarbeiter an Bord kommen, richten Sie sie mit eindeutigen Anmeldeinformationen ein und beschränken Sie den Zugriff nur auf die Systeme und Tools, die sie benötigen.
4. Weisen Sie mehr als einer Person finanzielle Aufgaben zu und trainieren Sie Mitarbeiter. Wenn Sie ein kleines Unternehmen haben, ist es möglicherweise am einfachsten, wenn eine Person die Post bearbeitet, Schecks protokolliert und einzahlt und die Kontoauszüge abgleicht. Wenn Sie jedoch die gesamte Verantwortung in die Hände einer Person legen, kann Diebstahl leichter unbemerkt bleiben. Unternehmen sollten finanzielle Aufgaben auf zwei oder mehr Personen aufteilen. Beispielsweise sollte eine Person die E-Mail öffnen und die eingehenden Zahlungen protokollieren, und eine separate Person, die Rechnungen bezahlt und die Bücher ausführt. Wenn mehr als eine Person diese Aufgaben erledigt, ist es einfacher, Dinge zu identifizieren, die falsch aussehen.
5. Verwenden Sie eine Lockbox für Kleingeld. Müssen wir mehr sagen?
6. Führen Sie zufällige interne oder externe Audits durch. Wenn Mitarbeiter wissen, dass ihr Arbeitgeber auf Betrug und Diebstahl achtet, ist es weniger wahrscheinlich, dass sie sich daran beteiligen.
7. Holen Sie sich die richtige Art von Versicherungsschutz und erhöhen Sie Ihre Grenzen für Mitarbeiterdiebstahl. Die meisten Unternehmen verfügen möglicherweise über standardmäßige allgemeine Haftpflichtversicherungen, verfügen jedoch nicht über eine ausreichende Deckung für Mitarbeiterdiebstahl. Unternehmen sollten möglichen Diebstahl mit Unehrlichkeit der Mitarbeiter oder Kriminalitätsschutz als Teil ihres Versicherungspakets verhindern. Wenn Sie mit Dritten wie Personalagenturen zusammenarbeiten, fordern Sie einen Nachweis über deren Deckung an.
8. Engage Strafverfolgung. Das Wichtigste, was Sie tun können, nachdem Sie einen Mitarbeiter mit finanzieller Unangemessenheit erwischt haben, ist, diese Person den Strafverfolgungsbehörden zu melden. Eine überraschende Anzahl von Unternehmen kündigen den Mitarbeiter einfach aus Sympathie oder aus eigener Verlegenheit, das Unternehmen anfällig gemacht zu haben. Das Problem bei diesem Ansatz ist, dass der nächste Arbeitgeber keine Aufzeichnungen darüber hat, wann er die von Ihnen entlassene Person einstellt. Was den Mitarbeiter betrifft, gibt es in der Regel zugrunde liegende Probleme, die Diebstahl auslösen, wie Sucht oder mentale / emotionale Probleme. Die Meldung ihres Verhaltens an die Strafverfolgungsbehörden kann oft dazu führen, dass sie die Hilfe erhalten, die sie benötigen.
Wenn Sie diese Schritte ausführen, können Sie verhindern, dass Ihr Unternehmen durch einen Mitarbeiter Verluste erleidet. Wenn Ihr Unternehmen Opfer eines Mitarbeiterdiebstahls wird, ist es wichtig, sofort einen Rechtsbeistand einzuschalten.