în 2018, un fraudator a înșelat Google și Facebook dintr-un total de 128 de milioane de dolari. Detaliile despre modul în care a reușit să o facă sunt tulburător de ușoare. Potrivit anchetei, suspectul a trimis pur și simplu facturi frauduloase pentru servicii care nu au fost niciodată prestate și, surpriză, echipa financiară a Facebook a plătit.

ar fi putut exista un singur mod în care aceste fonduri au fost urmărite și recuperate după fapt, și asta ar fi în timpul unui audit al achizițiilor.

acum, este ușor să crezi că asta nu ți se va întâmpla niciodată. Ai angajați mai deștepți, spui. Și nu ești o companie de tehnologie de miliarde de dolari cu mulți bani de pierdut. Tu chiar nu vezi acest lucru se întâmplă la compania dumneavoastră.

dar, știați că pentru companiile cu mai puțin de 100 de angajați, schemele de facturare sunt al doilea tip de fraudă cel mai răspândit?

dar, ce este achiziția?

ne va ajuta să ne reîmprospătăm înțelegerea modului în care funcționează achizițiile înainte de a ne scufunda în procesul de audit al acesteia.

Achizitia este procesul de achizitie a produselor si serviciilor de care o organizatie are nevoie pentru a-si desfasura operatiunile de zi cu zi.

potrivit McKinsey, organizațiile cheltuiesc între 30-70% din veniturile lor pentru achiziții. Acest volum de numerar care curge printr-un departament creează oportunități ample pentru fraudă și practici fără scrupule.

aici intervine auditul achizițiilor.

ce este un audit de achiziții?

auditul achizițiilor presupune revizuirea periodică a contractelor de achiziții, a proceselor și a istoricului cu furnizorii pentru a asigura acuratețea, respectarea termenilor stipulați în contractul dvs. și îmbunătățirea eficienței.

care este esența auditului achizițiilor?

auditul achizițiilor ajută organizațiile să îndeplinească trei funcții cheie,

• achizițiile vă permit să descoperiți și să eliminați frauda în sistemul dvs. de achiziții. Aruncând o privire holistică asupra istoricului achizițiilor dvs., este ușor să identificați neregulile la timp.
• conformitate. Auditul Periodic dezvăluie dacă furnizorii dvs. au respectat termenii stipulați în contracte, astfel încât să puteți rezilia contractele neperformante sau să trasați o cale de urmat.
• eficiență. Aruncând o privire aprofundată asupra mașinii dvs. de achiziție, este ușor de ceea ce trebuie schimbat și de unde puteți obține aceleași rezultate sau chiar mai bune prin reducerea intrărilor.

auditul achizițiilor, ca orice altă formă de audit, dezvăluie probleme legate de achiziția dvs. și identifică oportunități de schimbare.

cum se efectuează un audit al achizițiilor publice?

un audit de achiziții are beneficii semnificative pentru organizația dvs. Dar nu te lăsa păcălit. Auditul achizițiilor este un proces intensiv care se află în centrul sistemelor și proceselor dvs. pentru a vă arăta ce funcționează și ce trebuie să schimbați pentru a vă gestiona mai bine achizițiile.

va trebui să analizați nenumărate documente, să luați legătura cu părțile interesate și să construiți un raport detaliat al tuturor constatărilor dvs. pentru luarea în considerare a conducerii superioare. Iată o defalcare a ceea ce este nevoie pentru a rula un audit de achiziții publice.

implicarea managerilor și a părților interesate directe

achizițiile tind să se prezinte ca un domeniu mai degrabă tehnic.

puteți gestiona o mulțime de date, mutați aceste date dintr-un loc în altul, procesați-le în informații și luați decizii pe baza concluziilor la care ajungeți

dar nu ignorați factorul uman care face ca totul să funcționeze. Primul dvs. port de apel în călătoria dvs. de audit al achizițiilor este să aveți 1: 1 sau chiar o întâlnire generală cu managerii de achiziții și părțile interesate directe din întreaga organizație.

vă propuneți să surprindeți perspectiva lor la locul de muncă și să obțineți analiza lor asupra a ceea ce funcționează, a ceea ce nu este și a ceea ce ar putea fi îmbunătățit pentru ca achiziția dvs. să funcționeze mai eficient.

acest lucru vă ajută în căutarea dvs. de audit, deoarece acum aveți o idee mai bună despre ce să aveți grijă.

desigur, tot trebuie să finalizați auditul de la zero și să nu luați cuvântul nimănui (motiv pentru care se numește audit), dar introducerea managerilor în proces vă oferă inițial indicii despre ce să subliniați pe tot parcursul procesului de audit.

concentrați – vă pe zonele problematice

există trei ramuri principale ale auditului achizițiilor-auditarea contractelor de achiziții, a proceselor și, în final, a istoricului achizițiilor pentru a evalua performanța în timp.

toate acestea au nevoie de o abordare holistică pentru a descoperi ce funcționează și ce nu și pentru a le repara imediat.

mai bine, puteți utiliza feedback-ul de la managerii de achiziții și părțile interesate pentru a identifica zonele problematice din cadrul procesului dvs. de achiziții și pentru a determina ce trebuie rezolvat mai repede.

acum, acest lucru nu elimină în niciun fel responsabilitatea de a fi nevoit să auditeze end-to-end, ci mai degrabă vă ajută să vă concentrați efortul asupra problemelor cunoscute, astfel încât să le puteți remedia înainte de a căuta probleme ascunse.

cererea de Audit și formularele de achiziție

comenzile de achiziție sunt completate ori de câte ori există inventar pe care Departamentul de achiziții îl comandă.

aceasta constituie oportunități pentru angajații fără scrupule de a manipula cifre și de a comite fraude.

mai ales, având în vedere volumul comenzilor de achiziție, departamentul dvs. de achiziții poate fi procesat, va fi imposibil să analizați fiecare document individual.

ceea ce faceți este să selectați eșantioane aleatoriu din mai mulți furnizori și să revizuiți detaliile fiecăruia. Verificați semnăturile, notele, detaliile comenzii, prețurile și cifrele de verificare încrucișată cu prețurile menționate în contractele pentru fiecare furnizor.

audituri de selecție a furnizorilor

organizația dvs. are probabil criterii pentru verificarea furnizorilor înainte de a le pune pe lista de achiziții. Acestea ar putea include evaluări de risc, date de performanță, prețuri și alte analize competitive pentru a obține cea mai bună ofertă posibilă de la un grup de furnizori.

acesta este un alt domeniu care este predispus riscului de fraudă, deoarece persoanele de contact din cadrul organizației dvs. pot modifica standardele pentru anumiți furnizori pentru a-i ajuta să se califice fără a îndeplini criteriile de referință convenite.

în timpul procesului de audit, aici examinați evaluările furnizorilor și analizați fiecare furnizor pentru a determina dacă se ridică la standardele de selecție. Înregistrați-vă constatările pe măsură ce progresați.

proceduri și procese de Audit

examinați procesele pe care angajații din întreaga organizație le implementează în timp ce efectuați cereri de achiziție, comenzi sau gestionați alte activități zilnice de achiziții.

• sunt împovărătoare inutil?
• ar putea fi simplificate și să obțină aceleași rezultate? Angajații trec peste pașii esențiali?
• angajații au feedback cu privire la modul de eficientizare a proceselor de achiziții?

evaluați cât de productive au fost procesele pe care s-a bazat achiziția dvs. pentru a determina cel mai bun mod de acțiune.

procesați-vă informațiile

cu cercetarea și auditul efectuate, iată etapa în care puneți totul în detaliu pentru evaluarea conducerii superioare.

pentru toate zonele cu probleme identificate, puteți freca mintea cu managerii, angajații și părțile interesate directe pentru idei despre cum să le remediați. Pentru zonele funcționale, puteți face brainstorming pentru a determina ce ar putea fi ajustat pentru a obține rezultate și mai bune.

luați toate informațiile pe care le-ați adunat și luați timp de procesare și analiză cu ajutorul părților interesate responsabile pentru acele puncte de date care vă vor ajuta să înțelegeți totul.

raportați-vă constatările

după ce ați săpat în achizițiile organizației dvs., puneți totul într-un format ordonat pentru managementul superior și părțile interesate superioare care vor avea nevoie de el pentru luarea deciziilor.

utilizați kissflow pentru magia achizițiilor

efectuarea unui audit al achizițiilor este mai ușoară atunci când aveți procese inteligente, raportare cuprinzătoare a datelor, instrumente de colaborare pentru implicarea părților interesate și vizibilitate maximă în datele contractelor și tranzacțiilor.

Kissflow Procurement Cloud oferă o soluție cuprinzătoare care vă împuternicește să vă gestionați achizițiile de la început și minimizează necesitatea de a repara lucrurile pe linie.

cu Kissflow achiziții Cloud, puteți:

• descurajați și chiar eliminați frauda cu raportare și vizibilitate maximă
• creați și gestionați procese inteligente cu câteva clicuri
• proiectați operațiunile de achiziție pentru a funcționa cât mai eficient posibil

lectură recomandată:

• aflați ce face Kissflow Procurement Cloud cel mai bun software de achiziții