för alla moderna företag är leverantörsskulder en av de högsta insatserna som finns. När allt kommer omkring måste varje företag betala vad det är skyldigt – du har inte råd att få fel.

hantera fakturor snabbt och korrekt är nyckeln till att upprätthålla goda relationer med leverantörer. Ett bra leverantörsskuldssystem säkerställer också att du inte har skulder på dina böcker för länge, vilket undviker risken för affärsförtroende.

om något av detta har du känner dig stressad, oroa dig inte-vi är här för att hjälpa!

i det här inlägget tar vi en titt på grunderna när det gäller leverantörsskulder, samt utforska några kritiska verktyg och tekniker.

men först, låt oss börja med grunderna – Vad är leverantörsskulder, exakt?

vad är leverantörsskulder?

enkelt uttryckt består leverantörsskulder av allt ditt företag är skyldigt till fordringsägare. Detta kan köra hela spektrumet av skulder, från frilansare fakturering per månad fram till bil leasing organ fakturering för ditt arbete flotta.

vanligtvis avser leverantörsskulder kortfristiga skulder, dvs saker du planerar att betala inom året-helst väl inom året.

Långfristiga skulder-som inteckningar och andra lån som tar mer än tolv månader att betala – specificeras vanligtvis som separata skulder och ingår inte i leverantörsskulder.

leverantörsskulder är en skuld för företag. Detta gör det mycket viktigt att hantera effektivt och ansvarsfullt, eftersom det hjälper till att upprätthålla förtroendet för din förmåga att betala dina skulder. Dessutom är det en respektfull sak att göra för dina fordringsägare.

Låt oss ta en sekund för att täcka en viktig skillnad: leverantörsskulder kontra kundfordringar.

leverantörsskulder vs. kundfordringar

det är bra att tänka på leverantörsskulder och kundfordringar som två sidor av samma mynt.

leverantörsskulder avser behandling av betalningar till gäldenärer av ditt företag.

kundfordringar hänvisar emellertid till exakt motsatsen – pengar som är skyldiga till ditt företag av gäldenärer, dvs personer som ännu inte har betalat för dina varor eller tjänster.

med oss hittills? Utmärkt.

nu har vi definitionssakerna ur vägen, låt oss knäcka in i några av de avgörande övervägandena när vi hanterar leverantörsskulder.

hantera leverantörsskulder processen

i den moderna världen, företag måste betala en hel del fordringsägare på en konstant basis.

detta inkluderar programvaruleverantörer, professionella tjänster som revisorer eller HR-rådgivare och alla frilansare du kan ha på böckerna.

antalet personer som förlitar sig på snabb och korrekt betalning av fakturor gör leverantörsskulder en high-stakes uppgift. Om du inte har ett system på plats för att hjälpa dig att hantera dessa betalningar, ber du om problem.

det viktigaste: noggrannhet

när det gäller leverantörsskulder är det viktigaste att bara betala företagsfakturor som är legitima och korrekta.

detta kanske låter uppenbart, men det är avgörande. Innan du behandlar en leverantörs faktura för betalning, kom ihåg att kontrollera följande:

• återspeglar fakturan exakt vad företaget beställde?
• har företaget faktiskt fått de fakturerade varorna eller tjänsterna?
• är enhetskostnaderna och beräkningarna korrekta? Vad sägs om skatt?

att få dessa Detaljer rätt hjälper till att säkerställa noggrannheten och integriteten i din leverantörsskuldprocess.

låt oss bryta ner detta i några viktiga steg.

viktiga steg i AP processflödet

för de flesta företag, leverantörsskulder processen kokar ner till tre viktiga steg:

1. slutför en inköpsorder: detta innebär att du anger de varor eller tjänster som ska köpas, liksom priset. En inköpsorder listar också eventuella villkor för transaktionen och tidslinjerna för leverans.
2. bearbeta en mottagningsrapport: här registrerar leverantören de varor eller tjänster som tillhandahålls och listar betalningen till leverantören. Ta emot rapporter lista en hel del viktiga detaljer, så det är viktigt att ta sig tid att kamma igenom dem.
3. ta emot och bearbeta leverantörsfakturan: när en faktura har mottagits behandlar verksamheten den för betalning. Som ovan innebär detta att man kontrollerar var och en av detaljerna för att säkerställa att den matchar de varor eller tjänster som faktiskt mottagits.

enkelt, eller hur? Tja, inte nödvändigtvis.

tyvärr är leverantörsskulder ett av de områden som är mest utsatta för affärsbedrägerier. Den stora mängden pengar som lämnar ett företag genom leverantörsskulder gör det till en attraktiv process för bedrägerier att rikta in sig på.

och då finns det alltid risken för enkla misstag på vägen. Även om alla inblandade betyder bra, små fel kan krypa in och bli kostsamma längs linjen.

på grund av detta är det viktigt att bryta upp ansvaret för de separata stegen. Att ha flera personer logga ut på fakturor gör det mycket svårare att spela systemet.

(var noga med att läsa vårt inlägg om de fyra största bedrägeririskerna som finansteam står inför, och vad du kan göra för att skydda mot dem.)

ett annat viktigt steg i ditt AP-processflöde? Använda ett centraliserat betalningssystem.

centralisera dina fakturabetalningar

vid hantering av leverantörsfakturor är det viktigt att centralisera betalningar. Om alla företagsbetalningar kommer från ett enda konto är det mycket lättare att få en tydlig översikt över pengarna som går ut genom dörren.

en sak du verkligen vill undvika är att betala fakturor på ad hoc-basis, eller med flera konton eller kreditkort.

att dela upp dina fakturabetalningar gör det inte bara svårare att ta hand om hur mycket ditt företag betalar varje månad, men öppnar dig också för risken för bedrägeri.

faktum är att den bästa situationen är att hantera alla företagsutgifter från ett ställe. Det innebär kontorskostnader, resekostnader, och en mängd andra betalningar företag gör på en daglig verksamhet.

men mer om detta inom kort. Låt oss nu titta närmare på hur du kan spåra förfallna betalningar.

spåra varje betalning tydligt

för kassaflöde, budgetering och beslutsfattande är det viktigt att veta exakt vad du är skyldig, vem den är skyldig till och när betalningen förfaller.

för att uppnå detta måste du se till att varje betalning är tydligt spårad i din bokförings-eller kostnadshanteringsprogramvara.

för många regelbundna, återkommande betalningar (till exempel fruktleveranser för kontorskök eller webbhotellavgifter) kan det vara bekvämare att skapa en återkommande betalning.

återkommande betalningar kan ta bort stress och distraktion för att hantera upprepade betalningar. Du bör dock balansera detta med behovet av att ha synlighet över dina betalningar – du vill inte riskera att betala för saker du inte längre behöver.

vet exakt vem som godkänner betalningar

många misstag uppstår eftersom människor inte är säkra på en kritisk detalj – vem undertecknar betalningen av leverantörsfakturor, exakt?

för varje kundfaktura som anländer måste du veta vem som ansvarar för att godkänna betalningen.

är det relevant chef? Är det CFO? Heck, är det VD?

svaret på denna fråga beror på företagsstrukturen och nivån på autonomi vid hantering av betalningar.

i händelse av oegentligheter i utgifterna är det viktigt att veta exakt vem som har skrivit på en viss betalning för att komma till botten med saker.

inte bara det, utan att ha ett tydligt ansvar minskar också risken för att fakturor faller mellan sprickorna och går obetalda.

leverantörsskulder tips från hela webben

det finns massor av utmärkta råd där ute för att förbättra din AP-process. Här är några av våra favoritstrategier.

MineralTree-fånga fakturor i små doser

MineralTree är AP och betalning automation experter. Och speciellt för fakturor rekommenderar de att batchstorlekarna är hanterbara.

” ju mer tid du spenderar på manuell datainmatning, desto mer benägna att misstag blir du över tiden. När leverantörsfakturor sipprar in är det frestande att skjuta upp processen att fånga dem till en framtida tidpunkt så att du kan slå dem alla i fall.

” fånga dina fakturor i mindre doser, eller ens individuellt, kommer att begränsa fel och hur mycket tid du spenderar korrigera misstag.”

det är därför vi förespråkar att ge enskilda teammedlemmar möjlighet att mata in fakturadata så snart de får det. Så ingen person behöver vada genom ett berg av fakturor.

Dooap-Betala fakturor i större satser

detta kan låta motverka råden ovan, men vi pratar faktiskt om två olika delar av processen. Logga fakturor i ditt AP – eller spend management-system i små doser, ja. Men det betyder inte att du behöver betala var och en omedelbart.

” om du för närvarande betalar inköpsfakturor fem gånger i veckan använder du arbetstid – fem gånger i veckan – loggar in i programvaran, bildar betalningssatser, kontrollerar, godkänner och skickar betalningar. Om du bara skulle skicka betalningar två gånger i veckan minskar arbetsbelastningen omedelbart med 60%, men dina leverantörer får fortfarande betalt i tid och märker aldrig skillnaden.

” varför inte minska betalningstiderna direkt?”

när fakturor har matats in och kontrollerats finns det inte mycket datainmatning och därför få fel att göra. Så det är vettigt att du kan hantera betalningar i större partier.

Invoicera-Ställ in påminnelser

du kan inte bekämpa den mänskliga naturen och förväntar sig att vinna. Det kan kännas som att du kan hålla koll på alla fakturor och betalningar utan hjälp, men så småningom måste något ge.

Plus, du har ett helt team att tänka på.

” att glömma information och uppgifter är en mycket vanlig mänsklig tendens. Genom att ställa in påminnelser kan man enkelt ta hand om räkningar och vidta åtgärder mot leverantörsskulder processförbättring.”

något så enkelt som en e-post eller Slack Påminnelse hjälper dig och ditt team ligga steget före. Vi har dessa i Spendesk, och oavsett spendera verktyg du använder bör också.

Due-upprätthålla goda leverantörsrelationer

om du använder samma leverantörer om och om igen, måste du kunna lita på dem att ha ditt bästa för ögonen. Därför måste du prioritera sina bästa intressen själv:

” att odla relationer med dina leverantörer kan också löna sig över tiden för dina leverantörsskulder. Om du till exempel har goda villkor med en leverantör som vanlig kund kan du kanske få rabatterade tjänster eller produkter.

” dessutom, om ditt företag är stolt över betalningar i tid, kan du kanske säkra rabatterade betalningsvillkor (som 2% tio dagar efter faktura).”

det är ganska enkelt – du kliar på ryggen, och de kommer att skrapa din.

spåra och bearbeta fakturor med ett bra utgiftshanteringsverktyg

att få leverantörsskulder rätt kan vara tidskrävande. När allt kommer omkring finns det en huvudspinnande mängd detaljer att hålla sig på toppen av.

tyvärr hjälper många företag inte sig själva. Även i mjukvaruåldern använder många företag fortfarande ad hoc-processer. Vissa Luddites där ute använder till och med fortfarande fysiska system för godkännande av papperskopior.

inte bara är detta tidskrävande och dyrt, men det skapar också risken för användarfel. Med mängden pengar i riskzonen i leverantörsskulder är det viktigt att få detta rätt från det första steget.

rätt verktyg kan göra hela skillnaden här, hjälper dig att spåra och bearbeta fakturor tydligt och korrekt, och alla med minimal stress.

med en integrerad utgiftshanteringsplattform kan du automatisera varje steg i leverantörsreskontraprocessen, från fakturainsamling till betalning.

Spendesks modul för leverantörsfakturor hjälper dig till exempel att hålla reda på de dussintals fakturor som kommer din väg dagligen. Spendesk sorterar automatiskt fakturor i kategorier för godkännande och skickar påminnelser när förfallodatum närmar sig.

att förlita sig på dedikerad programvara för att hantera dina leverantörsskulder kommer att hålla dina affärspartners nöjda och kommer att hindra dig från att bli ”den kunden” med leverantörer.

slutsats: leverantörsskulder är för viktiga för att få fel

lita på oss: leverantörsskulder är en av de viktigaste uppgifterna för att få rätt.

riskerna är helt enkelt för stora för att lämna åt slumpen. En dålig leverantörsskuld process kan inte bara skada dina relationer med leverantörer, men kan öppna dig för risken för bedrägeri.

för att ge dig själv det bästa skottet på en sömlös och lyhörd leverantörsskuldsprocess, tänk på tipsen i det här inlägget och reflektera över hur du kan förbättra dina system.

medan du är på det, ta en titt på Spendesks praktiska leverantörsskuldfunktioner. De kommer att spara dig och ditt team mycket tid och stress.

när du är klar, gå över till vår djupdykning om upphandling vs. inköp, och ta en titt på sex finansprocesser-inklusive leverantörsskulder – du kan automatisera för att spara tid.