om du gör jobb-kostar i SPCS, och du inte säljer enskilda objekt till dina kunder, rekommenderar jag att du undviker att använda lagerdelar om det alls är möjligt. Men ibland är det inte möjligt.

här är vad du behöver veta om hur lagerredovisning fungerar och vad du behöver göra för att hålla ditt lager rakt och få inventarieartiklarna att dyka upp på dina jobbkostnadsrapporter.

QuickBooks kan hantera de flesta lagerbaserad redovisning riktigt bra för företag som köper och säljer specifika artiklar till sina kunder. Fångsten för entreprenörer? Om du inte ställer in det och använder det på ett visst sätt, kommer din redovisning att göra ungefär lika mycket som en IRS-manual.

först vill du förstå exakt hur lagerredovisning verkligen fungerar, eftersom lagerdelar är en viss typ av objekt i QuickBooks som är utformade för att hantera det korrekt. Och tyvärr fungerar det inte alltid bra i jobbkostnadsplanen.

Vad är kostnaden för sålda varor?

de flesta förstår begreppet kostnad för sålda varor-själva namnet är ganska självförklarande. Det är bokstavligen kostnaden för de produkter du säljer. Vad många inte förstår om kostnaden för sålda varor och lagerredovisning är hur man kommer fram till en kostnad för sålda varor som gör ditt bokslut korrekt och användbart.

vad många människor logiskt gör när de registrerar kostnaden för de produkter de säljer är helt enkelt välja kostnaden för sålda varor konto när de betalar en leverantör för de produkter som de kommer att sälja. Detta fungerar aldrig med inventering, fastän, och du vet förmodligen vid det här laget att du alltid kommer att använda ett objekt av något slag när du köper jobbrelaterade kostnader. Det är annorlunda än att ange dina vanliga jobbkostnadsposter, men när du använder lagerdelar.

i logik och i praktiken är lagerredovisning i QuickBooks extremt enkel för äkta lagerbaserade företag som köper och säljer enskilda produkter till sina kunder. Det fungerar så här:

• du ställer in varje objekt som du säljer i QuickBooks som ett lagerobjekt.
• du använder funktionen Ange räkningar eller skrivkontroller i QuickBooks för att köpa artiklarna från dina leverantörer. Men till skillnad från de flesta arbetsrelaterade kostnader måste du också ange numret på dessa artiklar som du köper i fältet kvantitet. Det är dock viktigt att veta att när du köper dessa artiklar skapas ingen kostnad. Ingen kostnad för dessa poster kommer att dyka upp på jobbkostnadsrapporter eller på resultaträkningen vid tidpunkten för köpet, även om du tilldelar objekt till ett visst jobb. Detta beror på hur lagerredovisning fungerar – när du köper en lagerdel lägger du helt enkelt till kostnaden för den här artikeln i din lagertillgång, det är när du säljer objektet som kostnaden för sålda varor händer.
• i de flesta lagerbaserade företag använder du funktionen fakturor eller försäljningskvitton i QuickBooks för att sälja artiklarna till dina kunder. Det är där det blir riktigt knepigt för entreprenörer eftersom ofta gånger, du aldrig sälja enskilda objekt till dina kunder, utan dessa kostnader ingår i en klumpsumma fakturering.

nu, om du är en servicebaserad specialentreprenör, och du säljer dina lagervaror till kunder på faktura eller försäljningskvitto, är det inte ett problem. Men, enligt min erfarenhet, de flesta entreprenörer antingen inte sälja objekt alls eller har en blandning av att sälja objekt till servicebaserade kunder och inte sälja enskilda objekt till kontrakt kunder.

lagerbaserad redovisning fungerar dock på samma sätt, oavsett vad din affärspraxis är:

när du köper en lagerdel, kommer QuickBooks ”ihåg” hur mycket du betalat för artikeln och lägger till det beloppet på ditt lagertillgångskonto. När du köper samma artikel för olika belopp, kommer QuickBooks i genomsnitt ut hur mycket du betalat över tiden för den artikeln och när du säljer den artikeln till en kund, kommer QuickBooks att lägga upp en kostnad för sålda varor till den kunden/jobbet till den genomsnittliga beräknade kostnaden för den artikeln(erna) och dra av samma belopp från din lagertillgång.

vad du aldrig ska göra:

• köp Inventory parts (items) för ett jobb, sätt jobbnamnet på transaktionen och förvänta dig att kostnaden för dessa artiklar kommer att dyka upp på din jobbkostnad och p&l rapporter utan ytterligare åtgärder. Om du gör detta kommer kostnaderna för dessa artiklar aldrig att läggas till kostnaden för sålda varor. Lagertillgången och kvantiteten till hands fortsätter att öka, och du kommer aldrig att se kostnaden för den artikeln på din jobbkostnadsrapport eller P& L.

vad du kan göra:

• köp lagerdelar med hjälp av en check, kreditkort eller faktura, med hjälp av lagerdelen och mängden objekt som du köper i kolumnen kvantitet. Se förresten till att din måttenhet är mycket tydlig och att du använder samma måttenhet för att både sälja och köpa varan (annars kommer du att ha ett stort problem!). Om du köper på per fot, du måste också sälja på per fot.
• nu, om det inte ingår i din kundfaktureringspraxis att fakturera kunder för enskilda delar, men fakturera dem i en klumpsumma för den typen av material, kan du skapa en netto NOLLFÖRSÄLJNINGSTRANSAKTION. I det här scenariot, när lagerdelar används på ett jobb, skapar du ett försäljningskvitto och nollställer försäljningspriset. Även om ditt försäljningspris är 0, kommer lagerredovisningen att posta den kostnaden för jobbet och till P&L, samt lindra ditt lager för det värdet. Använd inte lagerjusteringar, för medan de kommer att lindra lager och posta kostnaden för kostnaden för sålda varor konto (om du använder kostnaden för sålda varor konto som justeringskonto), visas inte lagerjusteringar på Jobbkostnadsrapporter!
• denna metod kräver noggrann spårning och arbetsflöden, vilket framgår. Någon måste hålla reda på de inventarier som används på jobb, och någon måste sedan lägga netto noll försäljning kvitton för dessa poster.
• som med alla lagerbaserade redovisningar bör du också regelbundet ta en fysisk inventering och göra lagerjusteringar efter behov.
• eller: använd icke-lagerdelar eller serviceartiklar för att spåra materialkostnaden. Detta kan vara problematiskt om du köper vissa material i bulk och du inte känner till kunden eller jobbet som materialet kommer att tilldelas i framtiden. Jag har en bra lösning för detta, men utnyttjar ”journalposten på ett checkformulär” som jag visar i den här videon – men med en vridning – när du köper dina ursprungliga artiklar utan jobb bifogat, senare när objekten går ut till ett jobb: du använder journalposten på ett checkformulär för att ”köpa” objektet på första raden i checkformuläret som ett positivt belopp med kundens Jobbnamn i kund/jobbkolumnen och lägg sedan samma objekt på en andra rad med ett negativt och inget jobb. Transaktionen bör resultera i en netto noll transaktion, medan ”pushing” kostnaden för objektet till jobbet på den första raden.

jag rekommenderar att alla som inte är säkra får hjälp av en erfaren pro-rådgivare (som jag!) ställa in sitt inventeringssystem i QuickBooks från början.

Älskar du att lära dig mer om Jobbkostnader i QuickBooks för entreprenörer eller behöver du hjälp med det här problemet? Få en på en utbildning och stöd från Penny Lane, kolla in mina gratis QuickBooks för entreprenörer utbildning videor som min Facebook-sida för de senaste Tips och Tricks: och glöm inte att prenumerera på min Youtube-kanal