hur man bjuder in och bokar banden till din musikfestival

att kasta ihop en musikfestival kan vara en spännande upplevelse fylld med massor av utmaningar och massiva belöningar.

den största utmaningen för de flesta evenemangsplanerare är att säkra sponsring, hitta tillgodohavanden, bokningsleverantörer etc. För musikfestivaler finns det ett annat hinder först. Du behöver band.

men du vill inte bara ha några band, eller hur?

du vill ha band som passar in i temat för ditt evenemang, som din publik kommer att älska, och som inte tvingar dig att ge bort din skattkista av pengar.

lyckligtvis är det inte så svårt att hitta dem och övertyga dem att komma till ditt evenemang. Så här kan du locka lutorna till din nästa musikaliska shindig och boka ett band för din festival.

kontrollera registrering av din lista

begär en demo nu för att ställa in, skapa och börja sälja
biljetter med Purplepass. En allt-i-ett-Händelse
management hub.

börja göra lite forskning

det första steget är att faktiskt hitta rätt band för din festival och marknadsplats.

Låt oss få detta ur vägen — inte alla band kommer att arbeta för din festival. Du måste se till att de representerar temat för din festival, ditt varumärke som helhet och din målgrupp.

här är några frågor du bör ställa när du granskar ett möjligt band:

• spelar detta band den typ av musik min publik kommer att gilla?
• representerar detta band temat för min festival?
• har detta band ett gott rykte?
• kostar detta band mycket? Inom budget? ROI?
• har detta band medlemmar som är lätta (ish) att arbeta med?
• eventuella referenser eller tidigare händelser jag kan kontakta?

kom ihåg, du är inte precis svalt för band.

det finns miljontals band där ute som du kan arbeta med. Men du är svalt för rätt band, och när du räkna ut vilka dessa band är, du kan börja rikta dem med erbjudanden.

vi vet!

detta kan innebära fragmentering som dream team listan, men bara för att du gillar ett band betyder inte att de är rätt passform.

se till att de är tillgängliga

när du har din kortlista är du redo att gräva i detaljerna.

du måste veta om banden är tillgängliga under dina festivaldatum. Vanligtvis handlar det om att ringa ledningen – inte bandet — och be om ett bandschema.

för festivalplanerare kan den här delen vara knepig.

när du bokar flera band kan det vara en allvarlig utmaning att fylla luckor i ditt schema.

vi rekommenderar starkt att hitta band med hela festivalschemat (om flera dagar) gratis. Det kan vara svårare, men det gör ändringar i sista minuten enklare.

för låt oss vara ärliga — du kommer att ha ändringar i sista minuten. Någon kommer att avbryta. Någon avbryter alltid.

presentera ditt erbjudande

om de finns på din kortlista och de är tillgängliga under dina festivaldatum, skicka dem ett erbjudande.

du kan behöva upprätta juridiska och kontrakt pappersarbete med din advokat för denna del.

det finns också gratis resurser online där du kan lära dig om innehållet i dessa kontrakt (och vissa platser där du förmodligen kan hitta gratisversioner av kontrakten om du tittade.)

bandet kommer att vilja granska kontraktet först, åtminstone borde vi hoppas det. Förr, detta var en mestadels personlig affär, men FaceTime, Skype och e-post har förändrat spelet.

du kan ansluta till dem online och få bollen att rulla.

skapa sociala medier kontrakt

vid denna punkt, du kanske tror att du är klar med pappersarbete,och du kan vara. Men chansen är att du vill att de ska vara mer än bara artister.

sociala medier har blivit en ledstjärna för framgång för evenemangsplanerare och få bandet att utnyttja sin digitala inflytande kan vara en allvarlig välsignelse för din festival.

sociala mediekontrakt (aka” influencer contracts”) kan hjälpa dig att skapa några grundregler för innehåll i sociala medier.

hur många inlägg ska de dela om din festival?

vilken typ av meddelande ska de skicka?

hur ofta?

allt detta kan ingå i kontraktet.

naturligtvis finns det tusentals andra kontraktstyper du kan behöva; det beror på dina behov. Du kan använda Rocket Lawyer för att skapa dina egna gratis musikprestationskontakter från början eller från en mall.

räkna ut de granulära detaljerna

nu när alla har undertecknat allt är det dags att hash ut de sista detaljerna för evenemangsdagen.

granska dessa frågor när du ser till att allt är täckt innan du öppnar gardinerna.

• teknisk installation / utrustning som behövs för deras set?
• har de en besättning / scenchef, eller behöver du tillhandahålla en?
• Setup / riva ner besättning?
• Vad är deras speltid och schema?
• får de en merchandise booth?
• gör de ett möte & hälsa?
• finns det en klädkod? Eller något går?
• behöver du tillhandahålla sov – / bostadsarrangemang för dem under festivalen?
• några andra förmåner? Familj och vänner biljetter, etc.?

din nästa fråga kan vara, nu vad?

du har bandet, men den verkliga planeringen börjar.

vi rekommenderar att du börjar med din biljettregistrering och får ditt evenemang online, redo att sälja!

så låt oss prata om biljetter.

evenemangsindustrin är mitt i biljettförpackningsfeber. Från VIP-biljetter till grupprabatter finns det 5 biljettpaket som de flesta festivaler inkluderar.