icke-vinstdrivande organisationer har ett begränsat belopp. Det gör händelse Organisera en verklig utmaning. En av de viktigaste uppmärksamhet getters, är en gästtalare, helst en som kommer att tala gratis.
den primära finansieringskällan för ideella evenemang är pro-bono-tjänster och sponsring. Det finns en mängd gratis högtalarresurser för evenemangsarrangörer att närma sig. För att hitta rätt person för jobbet, arrangörerna måste titta på deras kriterier och sedan skicka en ”trollbindande” inbjudan till några utvalda kandidater.
Var hittar du gratis högtalare
innan du kan bjuda in högtalare gratis, eller be någon att göra någonting verkligen, måste du bestämma syftet med evenemanget och de ämnen det kommer att täcka. Detta utgör grunden för din högtalarprofilsökning. Till exempel, för en tonåring uppsökande program, den bästa talaren kommer att vara en som har en specialitet i ungdomsprogram och ungdomsmotivation. Här är några enkla tips att följa när du söker efter en gästtalare för ditt evenemang:
- leta efter någon välkänd och bor lokalt detta håller kostnaderna så låga som möjligt. En lokal kändis talare som har kunskap om din fundraising välgörenhet kommer att eliminera av statliga resor och boende kostnader.
- till exempel, för att hitta högtalare, nå ut till offentliga talande grupper i ditt område, som Rotary eller Toastmasters. Det finns ofta en medlem av en lokal ”god gärning organisation” som gärna kommer att erbjuda att tala om sina egna erfarenheter i att hantera den typ av välgörenhetsprojekt eller händelse ämne som du är värd. De är alltid glada att arbeta gratis.
- Använd din e-postmarknadsföringslista för givare. Skicka ut e-post till din speciella kontakt i varje organisation för att ta reda på om de kan ge dig några ledningar på bra ”gratis” högtalare. Denna muntliga rekommendation är ofta den bästa vägen eftersom talarna känner till ämnet och givarsamhället svarar bra på alla som är värda sitt salt.
- online-sökningar har dykt upp några fantastiska högtalare som arbetar utan kostnad och är alltför villiga att ge sin tid och kunskap om olika ämnen. Medan du håller på, Titta på dessa platser:
GigMaster, amerikanska talare, Brooks International, högtalare Match Speaker ’ s Bureau.
dessa webbplatser visar högtalare efter geografisk plats, ämne och avgift. Om du hittar en talare som passar dina behov men tar ut en avgift är det värt att ta kontakt för att förklara organisationen som ditt evenemang stöder. Fråga om de är villiga att arbeta för en pepparkornsavgift, eller om du verkligen lägger ditt fall bra, kanske du bara hittar att han/hon kommer att avstå från avgiften helt och hållet och tala utan kostnad.
hur man skriver ett förslag / inbjudan till högtalare
det finns en hel del arbete och en hel del finess inblandade i att be folk att tala vid ditt evenemang. Vet du hur man skapar en enastående inbjudan? En som kommer att gripa läsaren och skapa empati för din värdiga sak.
din inbjudan ska vara en formell e-post (eller brev). Beskriv orsakerna till att du har valt dem som den bästa personen att prata vid ditt evenemang. Som med varje bokstav bör inbjudan återspegla din organisations värderingar och lägga till en streck av din egen personlighet. Bra inbjudningsbrev för gästhögtalare kommer att vara tydliga och lätta att läsa, respektfulla och innehålla all bakgrundsinformation som gästhögtalaren behöver för att fatta ett beslut till din fördel.
vad kan du erbjuda en högtalare?
Speakermatch.com är en webbplats tillägnad matchande högtalare med talande möjligheter eller jobb. Det finns många webbplatser, men vi har valt den här eftersom de har högtalare som erbjuder gratis spelningar. Du kan också hitta högtalare efter plats, expertis, demografisk, och ämne.
det är bara rättvist att erbjuda någon som är villig att prata gratis på ditt evenemang, lite av något i gengäld.
om du är arrangören kommer du att ha kort tid att göra allt, men du måste förbli den primära kontaktpersonen för din gästtalare tills de har gått med på att göra äran.
hur man bekvämlighet en talare att tala gratis på ditt evenemang?
när det är klart kan du presentera din högtalare för sin egen personliga ”gofer” för att ta hand om allt från det att gästhögtalaren kommer ombord. Erbjud tjänster av en personlig assistent i ditt inbjudningsbrev. Du kommer att bli förvånad över hur positivt människor svarar när de vet att allt kommer att tas om hand, och allt de behöver göra är att tala om deras favoritämne.
låt gästen veta att din organisation kommer att tillhandahålla:
- resekostnader och gratis boende om de är från staden eller staten
- personlig assistent för att ta hand om alla deras behov, till exempel flygplatsinsamling, hotellincheckning, evenemangsresa, introduktion till evenemangshantering, sponsorer etc.
gästhögtalare inbjudan brev exempel
kära
jag hoppas att detta meddelande finner dig väl. Jag är hedrad att bjuda in dig att vara gästtalare vid vårt evenemang kommer att hållas på in . Vi vet att du är en fantastisk talare och våra deltagare och delegater kommer att få mycket av ditt samtal om.
är en hel dag händelse som värd . Vi förväntar oss att vår publik ska vara i regionen . Vårt mål är att föra människor från lokalsamhället tillsammans för att ge dem inspiration om vad vår ideella organisation hoppas kunna uppnå med vårt program för . Vi vill väcka diskussion om programmet och öka medvetenheten, vilket vi hoppas också kommer att samla in pengar och donationer.
ditt föredrag kommer att filmas och en redigering visas på vår hemsida och andra sociala medier som YouTube. Vi tror att din ”röst” kommer att vara till nytta för alla i vår organisation och för likasinnade individer som deltar i evenemanget.
jag noterar från ditt CV på att du tar taluppdrag utan kostnad. Men eftersom du är ute av staten, skulle vi vara glada att täcka dina resekostnader. Vi kommer också att ge dig en personlig assistent från vårt team, som tar hand om alla dina arrangemang, flygplatstransfer etc. och var till hands för att hantera dina behov under dagen för evenemanget.
låt mig veta om du skulle vara intresserad av att tala. Bifogat är resplanen för evenemanget och lite bakgrundsinformation om den välgörenhet vi representerar och våra sponsorer för denna strävan.
Tack för att du tog dig tid att läsa vår inbjudan, och jag ser mycket fram emot att höra från dig snart.
med vänliga hälsningar
internet är fullt av användbara webbplatser som erbjuder exempel på inbjudningsbrev. Här är några vi trodde skulle vara ett bra ställe att börja. Kolla in detta exempel inbjudan här eller här här för några bra tips om hur du får ditt brev började.
slutsats
när du har beslutat om några troliga högtalare, skicka ut den första omgången av e-postbrev. Om du har lagt din förväntade svarsdag i en vecka från dagen för ”leverans”, har du en vecka att vänta. När du har fått ett svar, skicka ut en mild påminnelse till alla människor som inte har skrivit tillbaka. Det beror på svaret på din ursprungliga begäran.
Bedöm svaret: kontrollera listan och ersätt de som har avböjt med andravalsinbjudningar. Skicka ytterligare ett antal inbjudningar och upprepa processen tills du lyckas.
vad du än gör, svara alla, även de som tackade nej. Var nådig i ditt svar; du vet aldrig när du kanske måste ringa på dem igen. Kanske nästa gång du har tur med någon som gillar din attityd, även om de inte kunde tvinga vid första tillfället. Kom igång med GEVME och anpassa din gratis evenemangsplaneringsstrategi med framgångsrika biljettresultat.
detta inlägg är skrivet av Chris Bouchard, en regelbunden bidragsgivare till gevme-bloggen. Chris är konsult för ideella och sociala entreprenörer. Hitta mer information på hans hemsida www.revgensolutions.com.