en överblick
juridiska assistenter, ibland kallade juridiska sekreterare, är avgörande för alla juridiska organisationer. De spelar en viktig roll i kommunikation och kontorsadministration. Juridiska assistenter är de som ser till att varje dokument uppfyller de krav som krävs.
upptäck de många olika aspekterna av en juridisk assistents arbete!
arbetet med en juridisk assistent
arbetsuppgifter
juridiska assistenter är oumbärliga medlemmar av jurister. Sällan hänvisas till mer med titeln ”juridisk sekreterare”, utför juridiska assistenter vanligtvis funktioner inom fyra huvudområden: kommunikation, organisation och samordning, juridiskt arbete och allmänt administrativt arbete.
kommunikation
en juridisk assistent hanterar mycket av kommunikationen på ett advokatbyrå. En juridisk assistent kan vara ansvarig för:
- hantera kunder som släpper in på advokatbyrån;
- skicka juridiska briefs till andra advokatbyråer; och
- hantera e-postkorrespondens med leverantörer.
juridiska assistenter spelar en nyckelroll i samordningen av intern och extern kommunikation. Ofta en juridisk assistent är den första personen individer träffas när de kommer till en advokatbyrå. En juridisk assistent kan också vara ansvarig för:
- hälsning klienter;
- svara på telefonerna;
- ta och leverera meddelanden;
- ta emot och distribuera e-post;
- göra möten; och
- producera rapporter och skapa presentationsdokument.
organisation och samordning
många advokater är beroende av en juridisk assistent för att hjälpa dem att göra sitt jobb bra. Juridiska assistenter uppfyller en mängd olika funktioner för sin arbetsgivare. Till exempel, de:
- hantera advokatens schema;
- konfigurera kontorssystem;
- samordna möten och konferenser; och
- bekräfta deltagare för olika möten.
assistenter kan också:
- skapa informationshanteringssystem;
- konfigurera och hantera arkiveringssystem;
- skapa databaser för ändamål som utskick;
- upprätthålla ett framdrivningssystem (ett uppföljningssystem som är utformat för att se till att tidsfristerna är uppfyllda); och
- se till att olika dokument är uppdaterade (till exempel klientfiler eller kontokonton).
Juridiskt relaterat arbete
en juridisk assistents arbete skiljer sig från andra assistenters arbete eftersom det kräver en gedigen förståelse för juridisk terminologi och förfaranden. Den exakta karaktären av det arbete som juridiska assistenter gör beror dock på specialiteten hos advokaten eller advokaterna de arbetar för. Deras uppgifter kan innefatta:
- formatera dokument relaterade till straffrättsliga, företags -, familje-och andra typer av lag;
- säkerställa att juridiska dokument är korrekt förberedda (de är på önskad pappersstorlek och använder rätt typsnitt, till exempel);
- gör juridisk forskning;
- se till att juridiska dokument lämnas in inom tidsfristerna;
- att hålla företagets juridiska dokument, till exempel arkiv för mötesprotokoll, är uppdaterade; och
- anteckningar vid konferenser, utfrågningar eller förfaranden.
kommissionär för eder
i Ontario kan juridiska assistenter bli ombedda att administrera en ed för en advokat. För att vara kvalificerad att göra det måste en juridisk assistent erkännas som en ”kommissionär för eder” av lämpligt organ. Att administrera en ED är en viktig uppgift eftersom att ge falsk information under ed är ett brott.
allmänt administrativt arbete
juridiska assistenter måste också utföra administrativa uppgifter, såsom:
- göra fotokopior;
- samla dokument;
- transkribera brev, förfaranden och anteckningar dikterade av advokaten;
- arkivering;
- beställa Kontorsmaterial och ordna externa tjänster; och
- transkribera ljudinspelningar av möten.
arbetsplats
var det finns advokater, hittar du juridiska assistenter!
du kan hitta juridiska assistenter på jobbet i:
- juridiska företag;
- domstolshus;
- federala, provinsiella och kommunala myndigheter; och
- företag.
utbildning och utbildning
för att bli juridisk assistent måste du:
- har en gymnasieexamen; och
- har avslutat en college-nivå juridisk assistent program (ett eller två år).
Ontario
i Ontario, Collubbleri Borubbleri och La citu erbjuder denna utbildning på franska. För att lära dig mer om de juridiska assistentprogrammen som erbjuds på dessa två högskolor, besök institutionernas webbplatser:
- la cit Macau (endast på franska)
- Le Coll minst 7475>
andra provinser
om du vill arbeta som juridisk assistent i Alberta, British Columbia och Manitoba efter utbildning i Franska, du kommer att behöva göra din utbildning i en annan provins eller med din arbetsgivare.
för mer detaljerad information om en karriär som juridisk assistent i Alberta, besök Alberta Occupational Profiles webbplats.
utmaningar
datakunskap
mer och mer av det arbete som utförs av juridiska assistenter involverar datorer, vilket kraftigt har förändrat arten av deras arbete. Som ett resultat måste juridiska assistenter vara bekväma med de olika tillgängliga datorresurserna. Exempel inkluderar:
- Internet;
- juridiska databaser; och
- datoriserade faktureringssystem.
juridisk kunskap
juridiska assistenter måste utveckla en mängd olika juridiska färdigheter och ha god kunskap om juridiska frågor. Detta är absolut nödvändigt för att säkerställa att juridiska filer och förfaranden följs upp och tidsfrister uppfylls.
eftersom arbetsordningen samt tidslinjer och tidsfrister kan förändras över tiden måste juridiska assistenter hålla sig uppdaterade om sådana ändringar för att säkerställa efterlevnad. Fortlöpande utbildning och uppdatering är viktigt för att assistenterna ska kunna hålla sig uppdaterade.
sysselsättningsmöjligheter
framtiden för juridiska assistenter är ljus. Det finns i allmänhet en högre efterfrågan på juridiska assistenter i större städer, där lönenivån också är högre.
assistenter som specialiserat sig på det juridiska området har bättre anställningsmöjligheter än assistenter utan specialitet.
nödvändiga färdigheter
här är några av de viktiga färdigheter som behövs för en karriär som juridisk assistent.
förmåga att planera
med tanke på volymen av dokument som juridiska assistenter hanterar och de olika uppgifter de har måste juridiska assistenter kunna fastställa prioriteringar, uppfylla tidsfrister och ha exceptionella organisatoriska färdigheter.
diplomati
juridiska assistenter måste vara extremt diplomatiska och visa diskretion eftersom de ofta är den person som kunderna först kommer i kontakt med och har tillgång till konfidentiell information.
Observera regler
under sitt arbete måste juridiska assistenter följa tidsfrister, rättsliga förfaranden samt skriv-och grammatikregler.
god skriftlig kommunikation
en stor del av en juridisk assistent arbete innebär att utarbeta och revidera dokument. Som ett resultat måste juridiska assistenter ha utmärkta kommunikationsförmåga, ett öga för detaljer och goda kunskaper i franska och engelska.
det här är bara några exempel på färdigheter du behöver. Egenskaper som att visa noggrann uppmärksamhet på detaljer i hög stress situationer under snäva tidsfrister skulle också bidra till att göra dig till en utmärkt juridisk assistent.