tilldela interna team-och klientprojektroller

stora projekt kan vara komplexa. Uppgifter överlappar ofta, beror på andra uppgifter som ska slutföras eller är så stora att flera teammedlemmar är inblandade. Om du inte ställer förväntningar på vem som gör vad och när de gör det kan bemanning snabbt bli förvirrande.

var noga med att tilldela specifika projektroller och uppgiftsansvar, samtidigt som kommunikationen flyter. För att göra det enklare att tilldela projektroller, använd dessa pekare:

• Använd ett RACI-diagram (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) för att klargöra roller mellan avdelningar och processer.
• Välj två anteckningsblock för varje möte för att säkerställa att viktig information samlas in och delas.
• prova ett webbaserat verktyg för att främja god kommunikation och uppmuntra kunskapsdelning mellan din klient och det interna teamet.

prata om processen och hur du ska arbeta

varje projekt är unikt på något sätt. Visst kan det finnas delade tillvägagångssätt eller resultat över projekt, men att diskutera hur du ska använda dem på varje projekt är avgörande för framgång. Följ de tips som beskrivs i kapitel 3, och du börjar skapa förväntningar på process, leverans recensioner, intressenter, och din tidslinje—allt i ett svep.

genomför statusmöten

det finns inget bättre sätt att ställa in och hantera förväntningar än att bara checka in med ditt team och dina kunder. Oavsett om du arbetar ensam eller på ett team av 20, på ett kontor eller på distans, dela framsteg är en av de bästa sakerna du kan göra för att hålla kommunikationen flyter.

interna gruppstatusmöten

i allmänhet är en 15-minuters personlig (eller videochatt) granskning av dagens uppgifter ett trevligt sätt att komma ikapp med ditt team. Var flexibel med ditt team för att bestämma vad som är det bästa sättet att genomföra ditt statussamtal.

när du börjar, helt enkelt turas om och ge alla en chans att prata om vad de arbetar på den dagen. En snabb incheckning kommer att tvinga alla att organisera projektprioriteringar före mötet. Den lilla ansvarigheten gör stor skillnad.

innan du avslutar, fråga något som ”behöver någon hjälp? Och har någon tid att hjälpa till med andra uppgifter om det behövs?”En enkel fråga som det kan hjälpa dig att bygga förtroende och rapport med ditt team—och, självklart, det hjälper dig alla hålla effektivare med ditt arbete.

hur du närmar dig projektstatusmöten beror på projektet du arbetar med, teamscheman och kanske till och med intensiteten i arbetet.

Klientstatusuppdateringar

det är bra att hålla en öppen, konsekvent kommunikationslinje med dina kunder. Se till att du håller dig uppdaterad om alla projektproblem genom att tillhandahålla en veckostatusrapport via e-post eller telefonsamtal och checka in på anpassning till projektmålen.

statusrapporter hjälper inte bara dig och dina kunder att hålla sig på rätt spår, de håller dig också realistisk och ärlig om ditt arbete, process, budgetar och andra frågor. Att få tid att sitta ner och diskutera dessa punkter kommer att löna sig när det gäller din kundrelation och hjälper ditt team att se projektet till slut. Med regelbundna statusmöten ser du till att alla inblandade granskar och bekräftar de förväntningar du ställde i början av projektet.

en bra statusrapport täcker:

• vad gjordes förra veckan
• Vad görs denna vecka och nästa vecka
• åtgärdsposter
• uppdatering på tidslinjen
• uppdatering på budget
• potentiella projektrisker

slutligen, glöm inte att ha lite kul med dina statusmöten. Använd tiden för att komma ikapp med ditt team och kunder om icke-arbetsrelaterade ämnen.

främja god kundkommunikation

för projektledare kommer det alltid tillbaka till att vara en bra kommunikatör och facilitator. Om du har gjort ditt jobb låter en kommunikationsplan ditt team veta att överkommunikation välkomnas-ditt projekt kommer att känna sig öppet. Teamet kommer alltid att veta vad som händer, kommer att ställa sina egna förväntningar och kommer sannolikt att uppfylla tidslinjen och budgetförväntningarna utan tvekan.

om dina kunders förväntningar beskrivs och diskuteras kommer de att vara glada att de har hjälpt dig att uppfylla eller överträffa dem och kommer att känna sig lugna eftersom de troligen vet vad de kan förvänta sig av slutprodukten.