om du planerar att vara värd för ett liveevenemang i ditt företag kan ett pressmeddelande vara ett effektivt sätt att få ordet ut och öka närvaron så att evenemanget blir framgångsrikt. Den stora frågan är, när är den bästa tiden att utfärda ett pressmeddelande för ett evenemang?

Timing är allt

Timing är allt och måste planeras strategiskt. Å ena sidan, du vill journalister, och läsarna av alla media pickups du kan få, att delta i evenemanget, så du måste ge dem tid att se din release, publicera den, och för läsarna att vidta åtgärder.

å andra sidan vill du inte publicera det så långt från det datum som folk glömmer bort det, eller för nära datumet så att de inte har någon riktig chans att delta.

det finns ett par sätt att hantera detta. Den första är att publicera ett pressmeddelande cirka 2 veckor före evenemanget. Du kan också skicka ut det tidigare genom att inkludera ett embargodatum. Skriv ”embargo till datum”, och journalister bör inte publicera det före det datumet. Observera dock att inte alla mediarepresentanter respekterar begäran om ett embargo. De kan sakna anteckningen högst upp, eller bara vara angelägna om att publicera något för att uppfylla sin tidsfrist.

var tydlig om fördelarna med att delta i evenemanget

att utfärda ett pressmeddelande om ett evenemang som du kommer att vara värd kommer förhoppningsvis att locka journalisterna att se din release. Om du vill att den bredare allmänheten som är intresserad av din nisch också ska delta, var tydlig om detta. Inkludera dag, datum, tid, plats, en karta till arenan, och så vidare.

skissera evenemangets övergripande form, till exempel meet and greet klockan 7:30, huvudtalaren klockan 8 och så vidare. Låt det låta spännande. Skapa en lista med punkter om fördelarna med att delta.

en andra utgåva?

vissa företag utfärdar tre pressmeddelanden relaterade till evenemanget de är värd för. Som vi har diskuterat bör den första vara en månad till 2 veckor före evenemanget.

en andra utgåva kan utfärdas cirka 3 dagar före evenemanget. Detta pressmeddelande hjälper till att påminna människor om att evenemanget äger rum och fördelarna med att delta. Många kanske inte har sett det första pressmeddelandet, men den andra kommer att ge dem tillräckligt med tid att penna i händelsen på deras schema.

din tredje release

många företag utfärdar ett tredje pressmeddelande efter att evenemanget har ägt rum. I det här fallet är det en äkta nyhet om något som just hände. I detta tredje pressmeddelande kan du inkludera foton och videoklipp av händelserna, citat, viktiga punkter som omfattas under kvällen och mer. Ge detaljer som skulle få människor som är intresserade av din nisch att tycka synd om att de inte deltog den här gången.

om du har några framtida händelser schemalagda, lista dem på sin egen sida och inkludera webbadressen. Placera relaterat innehåll för evenemanget du just höll på den sidan också, så att människor kan lära sig mer och få intrycket att du är värt att uppmärksamma.

ring oss idag för att prata med en av våra PR-specialister: 1-800-713-7278