i förra månadens blogg pratade jag om problemet med överdriven ledningsomsättning. Jag gav dig också några tips om några varningsskyltar som kanske din chef inte tränar. Sedan dess, min affärspartner, Anthony Clyne har med rätta påpekat att jag måste dela några tankar om vad som är de positiva egenskaper och beteenden hos en bra Operations Manager. Utmaningen är att vissa av dessa verkar kontraintuitiva och du kanske inte känner igen dem som positiva beteenden, eller värre, se dem som negativa.

så vad är tecknen på att du har anställt en riktigt effektiv Operations Manager eller General Manager i ditt företag?

de prioriterar säkerheten först och sedan kunden

som verksamhetschef har de ett mycket direkt ansvar för säkerheten för de människor som arbetar i din verksamhet. Detta ansvar översätts till dig som företagsägare, VD eller direktör också. Därför är det första en ny operationschef sannolikt att göra att identifiera, bedöma och ta itu med eventuella omedelbara säkerhetsproblem. Detta visar också deras engagemang för sitt team och ger dem en chans att visa att de är engagerade i de standarder de ställer – så produktionen kommer aldrig före säkerheten.

förutom säkerhet bör en verksamhetschef inse att alla företag alltid måste uppfylla sina kunders behov. Detta innebär att verksamhetschefen kommer att ta itu med kvalitets-och leveransfrågor innan han hoppar in för kostnadsbesparingar. Det innebär också att en verksamhetschef kommer att använda positivt språk om kunden och vara nyfiken på att lära sig vad kunderna verkligen behöver och värde från den produkt eller tjänst som verksamheten tillhandahåller.

de är ödmjuka och sätter laget först

ofta letar vi efter Operationschefer som är djärva, tuffa, självsäkra och avgörande. Dessa egenskaper kan vara användbara, men enligt min erfarenhet ger de bästa Operationscheferna ständigt rampljuset till sitt team. När de pratar om projekten och resultaten i deras område kommer de att använda ”vi” och ”oss” mer än ”jag”. I presentationer kan de ofta låta sitt team presentera och ta en baksätet själva. De kommer också att stå upp för sitt lag och stödja dem, även till en viss kostnad för sig själva. De kommer dock att vara avgörande, rättvisa och konsekventa när det gäller att hantera individernas prestationer i sitt lag. De kommer att värdera upplevelsen runt dem och se till att utveckla de människor de har innan de vänder om nyckelroller. Men de kommer också att vara beredda att utmana självbelåtenhet och förankrade åsikter, vilket kan innefatta att utmana några av dina långvariga ämnesexperter. Om du vill lära dig mer, plocka upp en kopia av ”Good to Great”, av Jim Collins och läs om ”Level 5 leadership”. TED Talk” varför bra ledare får dig att känna dig trygg ” av Simon Sinek är också en bra förklaring till vad bra ledare gör.

en operationschef som visar dessa egenskaper kommer att tjäna respekten för sitt lag snarare än att förvänta sig det. Denna intjänade respekt belönas vanligtvis med att laget med säkerhet följer den riktning som Operations Manager ställer in och gör laget mer tillfreds med att avvika från ”hur vi alltid har gjort det”.

eftersom de är ödmjuka erkänner de bra ledare vad de inte vet och ber om hjälp när de behöver det. Detta bör inte ses som ett tecken på svaghet, men i själva verket är ett tecken på styrka. Det krävs styrka för att avslöja sina svagheter och sårbarheter och be om hjälp. I stället för att kritisera eller avvisa sådana förfrågningar bör du välkomna dem och försöka ge den hjälp och de resurser som behövs.

de kommer också att respektera andra i branschen. Beteende som att svära, skrika eller förringa personal har ingen plats på arbetsplatsen under några omständigheter, särskilt från ledare.

de kommer att utveckla människor och kommer inte att känna sig hotade av kamrater och underordnade

faktum är att de aktivt kommer att utveckla sina seniorteammedlemmar och ge dem möjligheter, inklusive att låta dem gå upp i Operations Manager-rollen under helgdagar och resor. De kommer att vara bekväma att låta sitt team fatta beslut och ta fullt ansvar för aspekter av verksamheten. De kommer att stödja sitt lag, även när deras beslut går fel (de kommer aldrig att kasta en teammedlem ”under bussen”). De kommer dock att se till att deras team också tar ansvar för de beslut de fattar och det ansvar de tar på sig.

de kommer att arbeta hårt för att utveckla kamratrelationer och bjuda in feedback och engagemang från kamrater. De kommer inte att skvallra om kamrater eller kritisera kamrater (särskilt till deras lag). De kommer inte heller att tolerera” dem och oss ” attityder i sitt team som kan erodera relationer mellan funktioner och påverka kundservice.

när saker går fel frågar de varför inte vem

en bra operationschef kommer inte att spendera timmar på att gnälla till dig om deras underordnade eller deras kamrater. Deras fokus kommer att ligga på processen, inte individen. När saker går fel kommer de att fråga varför och försöka hitta och ta itu med orsaken till problem. Detta kan vara svårt och tidskrävande i början, när det finns många problem (det är mycket snabbare bara att skylla på någon!), men det på medellång sikt är det en investering i tid du måste göra om ditt företag att hållbart förbättra prestanda.

de sätter, upprätthåller och förbättrar standarder.

utmärkt prestanda uppnås genom att etablera väl genomtänkta standardprocesser och sedan kontinuerligt förbättra dessa processer. En effektiv verksamhetschef kommer därför tidigt i sin roll att fokusera på att etablera standardprocesser och sätt att göra saker. Detta kan omfatta standardisering av arbetsplatsens organisation med 5S, standardisering av viktiga uppgifter med standardiserat arbete, standardisering av affärsprocesser i de viktigaste affärsvärdeströmmarna och upprättande av formella eller informella servicenivåavtal (SLA) med de funktioner som verksamheten interagerar med (t.ex. försäljning och inköp). På så sätt framhäver de vikten och den nödvändiga respekten mellan interna leverantörer och kunder.

efter att ha satt standarden kommer den effektiva Operationshanteraren att arbeta för att upprätthålla standarden. De vet att ”standarden de går efter är den standard de accepterar” och så kommer de aldrig att ”gå efter” något som inte är standard utan att vidta åtgärder. De kommer också att förvänta dig att följa dessa standarder också. Därför, om du har blivit vana att gå på arbetsplatsen utan personlig skyddsutrustning eller inte följa 5S – standarder, förvänta dig att bli tillsagd att följa-och se till att du gör det!

ibland kan detta fokus på standarder verka som byråkrati och sakta ner saker och du får fråga ”varför” saker görs på ett visst sätt. Den effektiva verksamhetschefen kommer att vara bekväm med att ha sina processer utmanade och kunna förklara varför standarden måste följas eller arbeta med sitt team för att förbättra standarden. Men de kommer alltid att förvänta sig att det finns en standard och att den följs.

de är välorganiserade

verksamhetschefer måste ofta jonglera ett brett spektrum av ansvarsområden. Därför är det viktigt att personen i den rollen är välorganiserad. Du bör se detta i ett välorganiserat skrivbord och kontor som visar tecken på något slags system för att hantera dagliga aktiviteter och projekt.

helst kommer operationschefen att ha ett system med regelbundna rutiner eller ledarstandardarbete. Dessa kommer att skrivas ner och spåras. Du bör kunna få några bevis på att detta följs, till exempel en tee-kartong eller checklista.

utöver sig själva kommer de också att förvänta sig att deras lag är välorganiserat. Förvänta dig därför att få sina teammedlemmar att utveckla sina egna planer och sina egna listor över dagliga rutinuppgifter.

de har en Plan med tydliga enkla åtgärder och mål

när din nya verksamhetschef startar kommer en av deras första prioriteringar att vara att förstå affärsstrategin och verksamhetens roll för att leverera den strategin. De kommer att utveckla en plan för verksamheten för att stödja strategin samtidigt som de söker din input och input från laget på vägen. De kommer snabbt att identifiera de få kritiska mätvärden som driver operativ prestanda och sätta utmanande men realistiska mål för dessa. Dessa mål och planen kommer att kommuniceras systematiskt i hela verksamhetsteamet så att varje teammedlem i verksamheten känner till sina individuella eller lagmål och hur de kan bidra till förbättrad prestanda.

viktigt de kommer att fokusera på de enkla sakerna först, få grunderna rätt innan de börjar införa mer komplexa förändringar. De identifierar snabbt en eller två viktiga mätvärden som driver operativ prestanda i verksamheten och fokuserar på att förbättra dem snarare än att införa ett stort antal mätvärden.

helst kommer de att förstärka planen och målen varje dag med en mager daglig Ledarskapsprocess som ger feedback till sitt team och söker deras input om problem varje dag. Denna struktur korta dagliga möten kommer kaskad upp organisationen och de kan uppmuntra dig att leda en vanlig stand up möte eller konferenssamtal på ledningsnivå för att hjälpa till att ställa den övergripande affärsriktningen och ta itu med problem på hög nivå.

de ersätter inte pengar för hjärnor

många Operations Managers är ingenjörer. Ingenjörer älskar teknik (Det är ofta därför de blev ingenjörer!) och bli upphetsad över robotar och snygga datainsamlingsprogram. Men en bra verksamhetschef, kommer inte att ständigt presentera dig med inköpslistor av kapitalinvesteringar och mjukvaruverktyg. Istället kommer de att fokusera på att försöka få ut det mesta av de tillgångar och verktyg de har. När de kommer till dig med en begäran om kapital kommer det att stödjas av ett starkt affärsfall, kommer att vara väl genomtänkt och kommer att anpassa sig till verksamhetsplanen och affärsstrategin.

du hittar dem inte på deras kontor Mycket ofta

Operations Manager-rollen är ofta lynchpin för ett tillverknings-eller distributionsföretag. De har vanligtvis mest personal rapportering till dem och det största antalet interaktioner med kamrater. Därför kommer en bra verksamhetschef att spendera mycket av sin tid ute och om. Du kan hitta dem på arbetsplatsen, interagera med sitt team och observera processen på en arbetsplatsvandring. De kan vara möte med kamrater, köra ett dagligt standup-möte eller ha ett möte på plats med leverantörer eller kunder. De kommer i allmänhet att vara på plats (se upp för operationschefen som alltid finner en anledning att vara ute av verksamheten), men även när de är på sitt kontor kommer de sällan att vara ensamma. Trots detta kan de tillåta sig lite ensam reflektionstid under dagen för att komma ikapp med frågor och planera framtida åtgärder. Detta är ofta i början av dagen, runt lunchtid eller i slutet av dagen. Om du ser detta, undvika att få för vana att ”bara släppa in för en chatt” vid dessa tillfällen, men i stället schemalägga regelbundna strukturerade catch-ups på deras kontor.

ett annat misstag att undvika är att överbelasta din Operations Manager med transaktionsarbete. De är den viktigaste ledaren i ditt företag och den person som kommer att driva förbättringar i ditt företag. De är också vanligtvis en ganska dyr resurs. Att binda dem till sin dator gör inköpsorder, produktionsscheman eller lagerjusteringar är därför slöseri med deras resurs och kommer att förhindra att de gör sitt jobb effektivt. Få en anställd på en halv Operationschefs lön för att göra transaktionsarbetet och fokusera operationschefen på att leda sitt team och driva förbättringar.

de säger sanningen-inte bara vad du vill höra

det är trevligt att få veta hur bra du är och hur rätt du har. Vi har alla ett ego och är alla mottagliga för smicker. Men en bra verksamhetschef kommer att vara beredd att ge dig utmanande, anses konstruktiv feedback och du måste vara beredd att ta det. Du måste också vara beredd på det faktum att inte alla ideer du har kommer att betraktas som en bra. Verksamhetschefen ska vara bekväm med din närvaro i verksamheten och på verkstadsgolvet, men det är bäst att dessa verkstadsgolv går med verksamhetschefen, åtminstone i början. Undvik frestelsen att etablera en ” back channel ”för kommunikation med långsiktiga anställda eftersom detta starkt kommer att undergräva din verksamhetschef och göra dessa långsiktiga anställda tror att de är” oberörbara ”eftersom de har en”direkt linje till chefen”.

slutsats

det finns många andra attribut för en bra Operations Manager, men om din nya person visar de flesta eller alla av de som jag har listat ovan, även om kortsiktiga prestanda är inte där du vill att det ska vara, då det kommer att betala för att hålla med dem.