Publiceringsavtal, som vårt rättvisa Kontraktsinitiativ fortsätter att demonstrera, är bland de mest ensidiga dokument som de flesta författare någonsin ser. Men de möjliggör en annan uppsättning dokument som kan vara minst lika förbryllande och orättvisa: royalty uttalanden.

publiceringsavtalet dikterar villkoren för royaltyredovisning, och som vanligt är dessa villkor förknippade med en svunnen ålder. För öppnare betalar de flesta utgivare royalties två gånger om året på inkomster som de kan ha fått så länge som nio månader tidigare. I en tid då finansiella poster hölls för hand i bläck, som kan ha gjort någon mening; idag, när datorer står för pengar och det kan överföras elektroniskt till författarnas konton, gör det ingen. Vi förstår att utgivare själva ofta måste vänta månader på betalning från grossister och återförsäljare, men i en värld där Amazon lyckas betala sina Kindle Direct-författare varje månad finns det ingen anledning till att traditionella förlag inte kan strama upp turn-around-tiden och betala ut till sina författare snabbare. Vi anser att rättvisa bokavtal bör ange kvartalsvisa betalningar av inkomster som utgivaren fått högst tre månader tidigare.

förseningen i betalningar är illa nog. Men i den verkliga världen får de flesta författare inte ens de för tidiga betalningarna de förväntar sig av de pengar som deras böcker har tjänat. Anledningen är den skadliga” rimliga reserven för avkastning ” som praktiskt taget alla utgivare håller tillbaka från utbetalningar.

motiveringen för en reserv för returer är att några av de böcker som förlaget har skickat till bokhandlare kan hamna tillbaka till sina lager för återbetalning. Men om utgivaren är den enda domaren av vad som är ”rimligt”, kan det fortsätta att behålla medel långt efter det att det finns någon möjlighet till avkastning. Vi anser att varje rättvis reservklausul måste innehålla gränser, både för de dollar som kan hållas kvar (högst 20% av royalties) och hur länge klausulen kan vara i kraft (säg ett år). Obegränsade reserver för avkastning tillåter utgivare att hålla fast vid författarnas intäkter och manipulera betalningar för alltid.

ett annat sätt att se till att utgivare inte gör misstag är att inkludera en revisionsklausul i kontraktet. Utan en revisionsklausul är en författares enda möjlighet om han eller hon misstänker en utgivare av felaktigt redovisning av royalties att väcka talan—ett dyrt och obehagligt sätt att lösa skillnader.

Utgivare godkänner ofta en revisionsklausul om författaren trycker på en. Men för många standardrevisionsklausuler gör att författaren hämtar kontrollen för revisionen även om utgivaren visar sig vara fel. Det är orättvist. En rättvis klausul bör föreskriva att om ett fel på 5% eller mer finns i författarens fördel, måste utgivaren betala revisionskostnaderna utöver de pengar den är skyldig författaren, helst med korrekt ränta på det aktuella beloppet.

också orättvist: språk i standardrevisionsklausuler som begränsar en författares revisionsrätt till uttalanden som gjorts under de senaste ett eller två åren. Författare bör ha rätt att granska sina förlag för varje redovisningsperiod under de senaste sex åren, preskriptionstiden för avtalsbrott fordringar i många stater. Om revisioner är begränsade till det senaste året eller två år kan utgivare komma undan med stora bokföringsfel till deras fördel.

men dagens standardavtal möjliggör ett annat grundläggande problem: den ogenomträngliga virrvarr av information som finns i royalty uttalanden själva. Trots, eller kanske på grund av, datateknik, royalty uttalanden har blivit antingen bedrövligt threadbare, där utgivaren klumpar all försäljning tillsammans och författaren tvingas ”lita på” siffrorna, eller så detaljerad att en CPA som specialiserat sig på royalty uttalanden behövs för att dechiffrera dem. Och eftersom publiceringskontrakt vanligtvis inte kräver mer än generaliteter i royaltyutlåtanden, är utgivare glada att följa. Viktig information, till exempel hur många kopior som trycktes och vilka böcker som såldes för hur mycket, saknas ofta. Det betyder att det inte finns något sätt att veta om uttalandet är korrekt om inte Författaren utför en revision.

rättvisa kontrakt bör ange exakt vilken information som måste visas i royalty-uttalandet: antalet sålda och returnerade kopior; listpriset; nettopriset; royaltysatsen; mängden ackumulerade royalties; mängden av reserv för returer undanhållit; bruttobeloppet som mottagits av utgivaren i enlighet med varje licens tillsammans med kopior av uttalanden som mottagits av utgivaren från sina licenstagare under räkenskapsperioden; specificerade avdrag; antalet kopior tryckta, bunden, och ges bort; och antalet säljbara kopior till hands. Royalty uttalanden kommer inte att bli tydliga och transparenta om inte kontrakt tvingar utgivare att göra dem på det sättet.

och utgivare måste vara mer kommande i royalty uttalanden om mer abstrakta beräkningar som författarens andel av prenumeration och bunt intäkter. Författare kan inte längre tolerera att vara utgivarens nåd för att noggrant och ärligt rapportera de faktiska siffrorna bakom dessa intäktsströmmar i motsats till bara en del siffror som beräknas i hemlighet; det är viktigt att veta hur många som har tillgång till ett arbete och den inkomst som kan hänföras till det i tydliga och exakta termer. Vår systerorganisation i Storbritannien, Society of Authors, har gått så långt som att föreslå lagstiftning som håller både förlag och Underlicenstagare till ”regelbundna rapporteringsskyldigheter…som beskriver alla exploateringar och intäkter gav.”

det är dags för royaltyredovisning att flytta in i det 21: a århundradet. Det enda sättet som kommer att hända är att tvinga frågan i bokkontrakt.