lön är en av de dyraste och viktigaste komponenterna i ett företag. För att skapa en framgångsrik lönebudget måste du överväga vad du förväntar dig att ditt företag ska uppnå under de kommande 12 månaderna och hur.
du behöver tillgång till dina löneutgifter från det gångna året samt lönekostnader som övertid, skatter och förmånsbidrag. Om du lär dig hur du skapar en effektiv lönebudget nu, undviker du att undra hur och var dina pengar spenderades senare. Låt oss gå igenom stegen.
proffstips: ladda ner vår gratis lönebudgetmall för att börja planera för dina lönekostnader 2022.
skapa en lista över positioner
börja med nuvarande positioner, inklusive din. Kategorisera dem efter kritik såväl som avdelningen. Tänk på alla människor du betalar:
- dig själv (om du är på lönelistan)
- administrativ personal
- säljteam (kan behöva uppskatta provisioner)
- timme anställda
- på plats anställda
- fjärranställda
- kontraktsanställda (flagga dem, eftersom du inte kommer att betala skatt eller förmåner och kan ha en annan lön schema)
- tillfälligt anställda
lista lönekostnader för varje position
därefter räkna ut kostnaderna för varje position.
om du använder en löneprogramvara som Gusto kan du kanske dra historiska nummer från rapporter. Om inte, granska förra årets siffror med hjälp av ett kalkylblad som Excel eller Google Sheets för att summera utgifterna. Uppskatta årlig lön för varje position, factoring i höjningar och bonusar. Om du skapar en ny position som du inte har data för, kolla med din lokala arbetsförmedling eller webbplatser som Glassdoor för genomsnittliga löner i ditt område eller löner som erbjuds av dina konkurrenter.
när du beräknar, försök att vara försiktig och budgetera mer än du tror att du behöver snarare än mindre. Om factoring i bonusar och ersättning ökar, bryta dessa siffror ut från vanliga löner så att du kan se dem för varje anställd och som helhet.
för utgifter som inte hänför sig till en viss position, identifiera den med ett allmänt namn som ”Corporate” som anger kostnaden gynnar hela företaget.
för hjälp med att identifiera och uppskatta kostnader, kolla in vår lönekostnadsguide.
Budget för timme & tjänstemän
budgetering för tjänstemän är ganska enkelt—ta bara deras bruttolön och dela med 12 månader om du gör en månadsbudget. Men om du betalar på ett tvåveckorsschema kommer några månader att ha tre lönecheckar. Var noga med att överväga hur ofta du betalar dina anställda här.
timarbetare kan bli mer komplexa. Du måste överväga de arbetade timmarna per månad, vilket kanske inte är konsekvent under hela året. Var noga med att redogöra för upptagna årstider och långsamma tider baserat på ditt individuella företag. Om du lägger till personal under den upptagna säsongen, vill du se till att inkludera dem som tillfälligt anställda i din budget också.
du kanske också vill göra en studie för att se till att du planerar ditt folk mest effektivt. Till exempel, om din restaurang alltid är långsam torsdagseftermiddagar, kan du minska antalet anställda den dagen och schemalägga dem för fredagskvällens rush, vilket skulle resultera i ett lägre budgetbelopp för den perioden.
Budget för löneskatter
alla arbetsgivare måste betala löneskatt, så var noga med att budgetera för dem. Kontrollera de aktuella skattetabellerna för att se till att dina nummer är korrekta, men dessa är de mest aktuella:
- Federal arbetslöshet: 6% på första $7 000 av varje anställds lön
- Social trygghet: 6,2% av varje anställds lön
- Medicare: 1,45% av varje anställds lön
- ytterligare Medicare (för anställda som tjänar över $200,000): 0.9%
en anteckning om inkomstskatter:
eftersom inkomstskatter kommer från anställdas löner, kommer du inte att överväga dem i din lönebudget. Det kan dock vara användbart att känna till dessa siffror så att du kan planera för avdrag varje månad. Beräkna dem med genomsnittliga lönebelopp. Om du har historiska data att arbeta med blir det ganska enkelt. För nya positioner, använd historiska data om liknande positioner som en guide.
projekt övertidskostnader
i allmänhet uppskattar de flesta företag övertid till totalt 10% till 15% av sin årliga lönebudget. Att använda en allmän uppskattning är dock inte ett effektivt sätt att skapa en övertidsbudget. Tänk snarare på vilka positioner som är mest troliga att uppnå övertid och när. Beräkna sedan den förväntade övertiden för den månaden och ange den i budgeten.
Tänk på följande:
- tjänar vissa arbetare regelbundet övertid eftersom det är bättre för företaget än att anställa ytterligare hjälp?
- är vissa veckodagar eller årstider alltid extra upptagna?
- fungerar vissa positioner mer Övertid än andra?
- förutser du en händelse som kommer att orsaka en ökning, till exempel en ny produktlansering, en stor programuppdatering eller en speciell händelse i din butik?
uppskatta anställdas bonusar
om du betalar anställdas bonusar måste du budgetera för dem. Om de är prestationsbaserade kanske du vill titta på förra årets statistik för en riktlinje. Om de är händelseorienterade, en sådan bonus i flera år i tjänst, bestämma vilka anställda som kommer att få bonusen och placera den i lämplig månad.
var noga med att notera vad bonusen är för; om du till exempel förutser en prestationsbonus i November, men den anställde inte tjänar den, vet du att du inte ska inkludera den i lönechecken.
om du betalar en årlig bonus över hela linjen, bör du uppskatta hur mycket det kommer att bli och avsätta lite pengar varje månad. Detta kan vara ett standardbelopp eller en procentandel av företagets vinst. Detta skulle vara ett bra fall där du skulle märka utgiften som ”Företagsbonus” istället för att binda den till varje enskild position.
kostnader för Projektanställda
dessa är de vanliga kostnaderna för att underhålla anställda. De inkluderar ersättningar till anställda som bidrag till sjukförsäkringspremier och matchande fondprogram som 401(k). Var noga med att kolla med dina försäkrings-och/eller pensionstjänstleverantörer för att få de mest exakta avgifterna för det kommande året. Glöm inte att inkludera administrativa och andra avgifter.
om du använder en löneprogramvara som Gusto kan du mäkla personalförmåner för ditt team direkt via programvaran. Detta gör att du kan välja planer och ställa in avdrag, förutom att dina anställda fyller i öppen registrering direkt via en anställd instrumentpanel. Att hantera alla aspekter av din lön på ett ställe gör budgetering till en lek. Prova det gratis i 30 dagar.
besök Gusto
konto för nya eller öppna positioner
när du överväger nya positioner, placera sina beräknade löner i den månad du tänker lägga till dem. Om du till exempel öppnar en ny plats i Maj behöver du inte budgetera alla anställda för den platsen i Januari. Se också till att prioritera dem. På det sättet, om din budget inte tillåter alla anställningar du vill, kan du se vilka du kan trycka på till ett senare datum.
frilansare/kontrakt/Temp-anställda
om du har kontraktsanställda som du är beroende av, eller om du tänker anställa frilansare i framtiden, bör du också budgetera för dem. Men de är ofta i en annan del av budgeten än lön.
dessa anställda är lättare att planera för, eftersom du bara behöver överväga hur mycket du betalar per kontrakt plus eventuella administrativa kostnader för att förvärva dem om du använder en tjänst. Om du planerar att använda en temp-tjänst för att anställa ytterligare anställda under en del av året, kontakta byrån för att få en uppskattning av eventuella administrativa kostnader som går till anställning och inkludera dem när du beräknar utgifter för dem.
totalt varje utgiftskategori
nu när du har all data i kalkylbladet eller programmet kan du se dina summor för varje månad och hela året. Du måste kunna se lönekostnader för varje position och kategori: bruttolöner, skatter, förmåner etc.
titta på summorna för varje månad samt den årliga summan för att säkerställa rimlighet.
gör en Budgetöversikt
nu när du har siffrorna, kontrollera att de är rimliga. Skapa diagram eller diagram för att bättre förstå dataflödet. Pivotdiagram kan hjälpa dig att gräva i data genom att snabbt omorganisera det på ett sätt som bäst svarar på dina frågor.
- kontrollera att informationen är korrekt: få en andra uppsättning ögon för att se till att siffrorna har matats in korrekt och att alla kalkylarksformler (om några) är rätt. Kör det också förbi avdelningschefer för” sanity checks”, bara om de har mer aktuell information.
- jämför det med förra årets beräknade vs faktiska utgifter: om du hade problem med lön förra året, kommer du att ha liknande problem? Om du felberäknade ett område (till exempel Övertid) förra året, korrigerade du det för detta år?
- jämför det med beräknade intäkter: speciellt om du anställer nya anställda, förväntar du dig att göra tillräckligt med vinst för att täcka alla sina utgifter? Om inte, hur kommer du att ändra denna budget eller andra delar av din budget för att kompensera?
om du är ny på att göra löner, bör du ta en titt på vår guide om löneöverensstämmelse för att säkerställa att du alltid håller dig på rätt sida av lagen.
varför ska du skapa en Lönebudget
nu när vi har granskat de steg som krävs för att skapa en effektiv lönebudget är det viktigt att förstå värdet av att skapa en lönebudget.
att skapa en lönebudget hjälper dig att förstå vilken procentandel av din budget som ska gå till lön och gör att du kan hålla dig på rätt spår under hela året.
förstå hur mycket av din Budget ska gå till lön
generellt bör lönerna stå för cirka 15% -30% av företagets bruttointäkter, enligt finansiell konsult the Bottom Line Group. Men experter säger att lönekostnaderna i vissa branscher (t.ex. tjänsteföretag) kan vara så höga som 50%.
det är viktigt att komma ihåg att när ditt företag växer, så kommer dina lönekostnader. Eftersom ditt företag har fler behov kommer ytterligare resurser att krävas för att stödja det. Att bygga flexibilitet inom din budget möjliggör förändringar i lönerna när ditt företag växer och utvecklas.
Håll dig på rätt spår under hela året
när du har en budget på plats bör du spåra faktiska utgifter som du gör lön under hela året. Spela in dem varje månad. Att upprätthålla bra löneposter hjälper dig att behålla din lönebokföring, eller om du någonsin gör en lönegranskning.
det kan bidra till att skapa ett nytt kalkylblad för en reviderad budget eller att använda en budget för prognos jämförelse som året fortskrider. I det här scenariot skriver de faktiska utgifterna budgeterade utgifter för de månader som redan har gått, och totalen läggs till budgetantalet för kommande månader. Detta hjälper dig att hålla dig uppdaterad om hur bra du har budgeterat och signalerar om du behöver flytta några budgetmedel för att hålla verksamheten flytande smidigt.
för att hjälpa till att skapa en solid lönebudget och process, kolla in våra gratis lönemallar.
Bottom Line
att ha en exakt lönebudget kan hjälpa dig med en av de största och viktigaste utgifterna för ditt företag—betalande anställda. Var noga med att överväga löner, skatter, förmåner och andra utgifter. Bryt också ut det per månad för att redogöra för förändringar i Arbetstimmar, bonusmånader och andra säsongsutgifter. Med en ordentlig lönebudget som har granskats för noggrannhet kan du planera mer effektivt och se till att året går smidigt.