en vanlig fråga jag får från coaching kunder är ” hur blir jag en mer kortfattad kommunikatör?”

det är ingen överraskning eftersom kortfattad kommunikation är viktigare nu än någonsin tidigare.

Tänk på detta:

• den genomsnittliga mänskliga uppmärksamheten har minskat från 12 sekunder år 2000 till åtta sekunder idag.
• varje dag får den typiska kontorsarbetaren 120 e-postmeddelanden.
• varje gång en person distraheras tar det över 23 minuter för dem att återfå fokus.

med tanke på dessa realiteter är det inte konstigt att studier rankar bra kommunikationsförmåga som dubbelt så viktigt som bra ledarskap. Det beror på att i denna tid av övermättnad finns det liten marginal för fel. Faktum är att 86% av de anställda skyller på brist på god kommunikation för arbetsplatsfel.

människor blir otåliga när de måste arbeta mental övertid för att förstå vad du säger. Långsamhet kan uppfattas som obeslutsamhet och kostar dig snabbt förtroende och respekt som ledare.

kortfattad kommunikation är helt klart en viktig del av verkställande närvaro och projicera förtroende, men det är också något känsliga Strivers ofta kämpar med.

varför känsliga Strivers kämpar med kortfattad kommunikation

du överförklarar.

du kanske tror att du är noggrann, men allt du verkligen gör är att förlora den andras uppmärksamhet. I stället för att göra din punkt klar, du hamnar grumling det genom överexplaining. Många känsliga Strivers överkompenserar oavsiktligt för sina osäkerheter genom att säga mer, särskilt i situationer där de känner sig skrämda.

du tror att alla är som du.

du kanske vill bearbeta information djupt, men du är i minoriteten (endast cirka 15-20% av befolkningen är känslig). Lita på mig, jag fattar. Jag är en person med hög input, vilket innebär att jag måste ta in massor av datapunkter innan jag fattar ett beslut. Men andra människor, särskilt ledande befattningshavare, fungerar inte på det sättet. De blir lätt överväldigade av för mycket information och föredrar att du är direkt och till punkten.

du försöker vara någon du inte är.

kunder säger att de ”behöver en större personlighet” för att utstråla verkställande närvaro. Om du försöker vara någon du inte är, kommer andra att känna det. Inte bara kommer du att bli oäkta, men du kommer också att uttömma dig själv i processen. Bättre att hitta ett sätt att kommunicera kortfattat på ett sätt som passar din personlighet och stil.

9 sätt att kommunicera tydligt och effektivt

1. Förbered i förväg

utan förberedelse kan du inte vara kort. Innan något viktigt möte, ta fem minuter att granska dagordningen och annat material som tillhandahålls. Skriv ner anteckningar för dig själv. Organisera dina tankar och öronmärka där du vill bidra.

om du ska prata, gå igenom de extra stegen för att skapa samtalspunkter och förutse invändningar och frågor. Jag gillar att mina kunder förbereder några ”vanliga frågor” att ha i bakfickan, bara om det är tystnad i slutet av presentationen.

2. Ge en förläsning

om du har mycket information att dela, överväg att förbereda en förläsning. Detta är ett dokument som ger bakgrundsinformation om ett ämne. Det betyder att du kan ge din publik behövs sammanhang och sedan vara kortare i din tid tillsammans. En förläsning kan vara rapporter, bilder eller detaljerad analys.

3. Fyll i meningen, ” om du går bort från det här samtalet med en sak, vill jag att det ska vara ______.”

om du tvingades koka ner din huvudide till en mening, vad skulle det vara? Använd detta som ämnesrad i din e-post eller upprepa frasen ordagrant när du talar. Det kommer att se till att du drar publikens uppmärksamhet på den största takeaway du vill att de ska komma ihåg.

4. Använd PREP framework

när du är tvungen att tala impromptu kan du tala starkt och sammanhängande med PREP framework. Så här fungerar det: gör en punkt kortfattat, säkerhetskopiera den med en anledning, ge bevis och avsluta genom att upprepa din punkt. Exempelvis…

• punkt: jag tror att vi bör ta riktning A
• anledning: Vi har fått positiv feedback om detta tillvägagångssätt
• bevis: till exempel sa vår president att han stöder det
• punkt: Det är därför jag tror att riktning A är bäst

5. Använd överbryggande och flaggande uttalanden för att markera och punktera dina poäng

flaggning och överbryggning se två PR-taktik som du kan ta in i styrelserummet. Flaggning är som att sticka en flagga i marken eller vinka en i luften för att säga, ”Var uppmärksam – det här är viktigt!”Medan överbryggning hjälper dig att göra en övergång från en ide till en annan. Bridging är särskilt användbart när du vill ändra ämne eller styra konversationen i en annan riktning.

exempel på flaggningsuttalanden är:

• det hela kokar ner till…
• hjärtat i saken är …
• jag kan inte understryka nog…

exempel på överbryggande uttalanden är:

• jag kan inte prata med____, men vad jag kan säga är…
• medan _ _ _ _ är viktigt är det också viktigt att komma ihåg det…
• innan vi lämnar detta ämne skulle jag vilja lägga till…

6. Känn din publik

Tänk på vilka bekymmer och invändningar som är viktiga för de personer du kommunicerar med. Vad bryr de sig mest om? Vilka problem försöker de lösa? Viktigast, vad är det för dem om de lyssnar på dig? Hur kommer det du delar med dem att spara tid eller göra jobbet enklare? Rama in ditt meddelande när det gäller hur det påverkar din publik.

7. Ställ frågor

ofta kortfattad kommunikation handlar om att säga ingenting alls. Du måste lyssna först. Specifikt, ställa massor av öppna frågor som:

• Vad gör du av det jag har delat?
• Vad tycker du är bäst?
• hur ser det här ut för dig?
• vad skulle du lägga till eller ändra?
• vad tycker du om det?
• Vad är ditt intryck av X?
• hur passar detta in i dina planer?
• vilken del är ännu inte klar?
• kan du säga mer?
• Vad är ett exempel?
• vilket stöd behöver du?

8. Redigera dina e-postmeddelanden

en bra tumregel: e-postmeddelanden bör inte vara mer än fem rader. Om din e-post är längre än så, kondensera det eller ring det till ett telefonsamtal.

se till att ditt meddelande är skannbart. Det betyder korta stycken och meningar. Använd punktpunkter och numrering för att göra texten lättare att smälta.

9. Eliminera fluff

Säkringsspråk, till exempel ”Jag ville bara checka in” eller ”kan vi kanske hitta en tid att chatta?”minimera kraften i dina ord.