i 2018 lurade en bedrägeri Google och Facebook av en kombinerad $128 miljoner. Detaljerna om hur han lyckades göra det är störande lätt. Enligt undersökningen skickade den misstänkte helt enkelt in bedrägliga fakturor för tjänster som aldrig gjordes, och överraskning betalade Facebook: s finansteam.

det kunde bara ha varit ett sätt som dessa medel spårades och återhämtades efter det faktum, och det skulle vara under en upphandlingsrevision.

nu är det lätt att tro att det aldrig kommer att hända dig. Du har smartare anställda, säger du. Och du är inte ett teknikföretag på miljarder dollar med mycket pengar att förlora. Du ser bara inte att detta händer med ditt företag.

men visste du att för företag med färre än 100 anställda är faktureringsplaner den näst vanligaste typen av bedrägeri?

men vad är upphandling?

det hjälper oss att uppdatera vår förståelse för hur upphandling fungerar innan vi dyker in i processen att granska den.

upphandling är processen att förvärva produkter och tjänster som en organisation kräver för att driva sin dagliga verksamhet.

enligt McKinsey spenderar organisationer mellan 30-70% av sina intäkter på upphandling. Denna volym av kontanter som flyter genom en avdelning skapar gott om möjligheter till bedrägeri och skrupelfria metoder.

det är här upphandlingsrevisioner kommer in.

Vad är en upphandlingsrevision?

Upphandlingsrevision innebär att man regelbundet granskar upphandlingskontrakt, processer och historik med leverantörer för att säkerställa noggrannhet, efterlevnad av villkoren i ditt kontrakt och förbättra effektiviteten.

vad är kärnan i upphandlingsrevision?

Upphandlingsrevision hjälper organisationer att uppfylla tre nyckelfunktioner,

• upphandling ger dig möjlighet att upptäcka och eliminera bedrägerier i hela ditt upphandlingssystem. Genom att ta en holistisk titt på din upphandlingshistoria är det lätt att identifiera oegentligheter i tid.
• överensstämmelse. Periodisk granskning visar om dina leverantörer har hållit de villkor som anges i kontrakten så att du antingen kan säga upp nödlidande kontrakt eller kartlägga en väg framåt.
• effektivitet. Genom att ta en djupgående titt på din upphandlingsmaskin är det enkelt att vad som behöver ändras och där du kan få samma eller ännu bättre resultat genom att trimma ner inmatningen.

Upphandlingsrevision, som alla andra former av revision, avslöjar problem med din upphandling och identifierar möjligheter till förändring.

hur kör man en upphandlingsrevision?

en upphandlingsrevision har betydande fördelar för din organisation. Men låt dig inte luras. Upphandling revision är en intensiv process som gräver i kärnan i dina system och processer för att visa dig vad som fungerar och vad som behöver förändras för att hantera din upphandling bättre.

du måste analysera otaliga dokument, samarbeta med intressenter och bygga en detaljerad rapport om alla dina resultat för högre ledningens övervägande. Här är en sammanfattning av vad som krävs för att driva en upphandlingsrevision.

involvera chefer och direkta intressenter

upphandling tenderar att presentera som ett ganska tekniskt område.

du får hantera mycket data, flytta data från plats till plats, bearbeta den till information och fatta beslut baserat på slutsatserna du når

men ignorera inte den mänskliga faktorn som gör att allt fungerar. Din första anlöpshamn i din upphandlingsrevision är att ha 1: 1 eller till och med ett bolagsstämma med upphandlingschefer och direkta intressenter i hela organisationen.

du strävar efter att fånga deras perspektiv på jobbet och få sin analys av vad som fungerar, vad som inte är och vad som kan förbättras för att göra din upphandling mer effektiv.

detta hjälper dig i ditt auditeringsuppdrag eftersom du nu har en bättre uppfattning om vad du ska se upp för.

naturligtvis måste du fortfarande slutföra din revision från början och inte ta någons ord för det (det är därför det kallas en revision) men looping chefer i processen ger dig initialt tips om vad du ska betona under hela revisionsprocessen.

fokus på problemområden

det finns tre huvudgrenar till upphandlingsrevision – revision av upphandlingskontrakt, processer och slutligen upphandlingshistorik för att utvärdera prestanda över tid.

alla dessa behöver en helhetssyn för att avslöja vad som fungerar och vad som inte är och komma ner till att fixa dem direkt.

ännu bättre kan du utnyttja feedbacken från upphandlingschefer och intressenter för att identifiera problemområden i din upphandlingsprocess och bestämma vad som behöver åtgärdas snabbare.

nu tar det inte på något sätt bort ansvaret från att behöva granska end-to-end, utan hjälper dig att fokusera din ansträngning på kända problem så att du kan fixa dem innan du letar efter dolda problem.

Granskningsrekvisition och inköpsblanketter

inköpsorder fylls i när det finns lager upphandlingsavdelningen beställer.

detta utgör möjligheter för skrupelfria anställda att manipulera siffror och begå bedrägeri.

mest speciellt, med tanke på volymen av inköpsorder, kan din upphandlingsavdelning ha bearbetat, det blir omöjligt att analysera varje enskilt dokument.

vad du gör är att välja prover slumpmässigt från flera leverantörer och granska detaljerna på var och en. Kontrollera om signaturer, anteckningar, orderinformation, prissättning och dubbelkontroll siffror mot priser som anges i kontrakten för varje leverantör.

granskningar av leverantörsval

din organisation har förmodligen kriterier för granskning av leverantörer innan du lägger dem på din upphandlingslista. Dessa kan inkludera riskbetyg, prestandadata, prissättning och annan konkurrensanalys för att få bästa möjliga erbjudande från en pool av leverantörer.

detta är ett annat område som är utsatt för risken för bedrägeri eftersom kontakter inom din organisation kan justera standarder för vissa leverantörer för att hjälpa dem att kvalificera sig utan att uppfylla överenskomna riktmärken.

under granskningsprocessen, här är där du granska din leverantör betyg och analysera varje leverantör för att avgöra om de mäter upp till urvalsstandarder. Spela in dina resultat när du går vidare.

granskningsförfaranden och processer

granska de processer som anställda i din organisation implementerar medan de gör inköpsrekvisitioner, beställningar eller hanterar andra dagliga upphandlingsuppgifter.

• är de onödigt betungande?
• kan de förenklas och fortfarande få samma resultat? Hoppar anställda över viktiga steg?
• har anställda feedback om hur man effektiviserar upphandlingsprocesser?

utvärdera hur produktiva processerna din upphandling har baserats på för att bestämma din bästa åtgärd.

bearbeta dina insikter

med din forskning och revision gjort, här är scenen där du lägger allt i detalj för högre ledningens bedömning.

för alla identifierade problemområden kan du gnida tankar med chefer, anställda och direkta intressenter för att få tips om hur man fixar dem. För funktionella områden kan du brainstorma för att bestämma vad som kan justeras för att få ännu bättre resultat.

ta all information du har samlat in och ta tid att bearbeta och analysera den med hjälp av de intressenter som ansvarar för de datapunkter som hjälper dig att förstå allt.

rapportera dina resultat

efter att ha grävt in i organisationens upphandling, lägg allt i ett ordnat format för högre ledning och de ledande intressenterna som behöver det för sitt beslutsfattande.

använd Kissflow for procurement magic

att göra en upphandlingsrevision är enklare när du har intelligenta processer, omfattande datarapportering, samarbetsverktyg för att engagera intressenter och maximal synlighet i kontrakts-och transaktionsdata.

Kissflow Procurement Cloud erbjuder en heltäckande lösning som ger dig möjlighet att hantera din upphandling från get-go och minimerar behovet av att lappa saker upp längs linjen.

med Kissflow Procurement Cloud kan du:

• avskräcka och till och med eliminera bedrägerier med maximal rapportering och synlighet
• skapa och hantera intelligenta processer med några få klick
• designa dina upphandlingsoperationer för att fungera så effektivt som möjligt

Rekommenderad läsning:

• läs om vad som gör Kissflow Procurement Cloud till den bästa upphandlingsprogramvaran