effektiv planering bygger på en god förståelse för viktiga aktiviteter som företagare och företagsledare bör tillämpa på planeringsprocessen. Här är fem exempel:

Prognosmarknadsförväntningar

för att planera effektivt måste du uppskatta potentiell försäljning med viss tillförlitlighet. De flesta företag har inte fasta nummer på framtida försäljning. Du kan dock förutse försäljning baserat på historisk information, marknadstrender och/eller etablerade order.

”Fältanalys, informationsinsamling och förståelse för de uppnådda resultaten gör det möjligt att upprätta en mer exakt diagnos och utveckla en bättre handlingsstrategi”, tillägger Freni Aucre.

lagerstyrning

tillförlitliga lagernivåer som matar rörledningen måste fastställas och ett bra lagersystem bör vara på plats.

tillgänglighet av utrustning och mänskliga resurser

även känd som ”tillgänglig tid”, detta är den tidsperiod som tillåts mellan processer så att alla beställningar flyter inom din produktionslinje eller tjänst.

produktionsplanering hjälper dig att hantera öppen tid, se till att den är väl utnyttjad, samtidigt som du är försiktig så att du inte skapar förseningar. Planering bör maximera din operativa kapacitet men inte överstiga den. Det är också klokt att inte planera för full kapacitet och lämna utrymme för de oväntade prioriteringar och förändringar som kan uppstå.

standardiserade steg och tid

vanligtvis är det mest effektiva sättet att bestämma dina produktionssteg att kartlägga processer i den ordning de händer och sedan införliva den genomsnittliga tiden det tog att slutföra arbetet. Kom ihåg att alla steg inte nödvändigtvis sker i följd, och att många kan inträffa samtidigt.

när du har slutfört en processkarta förstår du hur lång tid det tar att slutföra hela processen. Där arbetet upprepas eller liknande är det bäst att standardisera arbetet och tiden. Dokumentera liknande aktiviteter för framtida bruk och använd dem som en baslinje för att fastställa framtida rutter och tider. Detta kommer att påskynda din planeringsprocess avsevärt.

riskfaktorer

utvärdera dessa genom att samla in historisk information om liknande arbetsupplevelser, specificera aktuell tid, material och fel som uppstått.

där riskerna är betydande bör du genomföra en FMEA-analys (failure modes and effects analysis) och se till att kontroller införs för att eliminera eller minimera dem. Med den här metoden kan du studera och bestämma sätt att minska potentiella problem inom din affärsverksamhet. Denna typ av analys är vanligare i tillverknings-och monteringsföretag.

hur man planerar arbete

alla andra aktiviteter initieras från produktionsplanen, och varje område är beroende av interaktionen mellan aktiviteterna. Vanligtvis behandlar en plan material, utrustning, mänskliga resurser, utbildning, kapacitet och routing eller metoder för att slutföra arbetet i en vanlig tid.

produktionsplanen måste initialt ta itu med specifika nyckelelement i god tid före produktionen för att säkerställa ett oavbrutet flöde av arbete när det utvecklas.

• materialbeställning

  material och tjänster som kräver en lång ledtid eller är på ett längre fraktavstånd, även känd som filtbeställningar, bör beställas i förväg om produktionskraven. Leverantörer ska skicka material regelbundet för att säkerställa en oavbruten rörledning.

• upphandling av utrustning

  upphandling av specialverktyg och utrustning för att initiera produktionsprocessen kan kräva en längre ledtid. Tänk på att utrustningen kan behöva skräddarsys eller helt enkelt vara svår att installera. Denna typ av utrustning kan också kräva särskild träning.

• flaskhalsar

  dessa är begränsningar eller begränsningar i processflödet och bör bedömas i förväg så att du kan planera runt dem eller eliminera dem innan du börjar produktionen. När du bedömer eventuella flaskhalsar, var medveten om att de kan flytta till ett annat område i processen. Att hantera flaskhalsar är en ständig utmaning för alla företag.

• personalförvärv och utbildning

  viktiga eller specialiserade positioner kan kräva omfattande utbildning om specialutrustning, tekniska processer eller myndighetskrav.

  dessa kandidater bör intervjuas noggrant om sina färdigheter. När du anställer dem, ge tillräckligt med tid för utbildning och se till att de är kompetenta i sitt arbete innan jobbet börjar. Detta säkerställer att din process eller tjänst flyter smidigt.

  ”människor är en viktig del av produktionsplaneringen”, säger Freni Jacobre. ”Planering innebär att hantera humankapital samt utrustning. De är ofta nyckeln till att optimera produktionskapaciteten.”

produktionsplanen ger en grund för att schemalägga dagliga aktiviteter. När försäljningsorder kommer in måste du adressera dem individuellt baserat på deras prioritet.

betydelsen av ordern bestämmer arbetsflödet och när det ska schemaläggas. Därefter ska du utvärdera om du är redo för produktion eller att erbjuda tjänsten. Du måste bestämma:

• finns inventering tillgänglig vid den punkt där arbetet ska börja?
• är dina resurser tillgängliga? Har du den personal som behövs för att slutföra uppgiften? Används maskinerna?
• passar standardtiden inom den tillåtna tiden?
• du bör vara försiktig med att minimera riskfaktorer; att tillåta för många what-ifs kan försena leveransen och vara kontraproduktiv.

kommunicera Planen

när du har bestämt att du har uppfyllt alla kriterier för att starta produktionen måste du kommunicera Planen till de anställda som kommer att genomföra den.

du kan planera produktionen på kalkylblad, databaser eller programvara, vilket vanligtvis påskyndar processen.

en visuell representation föredras dock som ett sätt att kommunicera driftsscheman till golvanställda. Vissa företag lägger arbetsorder på brädor eller använder datorskärmar för att visa golvschemat. Andra lägger arbetsorder i realtid på golvschemat.

Tänk på förändring

en av de många utmaningarna med produktionsplanering och schemaläggning följer upp ändringar i order.

förändringar sker varje dag. Du måste justera din plan i linje med dessa förändringar och ge råd till anläggningen.

att hantera förändring är inte alltid lätt och kan ta lika mycket ansträngning som att skapa den ursprungliga produktionsplanen. Du måste följa upp de olika avdelningarna för att åtgärda eventuella problem.

dessutom kan datorprogramvara vara till hjälp för att spåra ändringar, lager, anställda och utrustning.

kontinuerlig förbättring av processer

att utveckla din produktionsplan kan lyfta fram avfallskällor. Du kan tillämpa principerna för operativ effektivitet och mervärdesproduktion för att eliminera avfall, förkorta processer och förbättra leveranser och kostnader.

för att öka din effektivitet är det viktigt att undersöka alla dina processer. Det finns symtom som är lätta att avkoda för att granska och förfina hanteringen av din verksamhet. Ett exempel är att öka leveranstiderna och att företaget tappar kontrollen över sin produktion.

de konkreta fördelarna med att ha en global syn på effektiviteten i dina processer är:

• förbättrad kvalitet-färre fel. Mer relevans. Produkter som är bättre anpassade till dina kunders behov.
• ökad hastighet-bättre erbjudande. Bättre lagerhantering. Minskad risk. Förmågan att möta dina kunders behov snabbare.
• förbättrad tillförlitlighet—rätt produkt eller tjänst, vid rätt tidpunkt och på rätt plats. Bygger kundernas förtroende och lojalitet.