på Ruby, vår crackerjack personal virtuella receptionister fält hundratals samtal varje dag-och vi har lärt oss en hel del i processen!
om du är ny på telefonsvarare, eller bara vill fräscha upp dina kunskaper, dessa fem receptionist utbildning tips hjälper dig att lysa som en Ruby—imponerande varje ringer.
- Säg aldrig ”jag vet inte”
- parafrasera meddelandet ord för ord
- bekräfta ditt innehåll
- ta ett andetag och…
- Le
det är rätt, det är så enkelt!
1. Säg aldrig” jag vet inte ”
chansen är mycket bra att du får frågor som du inte vet hur du ska svara, särskilt om du är ny på ett jobb. Men att säga” Jag vet inte ” är en återvändsgränd. Istället väljer du
”Låt mig ta reda på dig”
”jag skulle gärna titta på det”
”stor fråga! Låt mig sätta dig i kontakt med den bästa personen att svara på det.”
fraser som börjar i” Låt mig ”och” jag skulle gärna ”är bra sätt att slå” Jag vet inte ” blues.
2. Parafrasera meddelandet ord för ord
uppringare älskar att veta att deras meddelanden kommer att vidarebefordras korrekt. Vilket bättre sätt att försäkra dem om detta än att upprepa sina meddelanden tillbaka till dem? Om du går igenom receptionistutbildning är det också ett bra sätt att se upp för misstag.
bekräfta ditt innehåll
läs alltid tillbaka telefonnummer och stava ut eventuella knepiga namn eller ord för att se till att du har tagit ner dem korrekt. Här är några tips för att bekräfta information.
ta ett andetag och
du har mycket på gång — E-post hopar sig, dokument som ska arkiveras, rapporter att skriva. Receptionist utbildning är tuff, och själva jobbet är ännu svårare! Men när telefonen ringer, är det bäst att sätta andra kontor hubbub ur ditt sinne och fokusera på det inkommande samtalet. Ta ett andetag, svara på samtalet och hälsa den som ringer med en lugn och vänlig tonfall. Låt dem aldrig se dig svettas! Åh, och medan du pratar med din uppringare, var noga med att följa nästa steg…
…Le!
verkar dumt, eller hur? Det fungerar. Om du vill låta vänlig och inbjudande är Leende det enklaste sättet att säkerställa den perfekta rösttonen. Ett leende hjälper dig också att känna dig lugn och, ja, glad. Vem säger att arbete inte kan vara kul?