som office manager, Du måste vara på toppen av både ditt eget arbete och produktionen av resten av kontoret. Även för de mest erfarna kontorscheferna kan detta vara en hög ordning, särskilt under de stressiga dagarna när du verkar släcka bränder åt vänster och höger. Men med några enkla tekniker hittar du de dagarna blir mindre och mindre frekventa, vilket ger dig chansen att andas mellan uppgifterna. Använd dessa sju office management tips för att hålla koll på allt du behöver göra:

organisera din arbetsyta

innan du organiserar något annat på kontoret måste du först organisera ditt eget utrymme. Det är enkelt, men det är kraftfullt, speciellt när du har vridit alla dina pennor och pappersklipp och förflyttat papper till en snygg hög eller två. Du kommer att märka att du kan hitta allt, vare sig det är ett kalkylblad eller en häftapparat, mycket lättare, vilket ökar tiden du har för att få de viktiga sakerna gjorda. Detta gäller också för skrivbordet-se till att alla dina mappar, dokument och foton har ett tydligt definierat hem för att undvika förvirring längs linjen.

tackla din inkorg

städa upp din e-post är lite som att äta broccoli: om du är ny på det, kommer du förmodligen avskyr det först. Men sedan en dag blir det lite roligare, och snart befinner du dig sugen på det. Ge dig själv lite tid under dagen för att ställa in din inkorg för framgång. Använd etiketter för att enkelt sortera meddelanden, avregistrera dig från alla massmeddelanden du kan få och bli av med gamla e-postmeddelanden som bara fungerar som röran. När du lägger grunden, det är lätt att hålla inkorgen pipig ren och, ännu viktigare, effektiv. Du kommer aldrig att missa ett viktigt e-postmeddelande igen.

ompröva påminnelser

alla i en kontorsmiljö behöver påminnelser då och då, men vid en viss tidpunkt slutar de vara till hjälp. En undersökning utförd av Udemy fann att nästan 3 av 4 arbetare (70 procent) erkänner att de känner sig distraherade medan de arbetar, med 16 procent som rapporterar att de nästan alltid är distraherade.

om ditt skrivbord är plasterat i fluorescerande klisterlappar, kommer du sluta se dem och så småningom förlora reda på vad du behöver göra. Om din telefon surrar var femte minut med en ny påminnelse lär du dig att ställa in dem över tiden. Det bästa sättet att komma runt detta är att använda dessa verktyg sparsamt. Använd klisterlappar för endast de viktigaste dagliga påminnelser eller Anteckningar, Sedan bli av med dem när de har gjort sitt jobb. Ställ in några påminnelser på din telefon, men förflytta resten av dina långsiktiga uppgifter till din kalender. Med måtta är de mycket svårare att ignorera.

upprätta tydlig kommunikation

hörnstenen i office manager organisation i alla miljöer är kommunikation i alla dess former. Se till att dina medarbetare vet hur du kommer i kontakt med dig, oavsett om det är via ditt nyligen rengjorda e-postmeddelande, en privat chatt på Slack eller till och med bara chatta ansikte mot ansikte vid ditt skrivbord. Checka in med alla individuellt eller på ett lagmöte för att låta dem veta hur man bäst når dig under dagen. Även om du inte alltid kommer att kunna hjälpa till med allt de kan behöva direkt, kommer effektivisering av denna process att leda till mer strukturerad och bättre kommunikation längs linjen, vilket helt kan ändra tonen på en arbetsplats.

Beskriv dina förväntningar

så mycket som du kanske vill ibland finns det inget sätt att göra allt på kontoret. Men genom att fastställa tydliga ansvarsområden, mål och tidsfrister kan du fortfarande hålla flikar på varje uppgift som om du gör dem själv. Skapa en huvudkalender med mål och dela den med hela kontoret. Ställ in individuella möten för att se till att alla är på rätt spår för att uppfylla sina förväntningar. Genom att delegera arbete och se till att alla gör sin del blir komplicerade uppgifter bara lättare att planera och utföra.

standardisera din arbetsdag

det kan verka som att inga två dagar är desamma för kontorschefer, men en stor del av kontorsorganisationen lär sig att göra dina dagar så enhetliga som möjligt. Avsätt samma tid varje dag för vissa uppgifter, oavsett om det är 15 minuter för att komma ikapp på e-post, en halvtimme för möte med individer eller några timmar för pågående projekt. Ät lunch och ta pauser ungefär samma tid varje dag. Målet är att träna din hjärna att fokusera på rätt sak vid rätt tidpunkt, vilket kommer att förbättra din tidshantering och förbereda dig för att erövra arbetet framför dig.

analysera kontoret

detta kan vara det svåraste kontorshanteringstipset att behärska, men fördelarna kan helt förändra hur din arbetsplats fungerar. Ta en hård titt på varje aspekt av kontorsmiljön, från möten till lunchpauser till kommunikationssätt. Fråga dig själv: Vad kan förbättras? Kanske finns det fem lag på ett projekt när det verkligen kan vara fyra, eller kanske möten händer på en obekväm tid som avbryter arbetsflödet. Genomföra förändringen, oavsett hur liten, och titta på när ditt kontor produktion blir mer effektiv och organiserad.

förbättra ditt kontor arbetsflöde med dessa 7 enkla, effektiva metoder:

1. Organisera din arbetsyta

2. Tackla din inkorg

3. Tänka påminnelser

4. Upprätta tydlig kommunikation

5. Beskriv dina förväntningar

6. Standardisera din arbetsdag

7. Analysera kontoret