serien Microsoft Word och MLA Style visar författare Hur man använder Word för att göra sina uppsatser överensstämmer med MLA style riktlinjer. Det här inlägget förklarar hur du använder funktionen Spåra ändringar i Microsoft Word.
funktionen Spåra ändringar i Microsoft Word tillåter användare att redigera ett dokument och se alla ändringar. Word visar normalt inte dina ändringar. Om du tar bort något förblir det inte på skärmen. Men om du tar bort ett ord medan Spårändringar är på kommer det att finnas en visuell registrering av det. Ordet kommer antingen kvar på skärmen slog igenom och i en annan färg eller annars visas i en ballong i marginalen med dess status (i detta fall, ”bort”).
det här inlägget förklarar hur man använder Spårändringar. Det tar också upp skillnaderna mellan Spårändringar i versioner av Word för PC och Mac. För att komma åt spåra ändringar, klicka på fliken Granska högst upp i huvudfönstret i Word. Om instruktionerna i det här inlägget inte fungerar med din version av Word, kontakta Microsofts webbplats.
hur du visar ändringar och kommentarer på Word för PC
spåra ändringar ger dig alternativ för att visa ändringar och kommentarer. Du kan visa ändringarna i texten eller i ballonger i marginalerna. För att justera markeringsinställningarna i Word för PC, klicka på rullgardinsmenyn under ikonen spåra ändringar. Klicka sedan på Ändra spårningsalternativ. I fönstret som visas, titta i avsnittet märkt ”ballonger.”I rullgardinsmenyn bredvid Använd ballonger kan du välja Alltid, aldrig eller bara för kommentarer/formatering. I det här fönstret kan du också välja att inte spåra formatering alls.
jag tycker att det är bäst att använda ballonger endast för kommentarer och formatering. Om du väljer det alternativet visas alla ändringar i texten. Om du väljer alltid kommer Word att visa ändringar i ballonger, men vad du ser beror på dina visningsinställningar. Titta på fliken Granska bredvid ikonen spåra ändringar. I äldre versioner av Word kommer det att finnas en rullgardinsmeny vars standardinställning är slutlig: Visa Markup. Om detta är valt kommer Word att visa alla Infogningar i texten. Raderingar kommer att visas i ballonger. Om du väljer Original: Visa Markup, kommer Word att göra motsatsen. Raderingar kommer att visas i texten och Infogningar i ballonger.
i nyare versioner av Word för PC är rullgardinsmenyn något annorlunda. Du kan välja Enkel Markup, All Markup, ingen Markup eller Original. Enkel markering innebär att ändringar inte visas med genomstruken text och olika färger. Snarare, om du gör en ändring, visas en rad bredvid den ändrade texten i vänster marginal. Om du vill se alla ändringar i texten väljer du all Markup i rullgardinsmenyn.
så här visar du ändringar och kommentarer på en tidig version av Word för Mac
i tidiga versioner av Word för Mac, till exempel Word 2011, finns det bara två alternativ för att visa ändringar: använd ballonger eller inte. om du vill använda ballonger, gå till ikonen spåra ändringar och klicka på Visa markering och sedan Inställningar. Klicka sedan på rutan märkt ” Använd ballonger för att visa ändringar.”Det finns inget alternativ att använda ballonger för att bara visa kommentarer och formatering. Om du använder ballonger placeras alla ändringar i ballonger. Den här funktionen beter sig ungefär som den i Word för PC. Välja Final: Visa Markup berättar för Word Att visa raderingar i ballonger. Men om du väljer Original: Visa Markup, visar Word Infogningar i ballonger.
alternativt, om du inte markerar rutan ”Använd ballonger för att visa ändringar” visas alla ändringar i texten. Kommentarer visas bara i granskningsfönstret. Om du klickar på knappen Granska rutan visas en ruta antingen bredvid eller under texten. Den här rutan eller rutan visar alla ändringar och kommentarer i dokumentet. Om du inte vill att Word ska spåra formatering går du tillbaka till Visa markering på fliken Granska. Om det finns en bock innan du formaterar, klicka på den för att ta bort den.
så här visar du ändringar och kommentarer på en nyare version av Word för Mac
i senare versioner av Word för Mac klickar du på knappen spåra ändringar och sedan Markeringsalternativ. En lista visas. Gå till ballonger, och en annan lista visas till höger. Du kommer att se ett alternativ att bara visa kommentarer och formatering i ballonger, som den i Word för PC.
standardinställningen för att visa ändringar är enkel markering, som du kommer att se i en rullgardinsmeny ovanför Markeringsalternativ. Den här inställningen är ungefär som den i de senaste versionerna av Word för PC. Om du vill se alla ändringar i texten väljer du all Markup i rullgardinsmenyn. Om du vill tala om för Word att inte spåra Formatering klickar du på Markeringsalternativ och sedan på formatering för att ta bort markeringen.
hur du accepterar eller avvisar ändringar
om du gör ändringar med Spårändringar på kommer ändringarna att finnas där även om du stänger av funktionen eller ändrar visningsalternativen. Du måste acceptera eller avvisa ändringarna manuellt. Det finns två sätt att göra detta: allt på en gång eller en i taget. Processen att göra detta är liknande på PC och Mac. Om du vill acceptera eller avvisa alla ändringar i dokumentet, gå till fliken Granska. Du kommer att se ikonerna acceptera och avvisa. Till höger om varje ikon finns en pil. Om du klickar på den visas en rullgardinsmeny. I menyerna finns alternativen acceptera alla ändringar i dokument och avvisa alla ändringar i dokument.
det finns två sätt att hantera varje förändring en i taget. Om du högerklickar på en ändring visas en meny. Du kan sedan acceptera eller avvisa ändringen i den menyn. Du kan istället placera markören före den ändrade texten. Om du sedan klickar på ikonen acceptera eller avvisa på fliken Granska accepteras eller avvisas den ändrade texten.
så här justerar du andra inställningar
spåra ändringar etiketter dina ändringar med användarnamnet som är kopplat till din version av Word. För att ändra ditt användarnamn på en dator, klicka på rullgardinsmenyn under ikonen spåra ändringar. Klicka sedan på Ändra användarnamn. Om du vill ändra den på en Mac klickar du på Word längst upp till vänster och sedan på Inställningar. Klicka sedan på användarinformation.
Word tilldelar samma färg till alla ändringar som gjorts av ett visst användarnamn. Som standard är detta antingen blått eller rött för den första användaren som gör ändringar. Du kan dock ändra färgen som är kopplad till ditt användarnamn. Gå till fönstret Ändra spårningsalternativ på en dator. På en Mac går du till fönstret spåra ändringar. I fönstret som visas kan du välja färg på dina ändringar.