anställningsprocessen innebär oundvikligen skapandet av många poster som involverar sökande som i slutändan inte väljs ut för en position. Frågan blir då hur länge ska dessa register hållas nu när den potentiella hyran inte längre övervägs av företaget? Dessutom, i vilken utsträckning påverkas dessa register av sekretesslagar som berörs av personligt identifierbar information (PII)?

skälen arbetsgivare väljer att hålla icke-hyra poster utöver varaktigheten av urvalsprocessen är många:

• om omständigheterna kräver att de återbesöker sökandepoolen av en eller annan anledning
• de kan blandas in i en klass av poster som relaterar till den allmänna rekryterings-/urvalsprocessen och behålls i enlighet därmed, beroende på hur företagets registerhållningsschema är organiserat
• potentialen för tvister driver ofta företagspolicyer för lagring av icke-anställda sökandeposter
• en mängd juridiska krav med varierande grad av lagringsperioder mandat bevarandet av dessa poster

oavsett drivs av affärs-eller operativa behov, vanlig praxis eller lag, som bestämmer lagringsperioden för dessa poster kräver övervägande och analys av de olika lagar som sannolikt är tillämpliga på ett visst företag.

amerikanska federala lagkrav som är relevanta för icke-anställningsregister varierar i allmänhet beroende på storleken på en arbetsgivare och vilken typ av verksamhet de bedriver. Enligt vissa federala handlingar beror deras tillämplighet på antalet anställda och status som privat eller statlig enhet. Till exempel kräver vissa icke-diskrimineringslagar att ansökningsblanketter som lämnats in av sökande och andra anställningsregister behålls, inklusive de som är relaterade till urval i ett år. Denna tidsperiod kan förlängas om fall av diskriminering görs. Liknande krav ställs också på statsnivå.

federala entreprenörer hålls ofta till strängare standarder som kan kräva att icke-hyra register ska hållas längre. Lagringsperioden är beroende av antalet anställda och det monetära värdet av de statliga kontrakt där arbetsgivaren är anställd. Beroende på ovanstående faktorer varierar mandatperioden för icke-anställningsregister, inklusive CV som lämnas in för vederlag, från ett till två år.

med hänsyn till de rättsliga lagringskraven är PII-integritet ett växande problem och en viktig faktor för att fastställa lämplig lagringsperiod för icke-anställningsregister, som i allt högre grad är föremål för lagar om anställningsskydd som syftar till att skydda PII för nuvarande, tidigare och potentiella anställda. Utah är en av de första staterna som antar ett sådant behållningskrav i förhållande till icke-anställningsregister enligt lagen om anställningsval. Enligt lagen får arbetsgivare inte behålla uppgifter som samlats in under den inledande urvalsprocessen längre än två år efter det att arbetsgivaren fått uppgifterna från den sökande. Liknande krav kommer sannolikt att visas oftare när amerikanska stater blir alltmer aggressiva i sina ansträngningar att ta itu med PII-integritet.

minimera risken och maximera efterlevnaden genom en noggrann undersökning av de statliga och federala lagar som gäller för ditt företag när det gäller icke-hyra poster. En försiktig analys kommer att kräva hänsyn till interna behov och juridiska krav som vägs mot sannolika konsekvenser för integritet för att hålla sådana register längre än vad som behövs.