i strävan att förstå prestanda och öka lönsamheten mäter de flesta företag kontinuerligt massor av olika mätvärden, allt från kundnöjdhet och medarbetarengagemang, till leadgenerering, marknadsföringskonverteringar och försäljningsindikatorer. Men kanske den mest universella metriska för alla företag är utnyttjandegraden.

om du inte förstår din utnyttjandegrad kan du inte förstå din effektivitet och produktivitet – vilket innebär att du inte kan börja utvärdera lönsamheten i ditt företag. Det är därför en mängd företag, från kreativa byråer och professionella tjänster till advokatbyråer och oberoende konsulter, övervakar deras utnyttjandegrad noggrant. Men hur exakt beräknar du det exakt?

vad är utnyttjandegraden?

enkelt uttryckt är utnyttjandegraden procentandelen av en persons totala arbetstid som spenderas på arbete som kan faktureras till en klient. Oavsett hur motiverad eller produktiv en anställd är, oavsett hur bestämd de är att göra det absoluta maximumet, kommer tiden alltid att vara deras begränsande faktor. Det finns bara 24 timmar på dagen – och som vi har utforskat på djupet tidigare, gör människor inte bra när vi strävar efter att vara ”alltid på”.

medan en anställd kan arbeta 40 timmar i veckan är det ganska omöjligt att göra 40 timmars fakturerbart arbete. Möten, lunchpauser, telefonsamtal, utbildning och affärsutveckling äter alla in i det. Men när det gäller utnyttjandegraden är det viktigt att få balansen rätt: om det är för högt kan ditt företag skära hörn med viktigt internt arbete och du behöver förmodligen mer resurser; om det är för lågt kanske du inte tar in tillräckligt med arbete för ditt huvudräkning.

varför ska du övervaka utnyttjandegraden?

det finns flera anledningar till varför det är så viktigt att övervaka utnyttjandegraden. Alla företag som fakturerar per timme – oavsett om det är en byrå eller ett advokatbyrå-behöver veta om de fakturerar tillräckligt för att täcka sina kostnader plus omkostnader. Om du har en hälsosam utnyttjandegrad vet du att du fakturerar effektivt. Plus, när du har räknat ut din ideala utnyttjandegrad, kan du sedan använda den för att förstå många andra viktiga affärsfunktioner.

utnyttjandegraden är särskilt viktig när det gäller resurshantering, och kan avsevärt förbättra prognoser och resursoptimering. När ett företag växer och team expanderar blir vikten av att ha synlighet i din framtid ännu viktigare – och din utnyttjandegrad kan låta dig veta om du har kapacitet att ta på dig en ny kund, om du behöver anställa fler människor, om du spenderar tillräckligt med tid på klientarbete och om du borde investera mer i interna projekt.

Hur beräknar du utnyttjandegraden?

så vad är det bästa sättet att beräkna utnyttjandegraden? Grundformeln är ganska enkel: det är antalet fakturerbara timmar dividerat med det totala antalet tillgängliga timmar (x 100).

så om en anställd faktureras i 32 timmar från en 40-timmarsvecka, skulle de ha en utnyttjandegrad på 80%. Det finns faktiskt flera olika sätt du kan beräkna utnyttjandegraden beroende på om du vill förstå prissättning, anställning, organisationshälsa etc.

för att räkna ut din utnyttjandegrad på en fast nivå, Dela bara summan av alla anställdas utnyttjandegrader med det totala antalet anställda. De mest robusta tidspårningslösningarna kan ge denna information åt dig på både anställd – och affärsnivå.

Vad är en bra utnyttjandegrad?

så hur ser en bra utnyttjandegrad ut? I slutändan beror detta på företaget; det finns inte ett specifikt nummer som fungerar för alla, och det är verkligen inte fallet med högre utnyttjandegrad, desto bättre. En utnyttjandegrad som ständigt ligger nära 100% tyder på att personalen är överarbetad och potentiellt nära utbrändhet. Om så är fallet för dig är det en indikation på att det kan vara dags att anställa nya människor. Om du har en utnyttjandegrad över 100%, är det vanligtvis en indikation på för mycket Out-of-scope arbete eller dålig planering.

men på flipsidan, om det finns ett stort gap mellan utnyttjande och realiseringshastigheter, betyder det antingen att ditt team spenderar för mycket tid på icke-fakturerbara uppgifter, eller det finns inte tillräckligt med arbete i rörledningen – vilket tyder på att det finns risker framöver. Det kan också föreslå att du har för många frilansare involverade i projekt. Summan av kardemumman, i alla fall, är att det betyder att du måste ta in mer fakturerbart arbete. För att ge dig mer insikt kan du använda den ideala användningsgraden, som är:

(kostnader + vinst) / potentiell kapacitet x fakturerbar ränta) x 100

genom att dividera resurskostnaderna, omkostnaderna och vinstmarginalen med de totala tillgängliga timmarna och fakturerbar ränta kan du beräkna den ideala utnyttjandegraden – vilket är den optimala utnyttjandegraden för ett företag att nå önskad vinstmarginal.

innan du kan börja arbeta med någon typ av utnyttjandegrad måste du dock kunna samla in korrekt information om var din tid faktiskt går och hur mycket av ditt arbete är fakturerbart. Att förstå din utnyttjandegrad är avgörande om du framgångsrikt vill bedöma lönsamheten för dina anställda, team och företag – och även om det är en enkel mätning kan det ha långtgående effekter på hur ditt företag går.